记录和记录管理控制程序

记录和记录管理控制程序

1 目的

本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。

2 范围

适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。

3 职责

3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。

3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。

4 工作流程

4.1记录表格的设计与要求

4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。

4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。

4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。

4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。

4.2记录的填写、收集、整理

4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。表格中的所有项目必须按规定填写。

4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。

4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。

4.3记录的贮存和保管

4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。

4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。

4.4记录的查阅

外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。

4.5记录差错的修正和空格的要求

4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。

4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线“ / ”表示此处无内容。

4.6表格的修改，

4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。

4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。

4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。

4.7记录的处理

记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：

4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖“作废”印章，分开保存。

4.7.2其余记录由保管部门销毁，企管科监督执行。