物管培训:流动资产管理

物管培训:流动资产管理

流动资产一般是指可以在一个运行周期内变现或耗用的资产,它具有变现能力强、周转期短等特点。流动资产管理是物业管理公司理财的一个内容。由于有价证券在第10章已述,所以本章主要介绍现金、应收账款和存货等流动资产的管理以及物业管理公司在理财中针对流动资产运行的病状如何自我诊断与诊治。

一、现金管理

现金是流动性最强、盈利性最低的资产,物业管理公司保持适量的现金,是为了实现收益最大化、风险最小化的目标。

(一)现金管理的目的

物业管理公司持有现金的目的主要是:

1.支付

物业管理公司持有现金是为了满足日常经营管理和服务支付的需要。例如用于支付职工工资、购买有关材料等。为满足公司交易性需要和日常经营服务活动对现金的需求,公司一定要持有相当数量的现金。此外,每天公司的现金支出和收入不大可能相等,因而公司若不持有一定数量的现金余额,公司的经营管理服务活动等就很难正常地进行下去。

2.预防

公司持有现金,便于应付意外事件对现金的需求。公司预测的现金需求量一般是正常情况下的需求量,可是许多不可预见的意外事件往往会影响公司现金的收入与支出。例如水灾、火灾等自然灾害及一些偶然事故等都打破了公司正常的现金收支计划,使现金收支不平衡。公司持有现金,可以当作安全存量。

预防所需现金的数量决定了:

①现金收支预测的可靠程度;

②公司临时借款能力;

③公司愿意承担的风险程度。

3.投机

公司持有现金,便于开展投机活动,从中得到收益。

现金管理的目的,是在保证公司经营管理服务所需现金的同时,节约使用资金,并从暂时闲置的现金中获取更多的利息收入。对物业管理公司而言,现金除可获得存款利息外不能为公司创造任何价值,且将现金放在金融机构的存款利率大大低于公司的资金利润率。现金过多,会降低公司收益;但现金过少,又会影响公司的正常经营管理和服务活动。因此,现金管理应力求既能保证公司正常开支需要,降低风险,又能使公司没有过多的闲置现金,以增加收益。一个物业管理公司的良好现金管理系统应该是公司能满足日常开支的现金,同时适当保留应付紧急情况所需的安全储备;对于超过限额的现金,应及时投资增加收益。

物业管理公司对现金管理的内容主要包括:

(1)编制现金收支计划,以便合理地估计未来的现金需求;

(2)对日常的现金收支进行控制,力求加快收款、延缓付款;

(3)确定最佳现金余额,当公司实际的现金余额与最佳余额不一致时,采用短期融资策略或采用归还借款和投资于有价证券等策略来达到理想的状况。

(二)现金计划

现金计划是预测未来一定时期公司的现金收支状况,并进行现金平衡的计划,是公司财务管理的一个重要工具。编制现金计划的目的是为了合理安排好现金收支,确保公司现金的正常周转。

物业管理公司常用的现金计划是现金收支计划表(见下表)。

现金收支计划表的编制如下:

1.预测公司的现金流入量

现金流入量主要是经营管理服务现金收入和其他现金收入两部分。经营管理服务现金收入主要指对物业经营管理服务取得的收入,其数字可以从经营、管理、服务计划中得到。其他收入主要是物业租赁收入、证券投资的利息收入、股利收入等。我们要做好物业经营、管理、服务的预测工作,此外,还要对其他可能发生的现金收入作出恰当的估计。

2.预测公司的现金流出量

现金流出量包括经营管理服务现金支出和其他现金支出。经营管理服务现金支出主要是材料及采购支出、职工工资支出、支付管理费用、支付财务费用等。其他现金支出主要是固定资产投资支出、债务本金和利息支出、税收支出等。

