某物业公司办公设备使用管理作业指导书

某物业公司办公设备使用管理作业指导书

物业公司办公设备使用管理作业指导书

1.0目的

通过规范办公设备的使用管理,保证公司在实现服务过程中办公设备正常使用。

2.0适用范围

适用于公司所有的办公设备。

3.0定义

4.0职责

4.1行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。

4.2各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。

4.3机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。

5.0内容

5.1办公设备种类

复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。

5.1.1电脑管理

公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑,两者的配置,都必须由部门根据岗位的需求,提出书面申请,经公司领导审批后,由机电管理部根据需求选型,行政办公室负责新机的采购。

1、办公电脑的管理

(1)各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员,负责该电脑的日常使用,其职责如下:

负责设置、修改该电脑的用户密码,并报公司备案;

负责该电脑的日常管理及报修;

定期对硬盘进行整理,对需要保留的电子文档进行备份,清除垃圾文档;

定期对电脑进行杀毒,对外来软件进行安全性检查,确认无误后方能使用。

每周填写电脑运行周报。

(2)任何人未经许可不得使用他人的电脑。

(3)办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更,如有需要,须经请示批准后,由机电管理部技术人员实施。

(4)办公电脑如需上网,须经所在部门提出书面申请,报请行政办公室、分管领导批准后,由机电管理部负责接入。不得在网上浏览与工作无关的网站,下载与工作无关的网络信息资料。

(5)机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修,并定期(每月一次)对电脑的使用情况进行检查;根据电脑使用情况不定期组织电脑操作知识的培训。

(6)下班后相关责任人检查电脑是否正确关机,正常情况下不得强行关机。

2、非办公用电脑的管理

(1)此类电脑包括:空调集控、水电抄表、bas、停车场系统、消防系统、监控系统、咨询台用。

(2)此类电脑的日常管理维护由使用部门负责,机电管理部负责定期保养和问题处理。

(3)此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响,所以禁止在电脑上进行与系统无关的操作,禁止使用外来磁、光盘。

5.1.2传真机的管理

1、行政办公室负责接收公司各类传真,并及时作好记录,并及时通知收件人到行政办公室办理签收。

2、因公对外发送传真应办理登记手续,登记完毕后方可发送,因私传真未经批准一律不予传送。

3、使用传真机时需要注意,发送多页单张原稿时,其宽度必须一致;原稿上的订书钉应先取下,尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑薄膜中发送,以免卡住或损坏原稿。

4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机,一般不能用来传送机密文件。

5、不得把传真机当作复印机使用,下班时应将传真机设于自动收文状态。

6、传真机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自拆卸。

7、传真机的安装应平稳,要防止灰尘进入机内。为预防事故,安装时应接地良好,并设有避雷装置。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。

8、传真机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。

9、因公使用长途电话应作好使用登记,注明拨打单位,简要描述通话内容,经行政办公室主任批准后使用。下班后应锁闭传真机长途功能。

5.1.3办公电话管理规定

公司电话属于办公用途,为了保证工作的正常开展及业务的畅通,加强内部管理,合理控制费用成本,特对办公电话管理作如下规定:

(1)报销额度:详见《电话功能及月话费额度核定表》。

(2)报销管理

职责:

行政办公室和机电管理部根据公司批准的《电话功能及月话费额度核定表》对办公电话功能及话费进行调整和控制。

各部门电话功能及月话费额度调整需按程序申报:部门经理批准→行政办公室主任审核→分管领导批核→总经理批准。

机电管理部负责于每月3日前打印汇线通电话的话费统计明细报行政办公室,行政办公室负责审核当月话费额度标准,并于每月5日前将超标话费明细交财务部执行扣款;直线电话月话费明细由机电管理部根据电信部门统一扣款日期打印清单报行政办公室。

行政办公室不定期抽查电话清单,如发现非正常声讯电话,将按产生话费的三倍在个人月工资或部门月绩效工资中扣罚。

行政办公室负责考核个人直线电话和部门汇线通电话额度标准,部门或班组的直线电话和个人汇线通电话额度标准由部门负责考核。

直线电话的月话费额度管理:

直线电话不得拨打声讯电话,如因工作业务需要拨打声讯电话,须使用汇线通电话。

直线电话责任到个人的,月话费额度超标部分在个人月工资中扣除。

直线电话责任到部门或班组的,月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。

田园居管理处实行独立核算,话费由部门自行控制。

汇线通电话的月话费额度管理:均以部门或班组为单位进行核算,月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。

(3)办公电话机的保养和维护

严禁猛烈拍打话机叉簧,当拨号后未接通时应轻轻反叉簧按下1-2秒再重新拨号。

通话完毕应轻轻将话机搁在电话机上,不得用力掷话筒或将话筒搁在一旁,影响电话的正常使用。

打电话时不得卷绕电话机绳,以免机绳扭绞后各芯之间混接在一起,产生接口松动,芯线暗断等故障,出现话音时断时续,使通话受到影响。

在拨号(按键)时,应注意用力均匀,不宜用力过猛过快,以保持机件情况正常,延长使用寿命。

5.1.4打(复)印机的管理

1、打印机管理

(1)用环保纸进行打印时应注意将环保纸上的订书钉、回形针取下,以免卡住或损坏机器。

(2)分配于其他部门及管理处使用的打印机由设备所在部门自行负责维修保养,使用打印机时应严格按照程序操作。

(3)不得因私使用打印机,一经发现严肃处理。

(4)打印机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自拆卸。打印机的安装应平稳,要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。

(5)打印机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。

2、复印机管理

(1)公司16/f的复印设备由行政办负责维护保养,分配于其他部门及管理处使用的复印机由设备所在部门自行负责维修保养,使用复印机时应严格按照程序操作。

(2)不得因私使用复印机,一经发现严肃处理。

(3)复印机应放在清洁而阴凉的地方,避免潮湿和高温,不准擅自拆卸。复印机的安装应平稳,要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。

(4)下班时相关责任人要检查复印机电源是否关闭。

(5)复印机出现重大故障时,应找专业技术人员检修。

5.1.5摄影(像)器材的管理

1、摄影(像)器材由行政办公室负责维护保养。

2、各部门需要动用摄影(像)器材时应向行政办公室主任申请,经同意后方可使用,同时应办理借用登记,填写《工机具领借用登记表》,使用完毕及时归还,若因使用不当或保管不利造成办公设备损坏或丢失的,按照公司相关规定处理。器材使用人必须熟练掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。

3、摄影(像)器材应放在清洁而干燥的地方,避免潮湿和高温,防止灰尘进入机内。每次使用完毕要用专业擦拭纸进行擦拭,并及时送交保管。

4、所拍摄的内容由行政办公室统一冲印或刻录光盘,未经允许不得私自外出冲印、刻录。未经允许,严禁员工自行拍摄个人照片及声像资料。

5.2办公设备的维护保养

5.2.1机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养,当办公设备不能正常运行时,使用部门应及时联系机电管理部进行维修,维修中如发生零配件改变时,机电管理部应填写《办公设备维修记录表》,无法维修时填写《设备对外委托维修申请单》报请外修;其他办公设备可由行政办公室联系专业公司定期维保,若在使用中出现故障,由行政办公室联系专业公司及时修复。

5.3办公设备的报废

当价值在100元以上的办公设备发生严重损坏或老化,由使用部门填写《报废申请单》,经相关技术人员、使用部门负责人确认、财务部审核、分管领导、总经理批准后,作废品处理。

6.0记录

6.1《工机具领借用登记表》

6.2《办公设备维修记录表》

6.3《设备对外委托维修申请单》