公司行政部质量管理过程

公司行政部质量管理过程

某公司行政部质量管理过程

1行政规划过程

1.1公司的行政规划主要分a投资规划、b公司经营战略规划、c公司管理规划、d基础制度规划,目的是由公司的行政部负责配合总经理室对公司整体发展的政策、制度、规范的组织策划、监督管理、完善以达到支持公司向规范发展的目标;

a投资规划由行政部组织相关部门收集信息汇总到总经理室,由总经理室根据公司的发展情况和趋势编写;

b公司战略规划由各部门根据公司总的战略目标和发展方向编写本部门的战略规划,提交行政部,由行政部组织沟通讨论并汇总提交总经理;

c管理规划部分各部门根据公司的战略规划;和本部门的管理需要制定、修订所需的管理过程,并提交行政部汇总,在经理会议上讨论并由总经理批准;

d基础制度规划部分是由公司各个部门根据需要提交意见汇总到行政部,由行政部提请申请在经理会议上讨论并交总经理批准;

1.2行政实施:

a、行政部每年12月负责组织财务部配合总经理、行政部编写公司投资计划(包括财务融资、投资计划);

b、行政部每年12月负责配合总经理组织各部门编写公司经营战略规划(包括激励方案、经营规划、运营框架、薪酬规划等),并监督落实;

c、 行政部每年10月负责组织各部门编写公司管理规划(包括营销体系、财务、人力资源、生产管理、预算、会议管理、采购管理等),并配合总经理室监督落实;

d、行政部每年元月负责组织对公司的基础制度进行规划、补充和修订(包括iso9000,文件管理,作业体系文件,基础规章制度),并监督落实;

e、行政部根据汇总、批准后的行政规划方案组织各部门编写实施、考核细则,由行政部汇总各部门的实施、考核细则在部门经理会议上讨论通过,并提交总经理批准。每年年底行政部根据批准的实施、考核细则对各部门规划执行情况进行考核。

1.3人事管理规划:

为了使公司的人员配置、素质、能力能满足公司发展和服务的需要,行政部对公司的人力资源管理要进行规划,本过程包括人事规划过程、信息评估过程、形成规划文件过程,及实施过程。

a、信息收集:

a、为了对公司的人力资源进行合理的策划,使其更好的满足公司的服务需要和发展需要,行政部必须收集公司的经营规划方针、目标、意向等信息作为人力资源策划的依据;

b、行政部每年元月负责组织对公司经营的规划方针、目标、意向进行收集、作为本部门人力资源规划的编写的依据;

c、行政部根据收集的信息组织各部门编写、制定本部门的人力资源初步规划;

b、信息评估:

a、为了保证人力资源策划的合理性与科学性,行政部要组织各部门经理召开人力资源策划的依据评估会议,对依据的充分性与有效性进行评估,如有遗漏须对其进行补充、配合收集;

b、行政部负责对各部门提交的人力资源初步规划评估并与公司的发展规划进行比较,并形成《人力资源策划表》并提交总经理审批。

c、形成规划文件:

行政部组织各部门根据本部门的人力资源策划情况进行编制培训计划、提升计划、人力资源更新计划;由行政部负责收集汇总各部门的人力资源策划文件,并对其进行审核; 行政部将汇总好的人力资源策划文件报总经理批准。

2 人员招聘过程:

流程部门/人员表格/报告

收集信息

2.1各用人部门经理提出用人申请并填写《用人申请表》并备注增补理由(是否为在编缺岗或增设岗位,是否符合人力资源策划要求)及人员工作内容,以作为行政部招聘人员的依据。

2.2由行政部对各部门《用人申请表》进行收集汇总,并依据《公司人力资源策划表》进行分析,不符合招聘条件的退回用人部门重新修订,并查找原因。如符合招聘条件由行政部报总经理审批。

建立招聘渠道

2.3总经理审批通过后,行政部通过人才市场、各种类纸等渠道开始发布招聘信息。

招聘工作

2.4由行政部接待前来应聘人员,并让其填写求职的相关表格包括《求职表》、《应聘人员基本情况表》、《应聘人员材料》并将相关证件正本、复印件交至行政部,待验证真实后,将证件正本交还应聘者,并对资料进行归档。

2.5对所收集的应聘资料进行技能、教育程度、专业培训、经验四个方面进行分析,筛选出符合岗位要求的应聘资料,行政部文员根据筛选的资料电话通知应聘者,并详细告知面试时间地址,并要求带证件原件。

面试、笔试、口试

2.6分别由招聘部门、行政部对应聘人员进行专业或非专业面试,由行政部对其说明工资待遇等情况,填写《面试记录表》、《应聘人员面试报告》,对应聘人员进行笔试后报总经理审批填写《面试审批表》;审批合格后,达成一致后可签署意见报总经理审批并由行政部通知拟被录用人员到指定医院进行体检,体检合格后方可入司。岗前培训

2.7由行政部及用人部门对新进员工进行岗前培训:

a、由行政部主管将公司规章制度提交新员工详阅后,并对公司概况再作简明扼要 的介绍,对制度进行解释;

b、由行政部人员带领新员工到所属部门主管或经理处进行报到,并进行礼节性介绍;

c、由用人部门负责人带新员工到新岗位,并安排跟班培训。

技能考试

2.8各用人部门根据岗位工作技能要求,在新员工试用期内对其进行技能考核,考核结果填写在《试用员工转正申请表》,作为转正的依据;

2.9试用到期后,由行政部及招聘部门对试用人员进行鉴定;(就职试用、升职试用、转岗试用均要填写《试用员工转正申请表》、《人员评估表》);