3.确定现金净流量

现金净流量指现金收支与现金支出的差额。

现金净流量=现金收入-现金支出

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sp; 4.处理现金余缺

首先根据现金收支差额和公司有关资金管理的规定,确定筹措或运用的资金数额。如果现金有余,那么可用于投资等领域;如果现金有缺,那么可想方设法筹措补足。

(三)现金管理

为了使物业管理公司现金能正常运转,必须加强对现金的管理,其主要内容有:

1.尽快收款

尽快收款,可以使现金周转速度加快,从而提高现金的使用效率。公司的尽快收款不仅要尽快将到期应收款收齐,而且还要尽可能将这些应收款转化为可用现金。为此,要求:①减少应收款的邮寄时间;②减少公司收到的支票和支票兑现的时间;③加快应收款进入公司往来银行的过程。

2.控制支出

公司在管理现金支出时,应尽量延缓现金支出时间。控制支出的具体方法有:

(1)推迟支付时间

公司在不影响自己声誉的情况下,应尽量推迟应付款的支付时间,可以直至应付时间的最后日期。

(2)减少支付工资的频率

公司可选择按月而不选择按周发放工资,以便延期付款。

(3)透支的使用

当支出大于存款账户实际余额时,银行可以自动贷款给存款人,以弥补暂时的不足,但往往有限额和时间。这也是一种减少现金占用量的方法。

3.力争现金流入和现金流出同步

4)银行有权监督公司现金管理

银行有权监督公司将其收入的现金及时送存银行,库存现金不得超过规定限额,并按规定用途使用现金,不得套取现金。对违反现金管理规定的,按情节轻重,银行要给予一定的经济制裁。

二、应收账款的管理

应收账款是物业管理公司因经营管理服务而形成的应收款项。如果应收账款过多,那么会增加应收账款管理的成本,减少收益。为此,应收账款的管理是物业管理公司理财的内容之一。

(一)应收账款管理的成本

1.收款成本

该成本是指应收账款的核算费用。例如,收集信用情报,分析业主或潜在顾客信用状况的费用,信用部门自身的成本等等。

2.延期付款成本

该成本指业主或客户没有按时付款,物业管理公司由此而增加与之相关的管理费用。例如,向业主或客户发出到期交款的提示或通知,法律诉讼以及收回过期应收款所作出劳动的费用。

3.坏账成本

坏账成本是指因无法收回的应收账款而引起的损失。应收款项拖欠愈久,坏账成本愈大。

(二)制定应收账款的规定

1.信用条件

信用条件是指业主或顾客应物业管理公司要求支付应付账款的条件,主要包括信用期限和现金折扣。

(1)信用期限

信用期限是物业管理公司为业主或顾客规定的最长付款时间,即公司允许业主或顾客从应该付款日到实际付款日之间的时间。例如,若某物业管理公司允许业主在某服务项目完成后10天内付款,则信用期限为10天。信用期限过短,不足以吸引业主,在竞争中会使营业额下降;信用期限过长,对营业额上升有利,但同时会增加坏账损失和应收账款的机会成本。信用期限为多少最为恰当,作为物业管理公司理财必须慎重考虑后决定。

[例]某物业管理公司采用30天按发票全额付款的信用规定,现准备将信用期限放宽至60天仍按发票金额付款,如投资收益率为15%,则信用期限应采用30天还是60天对公司有利。有关数据如下表:

在分析时,先计算放宽信用期得到的收益,然后计算增加的成本,最后根据两者比较的结果作出判断。

①信用条件变化对营业利润的影响

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②信用条件变化对应收账款机会成本的影响

应收账款应计利息=应收账款占用资金×资金成本率

应收账款占用奖金=应收账款平均余额×销售成本率

应收账款平均余额=日销售额×平均收现期

(2)现金折扣

提供了信用期限后,增加了应收账款,为加速资金周转、减少坏账损失,可在提供信用期限的同时,提供一定的现金折扣。现金折扣实际上是公司为了鼓励业主或客户早日支付应付款而给予的一种折扣优待。公司提供现金折扣的条件各家公司并不一致,一般情况下,现金折扣率平均在2%~3%之间,折扣期大多为10~20天。

