某公司档案管理制度（十二篇）

第1篇 某公司档案管理制度

a公司档案管理制度

为建立健全企业档案,加强对企业档案的科学管理,有效地保护和利用档案,现结合本企业实际情况,特制定本制度。

一、适用范围

公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本制度适用于西安市xx公司及所属分公司。

二、管理职责

xx公司设立档案室,由办公室指派专人管理。各部门指定专人负责各类档案材料的收集、归类、整理、编目、装订等工作。原则上各部门当年的文件整理、装订后在次年的7月前交档案室存档。如有特殊情况须延时归档的,应做必要说明。

三、档案分类

公司档案可根据部门、内容、业务项目等因素进行一级分类分类,再根据实际情况分为若干小类。

1、行政文书档案:包括企业内外往来的传真、邮件、函、申请、请示、通知、报告、批复、通报、工作计划、工作总结、奖励和处分、会议记录、演讲稿、主持词以及法规性文件等。

2、人力资源档案:包括职工花名册、人事档案(含员工求职资料、员工《入职履历表》、《劳动合同》、员工照片、身份证、学历证、学位证、外语等级证、职称证等相关证件的复印件、员工转正资料)、人事任免、异动资料、工作交接资料、各类绩效考核资料和奖惩资料以及其它反映员工信息的资料。

3、业务档案:包括各单位、部门与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据、客户信息档案(含年检后的工商营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件、法人代表或其授权人身份证复印件、法人代表身份证明或其授权委托书原件)、《合同审批单》、合同文本、合同执行记录、合同结算记录等。

4、声像档案:包括照片、录音、录像资料等。

四、归档要求

1、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案调阅管理

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中借阅重要文件要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

六、档案清洁

档案管理人员应经常擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽。定期对档案材料的数量、保管情况等进行检查,发现问题要及时采取补救措施,确保档案的安全。对借阅期满的档案要及时收回,如有遗失应立刻向主管部门反映。

七、本制度即日起开始执行。

第2篇 燃气公司技术档案管理制度

为了加强公司技术管理,为生产提供快捷、及时的服务,特制定技术档案管理制度。

1.接到公司技术安全部下发的技术资料,及时进行整理、装订、归档,并及时提供给基层部门进行熟悉,做好详细的记录。

2.查借阅档案资料必须进行登记,并按时督促归还。

3.查借阅档案者要爱护案卷,不得将案卷拆毁、涂改、污染。

4.借出或还回案卷时,必须严格履行登记、注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追查责任,并采取补救措施。

第3篇 财富公司档案管理制度

财富管理公司档案管理制度

1.在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

归档范围:

1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

归档要求:

1.归档的文件材料要完整、系统、准确。

2.归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

3.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

4.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

5.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

7.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

8.案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

档案管理人员职责

1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

档案的查阅和借阅

1.公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2.档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6.不准转借,必须专人专用。

7.用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

档案的保管:

1.要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

2.为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

3.档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

4.公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

5.公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

6.经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

7.故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第4篇 物业公司财务会计档案管理制度

物业公司财务制度之会计档案管理

第一条 会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。

第二条 财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,年度终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。

第三条 会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。

第四条 会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。

第五条 会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。

第六条 非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。

第七条 会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。

第八条 销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加,参加人员应对批准销毁的会计档案进行清点、核对,并在销毁清册上签字,并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档案作永久保存。

第5篇 房地产公司档案管理目录制度

房地产开发公司档案管理目录制度

一、公司档案共分十一类,分别是:人力资源、政策法规、公司文件、文件(含设备、生产技术、仓储、营销、工程等)、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。有特殊要求的所有文件资料归为一类。不单独区分公文与档案的管理。

二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。

三、档案编号:'档案'二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件

类别直接以汉字表示。

序号即各类别中排序,以三位数表示,从001开始顺序编号。

附件以数量表示,有几份附件就用数字几表示。

在此没有将'合同'单独分类,相关合同归相关类别建档。

没有按档案密级分类,确属重要的、唯一的资料,将单独保管。

四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。

五、综合类如图片、录像(影)带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。

本制度由行政部制定,并监督执行。

档案目录 类

项目序号日期编号名称份数备注

1

制表日期:

第6篇 某某公司综合档案管理制度

某有限公司综合档案管理制度

一、总 则

第一条为了加强公司的档案管理工作,有效的保护和利用档案,提高档案管理水平,充分发挥档案在科研、管理和其它各项工作中的作用,按照档案完整、真实、精炼、实用的要求,实现档案管理工作的科学化、规范化、制度化。使企业档案工作纳入工作管理体系,更好地为企业发展提升整体实力。

第二条档案是科研、管理和其他各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件。档案是公司员工智慧的结晶,是公司历史的鉴证。

第三条档案工作是办好公司重要基础工作之一,也是衡量公司管理质量和管理水平的重要标志,是维护公司历史真实面貌的一项重要事业。把档案工作纳入公司整体发展规划,列入议事日程,纳入有关人员职责范围,加强对档案工作的领导。

第四条公司档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于保管和开发利用。

二、公司档案管理工作的基本原则

以集中管理与分散管理相结合,集中管理为主即公司文书档案由总经办集中统一管理,档案未交总经办的分别由相关部门管理,以便及时利用和维护档案的完整性与安全性。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件材料,由主办人负责将其相关的文件资料及时整理并归档。

三、公司档案管理基本制度

第一条 管理部门

1.文件归档结案后原稿由总经办归档,制订文件部门根据实际需要留存复印件;如因工作、业务处理需要原稿须由制订部门保管,应经公司领导同意后妥善保存,总经办则以复印件归档。

2.公司档案分类目录及编号由总经办统一制定,各部门档案则由各部门自行编定并报送总经办档案管理处。

第二条 文件点收

文件结案移送归档时根据如下原则点收:

1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺应立即追查归档。

2.文件如经过抽查应有公司领导的签认。

3.文件的处理手续必须完备,如有遗漏应立即退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。

第三条 文件整理

第7篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度

物业公司行政工作制度:收发文及档案管理

3收发文及档案管理

3.1文件定义

3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

3.2收发文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。

3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。

3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。

3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

3.3发件

3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。

3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。

3.3.4校对、签署

由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。

3.3.5申请盖章

由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。

3.3.7内部传阅

收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。

3.3.8归档

具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

3.4文件保管及处理

3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。

3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:

3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;

3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5档案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。

3.5.2档案的保管

公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。

3.5.3档案信息的使用

3.5.3.1复印档案

公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

3.5.3.2档案原件的借用

1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。

3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。

3.5.3.3档案原件的归还

1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。

2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。

3.5.3.4档案原件的处理

由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

4月报制度

4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

第8篇 有限股份公司档案管理制度

1.目的

为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

2.范围

本制度适用于公司各级档案管理。

3.名词解释

3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责

4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

4.2各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

4.3行政部档案管理工作：

4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。

4.3.3负责编制、完善档案管理制度。

4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。

4.4各部门(厂)档案管理员：

4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

5.管理内容：

5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

5.2.1质量要求：

5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。

5.2.2档案收集规则

公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意：

5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。

5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：

5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件;

5.2.2.2.2文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。

5.3档案整理规则：

5.3.1.1公司档案设置三级类目：

5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。

5.3.1.1.2二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。

5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。

5.3.2装订：

5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文之前，被转发文在后;来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。

5.3.2.2装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。

5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

5.3.2.5对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。

5.3.3排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。

5.3.4编号：

公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称【年度】-案卷号-件(盘、盒、页号)例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001

意指：此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。

5.3.4.1声像档案

照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。

录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。

5.3.4.2实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。

5.3.5编目：

5.3.5.1卷内文件目录(附表7.1)：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

5.3.5.2将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。

5.3.6装盒：

将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表(附表7.2)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。

5.4档案的保管和保护：

5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。

5.4.2声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。

5.4.3档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。

5.5档案的移交：

5.5.1移交规则：

在所有档案移交前，公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

5.5.1.1文书档案的移交：

由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。

5.5.1.2声像实物档案的移交：

声像实物档案形成后，所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。

5.5.1.3对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的资料均应为原件。

5.5.2.1.1若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。

5.5.2.1.2各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。

5.5.2.2移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。

5.5.2.3资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。

5.5.2.4移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表7.3)，确保填写内容的完整、准确、清晰。

5.5.2.5行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。

5.5.2.6移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。

5.5.3移交时限：

一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。

5.6档案的借阅：

5.6.1公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》(附表7.4)，经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;

5.6.2公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》，经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;