2.10由招聘部门、行政部、总经理室分别对试用员工的《转正申请表》进行审批。

2.11若审批通过,由行政部通知该员工已转正,若不通过则延长试用或重新进行招聘。

2.12行政部将该员工的资料存档。

备注:本公司涉及临时工招聘的过程,由各部门填写《用人申请表》,报行政部汇总,行政部根据用人需求的符合性,进行招聘。

备注:详细要求按照《福盛门业人事管理制度》执行。

3 培训过程:

流程部门/人员表格/报告

行政部

受训人员

讲课人、受训人员

受训人员

部门经理、行政部经理、总经理

受训人员

《培训汇总表》

培训材料

《培训签到表》

《培训签到表》

《考核成绩汇总表》

流程说明:

编制培训计划

3.1由各部门经理分析本部门的人员情况编写本部门的年度培训计划汇总到行政部,由行政部根据公司各部门全年培训工作计划编写《培训汇总表》报总经理审批。

3.2行政部根据《培训汇总表》编制每个月的培训计划,培训分为内部和外部培训,审核时间必须在每个月月底,以便开展下一月的培训工作。

3.3由培训人向受训人通知每月的培训时间、项目,并提供所需的培训材料。

3.4由受训人填写《培训签到表》并交由部门经理、总经理审核。

3.5行政部组织培训人对受训人员进行考核,并汇总考核成绩;对不能达到要求的特别是专业技能培训的员工要进行第二次培训。

3.6培训部门负责对培训内容的记录、整理、归档、上报;行政部人员负责培训的跟踪,并将各部门上报的培训情况进行登记归档。

3.7行政部根据员工培训记录。组织培训人员对参训员工的实际吸收情况予以评估并对下月份培训计划进行修订、报总经理批准。

3.8转岗培训根据本部门管理情况安排,具体操作参见人员招聘流程的岗前培训。

3.9外部培训:向总经理签报,审批后与公司签订《培训服务合同》及《员工服务承诺书》,培训证书送档案室归档。

备注:培训相关规定细节按照《福盛门业人事管理制度--培训类型及管理》执行。

4 目标监控的管理过程:

流程图部门/人员表格/文件

各部门/经理

行政部

相关部门

行政部/经理

部门经理

《质量目标完成情况表》

《质量目标完成情况表》

流程说明:

4.1各部门经理根据情况每季度统计、分析本部门目标达成情况,形成书面文件提供给行政部。

4.2行政部负责对文件的收集并对比分析。形成书面文件提交给总经理。

4.3对未达到目标的部门,行政部要求其进行目标调整或整改。

4.4行政部在规定日期内对责任部门整改情况进行验证,形成相关结论。行政部由总经理负责验证。

5月考核:每月工作计划及执行情况表、员工月考评表、员工每月考勤表。(具体方法见《福盛门业管理制度--员工考核》)

流程图部门/人员表格/文件

行政部

行政部文员

总经理

行政部

流程说明:

5.1由行政部于每月月底向各个部门收集部门每月工作计划及执行情况表、员工每

月考评表、月考勤表。

5.2由行政部文员根据以上表格进行汇总。

5.3将所汇总的每月工作计划汇总表、员工每月考勤统计表交由总经理审批。

5.4根据总经理的审批意见,按照《福盛门业人事管理制度--考核制度》执行奖惩。

年度考核流程:具体考核内容见《福盛门业人事管理制度--考核制度》

流程图人员/部门表格/文件

行政部

行政部经理

总经理

行政部

流程说明:

5.5收集员工每月考勤统计表。

5.6由行政部经理根据以上表格进行汇总统计。

5.7将月考评汇总表、年度员工工作考核表交由总经理审核。

5.8根据总经理审批意见,采用加扣工资的形式进行奖惩处理。

6人员评估:

◆招聘评估使用《应聘人员面试报告表》;

◆就职评估使用试用员工转正申请表、《人员评估表》;

◆升职评估由用人部门以工作签报的形式提出申请;

◆试用到期的员工需提供近期的月考评表,并镇写《试用员工转正申请表》、《人员

评估表》;

◆人力资源评估:使用年度员工工作考核,进行分级考核。

7 内部沟通过程:本过程含会议管理过程、会议纪要签发过程、内部工作会议管理。

7.1 会议管理:

公司例会:

公司

例会会议时间:每月不少于2次

参加人员:总经理及各部门经理、主管,会议记录员到席会议

会议内容:

1)各部门经理汇报上半月工作并安排下半月工作;

2)总经理对阶段工作进行总结,提出问题,表彰先进,鞭策落后,并提出阶段工作重点,提出具体的操作性意见;

3)讨论解决有关业务问题。

会议记录员工作内容:

1)向参会人员收集议题报总经理;

2)做好会议纪录和纪要;

3)督促落实有关事项

备注:若会议因故停开或另改时间,须于会议前一日通知有关人员。

部门工作例会:

部门

工作

例会会议时间:每月不少于2次。

参加人员:各部门的现有员工

主要内容:1)通报公司例会情况,传达领导指示;

2)总结上一阶段工作,布置下一阶段工作。

会议要指定专人做好记录。由部门经理落实会议情况。

专题工作会

专题

工作会会议时间:根据具体情况随时召开

参加人员:会议涉及的管理人员

主要内容:需专题研究、讨论的问题,并做出决定。

各部门提交专题,行政部根据情况进行安排。由行政部落实会议情况

7.2 会议纪要签发:按照《会议纪要签发制度》执行。

8 外协管理过程

流程部门/人员备注

行政部

行政部/经理

行政部/经理

各部门/经理社会劳动保障部门、服务中介、人才市场、政府部门

会议通知(口头、电话、传真)

《纠正措施控制程序》

公司的行政部负责对外涉及劳动和社会保障等政府部门的沟通,将有关的质量的法律、法规文件以会议形式通知发放各相关部门,或采取培训,