物业公司项目钥匙管理作业流程

物业公司项目钥匙管理作业流程

物业项目钥匙管理作业流程

1 目的

规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。

2 适用范围

适用于**物业管理有限公司各管理处特定情况下业主委托保管的钥匙及未交付房屋钥匙的管理。

3 职责

3.1 物业助理负责组织、安排钥匙的管理工作。

3.2 管理处前台服务人员负责依照本规程具体实施托管钥匙的日常管理工作。

4 程序要点

4.1 管理处可以进行钥匙保管的范围

4.1.1 物业接管后,业主未交房时,由开发商托管的钥匙;

4.1.2 开发商未售出的空置房钥匙;

4.1.3 特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:房屋交付给业主时,还有需要整改的部分,为方便整改的钥匙,业主委托管理处前台保管;业主确有实际生活、工作困难,确需临时性的托管钥匙又不致于给管理处工作带来额外事端的情况,时限不超过一个月。

4.2 开发商托管的钥匙

4.2.1 物业托管验收工作结束后,管理处可以根据开发商的托管要求托管未入住单位的钥匙。

4.2.2 托管过来的钥匙由管理处前台服务人员清楚标明钥匙单位编码并分户装进业主档案袋内。

4.2.3 钥匙的发放工作详见业主《交房管理流程》。

4.3 业主在特定情况下托管的钥匙。

4.3.1 在房屋交付给业主时有整改部分,前台服务人员应在《业主托管钥匙登记表》上填写日期、户位号、业主姓名、钥匙数量、托存原因,然后将钥匙贴上标识,有序地放在钥匙柜中。待整改后,由业主签字确认后领回。

4.3.2 对于业主因生活、工作原因需要委托管理处保管的钥匙,前台服务人员应在《业主托管钥匙登记表》上填写日期、户位号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目,然后将钥匙密封,并在密封袋上贴上标识,有序地放在钥匙柜中。

4.4 托管钥匙的管理

4.4.1 管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由管理处前台服务人员在借用人办理借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在 《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、事由。借用人、放发人签名确认。

4.4.2 办理钥匙退还手续时,前台服务人员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并签字确认。

4.4.3 管理处前台服务人员应安排前台服务人员根据《钥匙借用登记表》的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还者,应致电借用部门或个人问明情况。

4.4.4 当接到丢失或损坏钥匙报告时,前台服务人员应将经过报告给物业助理。物业助理在征得业主同意后与钥匙生产厂家联系,采取换锁措施,确保遗失钥匙房屋的安全。

4.4.5 业主或业主指定的领钥匙人前来领钥匙时,前台服务人员凭业主卡或身份证移交钥匙给领钥匙人。同时,在该户业主的《业主托管钥匙登记表》中注明钥匙已归还,业主确认签字。

4.4.6 在无任何证件证明索钥匙者为业主或业主指定的领钥匙人时,前台服务人员不得将钥匙转交。

4.5 所有与钥匙有关的记录应由部门归档保存一年。

5 记录

qpi-gl-c-f025《业主托管钥匙登记表》

qpi-gl-c-f009《钥匙借用登记表》