5.6.3外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式)，经公司授权领导审批后方可借阅。

5.6.4档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。

5.6.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。

5.6.6借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。

5.6.7档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。

5.7档案保管期限：

档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。

凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

5.8档案的处置

5.8.1公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。

5.8.1.1如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

5.8.1.2如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

5.8.2销毁

5.8.2.1经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表7.5)，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。

5.8.2.2对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。

6..对发生以下行为者将进行相应处罚：

6.1借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

6.2私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

6.3借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

7.附表：

7.1卷内文件目录

7.2备考表

7.3档案交接登记表

7.4档案借(查)阅单

7.5档案销毁清册

第9篇 公司技术档案管理制度6

公司技术档案管理制度(六)

总则:

1.1 为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

1.2 本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

1.3 公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中,保证其技术文件材料的积累,达到收集齐全、整理系统,并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

1.4 按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司技术部设立综合档案室,并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下,集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2技术文件资料的归档:

2.1 每一个技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料,并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,组成保管单位(卷、代、册、盒),由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。

2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理交接手续(参见pd423《文件控制程序》表码pd423-02),签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的,管理人员有权拒绝接收。

2.3 凡需归档的技术文件资料,应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良,字迹工整,图纸按规格绘制,图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

2.4 凡各部门形成的图纸类文件,应描制底图一份,并经技术责任签字后,向档案室移交归档。

2.5 凡外来、外购回公司的图纸资料,随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前,有关单位必须通知资料管理人员参加清点,如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

3综合档案室的任务和管理人员的职责:

3.1 综合档案室的任务:

3.1.1 集中、统一、科学地管理好技术档案,维护技术档案的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用。因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,管理人员应负主要责任,严重者调离岗位。

3.1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。

3.1.3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档,提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。

3.2 技术档案管理人员的职责:

3.2.1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务,提高管理水平,保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。

3.2.2 科学地管理全公司技术档案,承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

3.2.3 遵守公司保密制度,做好安全保卫工作。

3.2.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

3.2.5 保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和提出复制。

4技术档案的鉴定和销毁:

4.1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案,复制后,原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案,原档案报废,保管期限为一年。

4.2 凡要销毁的技术档案,必须造具清册,经主管领导审批后,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5技术档案的保管和借阅:

5.1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理,编制《档案查阅目录》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

5.2 认真执行技术档案的保管检查制度,每年年底全面检查、清理一次,做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告,交技术主管审查。技术主管根据检查报告的结果,对出现的问题勒令档案管理员进行整改,并对检查报告的真实性进行复查。

5.3 做好技术档案的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案,管理人员要及时修补和提出复制。

5.4 技术档案的保密制度:

5.4.1 全公司职工必须严守机密,维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案(包括外来、外购的资料,随仪器、设备回公司的文件资料,原始底图等),要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管,不得遗失。

5.4.2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施作妥善处理。

5.4.3 非工作人员未经允许,不得随意翻阅技术档案。

5.5 技术档案的借阅:

5.5.1 凡本公司技术人员、工作人员,因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》,借阅人员签字后,方可使用。用后按期归还,经管理人员检查后,方可办理注销手续。

5.5.2 技术档案和各种设备说明书等,均在公司内控制使用,档案原件不得借出档案室,仅供在室内查阅。若需借出室,应办理手续,借出副本。如无副本时,需经技术主管批准方能借出。

5.5.3 经同意借出之档案,每次最长时间为三天。如工作需要,到期后需继续使用的,应办理续借手续。如遇假期,必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者,由档案管理员负责催收,并要求其限期归还。到期还未归还,由档案管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报技术主管审查,总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案,根据其时间的长短,可按处罚金额的1/2至全额返回。

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5.5.4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚,由档案管理员报技术主管审查,总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人

进行处罚。

6技术档案的复制和技术资料的发放:

6.1 凡归档的技术文件资料,一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份,供日常借阅或发放使用,备份文件发放后,应及时复制补充完整。

6.2 需加工制作的工装类图纸文件,应晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料,以及转交质量部进行木模、坯料检查,其中装配图发放于模具保管,供工装的管理使用;一套发放生产部或采购部,用于加工订货;一套用于档案室存档,供日常借阅使用。

6.3 用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份,发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处,其中,重油厂需发放三份。

6.4 用于指导生产及作为验收依据的泥芯图,应晒制四份,发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。

6.5 用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等,应晒制三份,发放生产车间、分管技术员及档案室存档。

