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集团财务报销、付款管理流程制度

发布时间:2023-11-29 热度:73

集团财务报销、付款管理流程制度

集团财务报销、付款管理流程制度

集团财务报销、付款管理流程制度

1.0编号:CW-201801REV

1.01、概要:

1.1、本报销、付款管理流程制度适用于谢谢(以下简称集团公司)及下属分、子公司(以下简称子公司)在日常运营管理中用于公司业务所产生的费用,它仅限于公司业务相关的费用才可申请报销或付款,公司不予承担用于任何个人性质的费用。

1.2、费用报销、付款的经办人和部门审核人对报销和付款业务的真实性、原始票据的合法性负直接责任,审核审批人员对费用的审核审批负间接审核责任。

1.3、集团、各子公司报销、付款审核,从2023年1月1日开始全部在OA系统中完成,不允许走纸质审批,只有审批完成后,经办人才能打印。

1.4、OA系统审批结束后,由经办人将审批单从OA打印,附上报销或付款原始单据,交财务部出纳,财务部出纳有权对报销或者付款单后附的原始单据(如发票、合同协议、结算单等)的合法性,合规性进行复核,如果不符合要求的,出纳有权退还经办人员。

2、资金支付授权审批:

为了有效地执行资金支付内部控制制度,规范资金支付审批程序,明确审批权责,有效控制公司成本费用和资金风险,保证资金安全,提高资金使用效率及减少审批环节,提高审批工作效率,特制定集团和子公司财务核决权限。

2.1、集团公司财务核决权限:

2.2、子公司财务核决权限:

3、日常费用报销、请款流程操作:

3.1、个人借支管理规定:

3.1.1、借款人填写OA【借支单】须附“借支申请””。

3.3.2、借支申请审批后,由财务出纳转帐到借支申请人工资卡上,出纳在转帐用途栏写上“**项目借支款”。

3.3.3、超过一个月以上的借支(除备用金外),无特殊情况外,财务部门有权让核算薪资部门应于当月实发工资中扣回,待报销后再支付。

3.3.4、出差人员的出差费用原则上先自己垫付,公司不先预支,如果出差时间长,或者垫付金额较大,员工无法垫支的,可以申请向公司借支(各公司情况不同,可以根据实际情况写出具体操作方案,交集团财务中心备案)。

3.3.5、以上各项支出,原则上前款不清,后款不借。

3.3.、借支审核审批流程:

子公司:经办人填写OA填写【借支单】→部门负责人审核→子公司财务经理→子公司总经理审批→(超过5000元)集团财务总监审批→出纳办理付款。

集团公司:经办人填写OA填写【借支单】→部门负责人审核→集团财务总监审批→(超过5000元)集团总裁审批→出纳办理付款。

3.2、预付货款和备用金的使用,必须依照下列规定办理:

3.2.1、公司预付款项

是指按合同规定预先支付的货款,投标保证金等,根据合同和协议、招标文件内容填写OA申请【付款申请单】(在OA申请单附上相关附件),按【采购货款】支付流程审核审准后,出纳方可办理付款;付款手续不齐备的,出纳有权拒绝付款。

3.2.2、备用金由本人申请、说明具体用途,使用期限和限额,按【个人借支】审核流程审批后,到财务出纳办理。

对刚成立的子公司没有成立财务部门前,可以实行备用金制度,由公司负责人申请,报集团财务中心批准。

3.3.3、支付预付款时,原则上需要先提供发票,如果未提供发票的,应当在在以下规定的期限内凭报销发票等票据,填写OA单据,经审批后,到财务部门报销;

零星采购十天内报销;通过银行汇款支付的,在一个月内报销完毕,否则,财务部门有权通知薪资编制部门从经办人工资中逐步扣回。

4、日常费用报销管理流程规定:

日常费用报销主要指日常业务发生的业务招待费、办公费用及低值易耗品、市场费用、快递运输、修缮费、通讯费、咨询费、招聘费、培训费、会务费等等。

4.1、单据填写操作规范:

凡是针对公司员工的报销或付款,只能填写OA【费用报销单】,对公付款只能填写OA【付款申请单】,出差报销填写OA【费用报销单时】,对摘要内容金额需要列示清晰。

4.2、各项费用的报销、申请流程:

子公司:

经办人填写OA填写【费用报销单】或者【付款申请单】→部门负责人审核→子公司财务经理→子公司总经理审批→超过1000集团财务总监审批→出纳办理付款。

集团公司:

经办人填写OA填写【费用报销单】或者【付款申请单】→部门负责人审核→集团财务总监审批→超过1000集团总裁审批→出纳办理付款。

4.3、各项费用报销、付款要求:

4.3.1、交际费用:

4.3.1.1、交际费用控制标准:

集团公司业务交际费的控制标准:

组织级别

上限标准(每人/元)

总裁级

200集团职能部门负责人

100部门经理

60注:需要酒水由申请本人到综合部申请领取。

子公司业务交际费的控制标准:

组织级别

上限标准(每人/元)

总经理级

200部门负责人

100注:上海子公司需要酒水由申请本人到综合部申请领取,外地子公司根据实际情况,公司需要统一订购酒水,由行政统一管理。

4.3.1.2、交际费用报销要求:

在出差地招待客人发生的酒水费用一般不能超过餐饮费,特殊情况需要写上说明。公司员工陪待人数一般在1-2人左右,特殊情况除外。

业务交际费填写OA报销单时,要关联已审批的业务交际费【费用申请单】,否则,审核人员对没有审批的【费用申请单】,报销单不能审批通过。

报销发票必须是增值税发票,一般情况不能用定额发票。

4.3.1.3、交际费申请:

集团公司:

经办人填写OA【费用申请单】→部门负责人审核→集团财务总监审核→(金额超1000元)总裁审批。

子公司:

经办人填写OA【费用申请表单】→部门负责人审核→子公司总经理审批→(金额超1000元)集团财务总监审批→(金额超1500元)总裁审批。

4.3.1.4、报销审核流程:

集团公司:经办人填写OA【费用报销单】→部门负责人审核→集团财务总监审批。

子公司:经办人填写OA【费用报销单】→部门负责人审核→财务经理审核→总经理审批。

4.3.2、办公费用:

办公用品是指单位价值低于2000元,或使用年限在一年以下的物品。对办公用品和低值易耗品的购买、领用、保管按照人力行政部门下发的“办公用品管理”制度执行。

4.3.2.1、办公用品供应商管理:

每年度未,集团行政部门对本年度或者下年度常用办公用品清单进行整理,清单详细说明各品种规格、品牌及质量要求。并寻找三家以上合格供应商进行报价,报价清单加盖公章、联系电话、联系人等要求,将报价单交财务部审核,讨论和决定供应商。

供应商确定后,本年度的采购价格保持不变,集团及子公司统一在确定的供应商进行集中采购。

4.3.2.2、请购及发放流程:

各部门填写【请购单】→部门负责人签字→人力行政负责人审批(超预算的走费用申请流程)。

办公用品由人事行政人员验收(在供应商送货单上签字),发放由行政人员统一发放,并让财务经办人签字,

4.3.2.3、报销流程要求:

11、本流程制度由集团财务中心负责修订、解释和培训,从2023年1月1日起试行。

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