公司向业主或客户提供现金折扣,其主要目的是吸引业主或客户为享受优惠而提前付款,缩短公司的平均收账期。但是对一个物业管理公司而言,是否应该采用现金折扣及折扣条件如何确定,主要取决于提供现金折扣后减少的资金占用是否能获取比现金折扣更大的收益。

[例]某物业管理公司为加速资金回收,计划在一个月信用期方案中规定,如果客户在10天内归还款项可享受1.5%的现金折扣;在两个月信用期方案中规定,如果客户在10天内归还款项可享受2%的现金折扣。并估计,如果执行一个月信用期方案,客户都会在折扣期内付款,坏账损失可减少1/3,管理费用减少数为需增管理费用;如果执行两个月信用期方案,约有1/2客户会在折扣期内付款,坏账损失和管理费用可减少1/4。在这种情况下,公司是否还要采取现金折扣措施假定一个月信用期营业收入1800(千元)、应收款年平均占用138(千元)、需增管理费8(千元)、坏账损失9(千元);两个月信用期营业收入2000(千元)、应收款年平均占用302(千元),需增管理费12(千元)、坏账损失20(千元)。

结论:提供现金折扣对一个月信用期可行,因为净收益增加;对两个月信用期不可行,因为现金折扣支出大于收益增加。对现金折扣的控制应以不减少利润为标准,确定最佳方案。

2.收账政策

收账政策是指公司为了催收已过期的应收账款所遵循的程序。包括打电话、派专人催款和采取法律行动等。不同的收账政策会有不同的收账费用支出。如果其他情况相同,在一定的范围内,收账费用开支愈大,平均还款天数就越短,那么坏账损失就愈小。通过收账费用支出与减少坏账损失和减少应收账款后带来的利润相比较,可以选择收账政策。

[例]某公司当前收账政策每年开支收账费用1万元,应收账款平均回收天数为45天,坏账损失占营业额的3%;拟采用的收款政策每年开支收账费用1.1万元,应收账款平均回收天数30天,坏账损失预计占营业额的2%。如果当前营业额为60万元,采用新的收账政策对其无显着影响。该公司年资金利润率为20%。问新的收账政策是否可行

具体分析计算见下表:

结论:该公司采用新的收账政策,其收账费用支出小于带来的收益,新的收账政策可行。

采取何种收账政策的标准在于不论何时,收账支出均不得超过带来的收益。

(三)应收账款的日常管理

1.应收账款的管理原则

公司应收账款的控制过程是极为复杂的,其中不确定因素较多,除了定量分析控制外,还应对一些因素进行定性分析控制,以便科学决策,使应收账款控制达到良好效果。

应收账款控制中应遵循的管理原则有:

(1)利润最大化原则。应收账款控制的任务不是使信用条件愈低愈好,也并非使坏账损失愈少愈好,而是要使公司利润达到最大。不应过分回避风险,避免出现坏账损失,而是要全面权衡,既要考虑坏账损失、机会成本,也要考虑公司利润大小,以利润最大为决策原则。

(2)区别对待原则。对应收账款控制,公司不应在所有业主或客户中平均分摊精力,而应区别对待,把大部分精力用于对那些信誉差、可靠性较低的客户的调查分析,对其严格控制。

(3)从长远利益出发的原则。应收账款管理是动态的,公司不仅要看目前利益,而且更要注重长远利益,以便在市场上占有地位,同业主或客户建立长期的良好关系及网络,这对物业管理公司在市场上的生存和发展也非常重要。

2.应收账款收回的监督

一般情况下,公司应收账款拖欠的时间愈长,账款收回的可能性愈小、形成坏账的可能性就愈大。为此,公司对应收账款情况要随时掌握,严密监督,我们可以通过账龄分析表来达到这个目的。