6.6 作为验收依据的检验卡片,应晒制三份,发放质量部、分管技术员及档案室存档。

6.7 因工作原因,需要发放各使用场所的技术资料,应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》(参见pd423《文件控制程序》表码pd423-01),发放清单由文件编制部门填写,部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所,发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等,并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人,应提出申请,填写《文件领用申请单》(参见pd423《文件控制程序》表码pd423-06),经主管领导审查、文件编制部门主管批准后,可签名领取。

6.8 发放各使用场所的文件资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢失。因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文件,原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时,文件使用者应承担重复发放文件的资料费用,其金额按复(晒)制资料的实际价格核算,由档案管理员报技术主管审查,总经理批准后,送交公司财务部。

7技术档案和受控技术文件的更改:

7.1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时,应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时,还应有用户同意更改的书面证明,并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记,坚持技术责任签字,标明日期。同时修改清单中的更改级别,并将修改通知保留备查。

7.2 技术档案更改后,资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所, 以保证文件的使用得到有效控制。

第10篇 物业管理公司档案资料管理制度-4

物业管理公司档案资料管理制度(4)

一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。

二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。

三、档案资料员工作职责

1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。

4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。

四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。

五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。

第11篇 物业公司培训档案管理制度-9

物业公司培训档案管理制度(九)

1.目的

为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。

2.适用范围

公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。

3.职责

3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。

3.2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。

3.3其他同公司《文件档案管理规定》。

4.术语

无

5.程序

5.1培训档案归档范围

5.1.1各类培训档案存档目录

5.1.1.1日常培训档案

5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。

5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。

5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。

5.1.1.1.4在培训要求中注明'了解'的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。

5.1.1.2'7+1'培训档案

5.1.1.2.1'7+1'培训档案应包括《'7+1'培训计划》、《'7+1'培训记录表》及培训讲义。

5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

5.1.1.3外派培训档案

5.1.1.3.1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。

5.1.1.3.2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。

5.1.2培训教材档案存档目录

培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。

5.1.3培训往来文件存档目录

5.1.3.1有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。

5.1.3.2根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。

5.1.3.3有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。

5.2培训档案存档要求

5.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。

5.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。

5.2.3归档的文件除特殊情况外,必须用原件。

5.3.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

5.3.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。

5.3.6各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。

5.3使用

5.3.1借阅:

同《文件档案管理规定》

5.5保存期限及销毁

同《文件档案管理规定》

6.监督执行

行政总监。

7.相关/支持性文件

《文件档案管理规定》

《培训管理制度》

《培训评估管理制度》

《培训教材管理制度》

《培训风险防范管理规定》

《培训考核管理制度》

8.质量记录及表格

《档案/图书/资料借阅单》

《文件资料销毁登记表》

《签到表》

《培训工作记录表》

《培训考核成绩单》

《'7+1'培训计划》

《'7+1'培训记录表》

《外派培训合同》

《培训教材工作单》

第12篇 石油公司劳动者职业健康监护档案管理制度

石油销售公司劳动者职业健康监护及档案管理制度

第一章 总则

第一条为了保护职工健康和维护企业权益,根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,石油销售公司(以下简称'hb公司'或'公司')为劳动者建立职业健康监护档案,并妥善保存,特制订本制度。

第二条本制度适用于hb公司各部室以及所有从事劳动的员工。

第二章 管理

第三条公司综合办公室负责为每一位职工建立职业健康监护档案,并妥善保管。

第四条职业健康监护档案包括:

(一)劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史;

(二)相应工作场所职业病危害因素监测结果;

(三)职业健康检查结果及处理情况;

(四)职业病诊疗等健康资料。

第五条公司综合办公室档案管理人员必须维护劳动者的职业健康隐私权、保密权。相关的卫生监督检查人员、劳动者或其近亲属、劳动者委托代理人有权查阅、复印劳动者的职业健康监护档案,其他人员不得私自查阅职业健康监护档案。

第六条劳动者离开公司时,本人有权索取健康监护档案复印件,档案管理人员应如实、无偿提供,并在所提供的复印件上签章。

第七条对已离职人员的职业健康监护档案,应在离职后三个月后进行封存,并保存10年以上,以备上级部门查阅。

第八条劳资部档案管理人员应将职业健康监护档案妥善保管,保证档案安全。

第九条其他依照公司档案管理制度执行。

第三章 附则

第十条本制度自发布之日起执行。