利用账龄分析表,公司可以了解到以下情况:

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sp;(1)有多少欠款尚未在信用期内。如表10.5可以看出,320000元应收账款尚在信用期内,占全部应收款的72%。这些应收账款欠款属正常,但届时能否收回不能肯定,所以及时监管非常重要。

(2)有多少欠款超过了信用期,超过款项时间及百分比,有哪些欠款可能因拖欠时间长而形成坏账。从表10.5可以看出,125000元的应收账款已超过信用期,占全部应收账款的28%,其中90000元拖欠时间较短(30天内),占全部应收账款的20.2%,收回的可能性很大;其中33000元拖欠时间较长(31~90天),占全部应收账款的7.3%,收回有一定难度;其中2000元拖欠时间最长(90天以上),占全部应收账款的0.5%,很可能成为坏账。对不同拖欠时间的应收账款,公司应采取不同措施,制定经济、可行的政策;对可能发生的坏账损失,要提前充分估计对公司损益的影响。

3)信用保险

公司评估客户过于小心、保守,固然可以避免信用损失,但由此而丧失了很多经营服务而取得的利益。为了避免坏账损失,公司可以进行信用保险。值得注意的是,正常情况下的坏账损失不能进行信用保险,只有非正常情况下的坏账损失才能进行信用保险。譬如,某物业管理公司年营业净额为100万元,预计坏账损失为5%,预计每年发生5万元的坏账损失,属正常,公司不能对这笔损失进行保险,保险的范围只能是超过5万元的部分。

保险人往往对信用保险承担较大的风险,通常情况下,保险人将信用保险金额限制在一定范围内并要求被保险人负担10%~20%左右的坏账损失。

物业管理公司要不要进行信用保险,应根据公司财务状况及应收账款具体分布而定。

三、存货管理

存货是指物业管理公司在经营管理服务过程中为销售或耗用而储存的各种资产。在公司全部流动资产中存货占有一定比重,加强存货管理,这也是理财的一项重要内容。

(一)存货控制

在西方,常用的存货控制方法有:挂签制度(hang-labelsys-tem)和abc分类法(abcanalysismethod)。对物业管理公司而言,abc分类法较为适宜。abc分类法是现代企业管理方法中的一种选择重点、照顾一般的方法,其原理是按存货的占用额大小,将存货分为abc三类。a类存货品种少、价值高、占用资金多,应重点控制,a类存货品种一般占总品种的5%~10%,占存货资金总额的70%~80%;c类存货价值较低,品种较多,占用资金少,c类存货品种一般占总品种的70%~80%,但占存货资金总额仅为5%~10%,用“双货箱”法控制即将存货分装两箱,择其中一箱用,用完后取另一箱,用完另一箱后提出订货申请;b类存货介于a和c两类之间,其品种金额均占10%~20%左右,一般应对b类存货定期概括性检查控制。

(二)存货成本

存货可以保证经营管理服务正常进行,均衡组织、降低成本、留有保险储备。通过存货控制以达到最大程度地减少存货成本。

存货成本主要有:

1.采购成本

该成本是指由买价、运杂费等构成的成本。为了降低采购成本,物业管理公司应不断了解市场价格行情,研究市场价格发展趋势,多看几家,价比多家,以便使采购的材料物资价廉质优。

2.持有成本

该成本指存货在储存过程中发生的有关费用,例如保险费、仓库储存费、管理费、搬运费等。持有成本在一定时期的总额等于该期平均存货量与单位储存成本之积。作为一个物业管理公司要减少存货数量才可能降低持有成本。

3.订货成本

该成本是指由于每次订货业务而发生的文件处理和验收方面的费用,例如,邮电费、付款费用、采购人员的差旅费、采购部门的管理费等。因为订货成本同订货次数有关,而与订货数量无关,所以,作为物业管理公司应尽可能减少订货次数,宜采购的批量较大,以降低订货成本。

4.缺货成本

该成本是因为没有足够的存货而给公司带来经营管理服务上的损失。例如,由于材料物资不足造成停工待料或高价购进材料物资而增加成本和运输成本。为此,作为物业管理公司在选择确定采购批量时应注意到缺货成本。

四、公司财务弊病的自我判断及诊治

物业管理公司在理财中除了要分析资金的来源和运用情况外,还应全面掌握公司机体运转状况,定期检查以发现财务病症并及时诊治,从而使整个公司的机体能健康、正常、有效地运转。本节主要介绍物业管理公司

理财中弊病的自我判断及诊治。

(一)公司理财中常见病的症状

短期净债务率高表明公司不稳定,可能是收益力有余、安全力不够,反之则可能是收益力不够、安全力有余。

3.自有资金率和现金结转率

自有资金率是指自有资金占资产总额的百分比;现金结转率是指现金结转额占总收入的百分比。

自有资金率高表明原始投入的资金多;现金结转率高表明货币收入多,应收账款少。

4.资金结构

资金结构主要是指资金来源结构和资金占用结构,这二者的对应比例是否合理是否协调这就要从比例关系来衡量资金结构。

(二)公司理财中病症的诊治

1.存货过大症的诊治

存货过大症一般是说存货超过公司正常的经营管理服务的需要,造成资金周转困难的一种病症。

库存物资、材料是公司经营管理服务必备的物质条件,库存不足造成脱销,会影响公司经营;存货过多,一则会使储存费用升高,二则会形成资金沉淀,难以调度,造成资金紧张。

(1)存货过大症的判断

存货过大症可用以下数据判断:

流动比率与速动比率两者之差就是存货占流动负债的比率。流动比率过大而速动比率适中或流动比率适中而速动比率过小,都能说明存货过大。

(2)存货过大症的治疗

对于存货过大症,可以采取以下措施:

①加强需求预测,以出定进,防止新的积压。根据客户需求规律均衡组织进货,避免过量存储。

②根据存货类别,使用适当手段处理。例如对于某些新型材料物品,估计价格会上涨,属于长线物资,可适当多存。反之,应及时处理存货,以免长期储存增大费用,价格下跌。

③疏通出售渠道,千方百计扩大出货数量。

2.应收款项过大症的诊治

应收款项过大症是指应收款项与营业额或流动资产相比,超过了营业规模或流动资产的一定比例而造成的资金周转不畅、调度不灵、坏账损失较高的一种病症。

(1)应收款项过大症的判断

应收款项是否过大的判断方法主要有财务指标法和账龄分类法。

① 财务指标法。财务指标主要有:

以上四个指标营业款周转率低或回收天数长,表明回收情况不佳,应收款项过大。应收账款占流动资产比重更能说明应收款项是否过大。应收账款损失率高说明回收情况不好。

②账龄分类法

账龄分类法是根据应收款项在外停留时间的长短来判别其占用是否合理的一种方法。具体做法是,按账龄分类,然后算出各类应收款项在总额中所占的比例。

(2)应收账款过大症的治疗

①紧缩信用政策;

②通过现金折扣等方式,刺激应收账款及早回收;

③抓住重点,积极催收;

④及早处理坏账,避免长期挂账;

⑤加强日常管理,制定措施,及时回收应收款项。

3)货币资产过大症

货币资产过大症是指公司现金、银行存款占资产总额的比例高于其应占比重。

物业管理公司在经营管理服务中必须保持一定的货币资产,但由于非货币资产收益率高于货币资产,货币资产过大往往导致资金闲置,造成公司收益不足,发展缓慢。

货币资产过大症可利用货币资产占全部资产比重来判定,也可根据历史资料和公司的实际需要,计算公司最低货币需要量,然后将公司货币资产实有数量与核定的指标相比较,差额过大,说明货币资产过大。

货币资产过大症的诊治,可以一边减少货币资金持有量,一边将资金放