方中物业文件管理制度

方中物业文件管理制度

1.目的

为了使公司各部门文件管理规范化、系统化,加强文件起草的准确性和文件执行的有效性,特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

3.文件的类别、定义

3.1类别:

3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。

3.2定义:

3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度,用'管理制度'或'管理规定'。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用'管理办法'。

3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时,用'请示'或'报告'文种。同一级别请求批准事项时,可用'申请';经领导批示文件,可用传真。

3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况,用'通报'或'决定'。

3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等,用'通知'。

3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽,需对方给以反馈时,要求填写中颐集团工作联络函。

3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要,规定事项和工作指示等,用'会议纪要',并发给相关与会人员。

4、文件格式

4.1规章制度格式:由首页表头+正文+页数组成。

4.1.1首页表头格式:

说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度,为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法,为“方正物业公司管理办法”,依此类推。)

[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

[总页数]:共多少页(含附件)。

[生效日期]:文件自何时起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”、财务部-“财字”、物业管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理处-“管字”。

如:行政人事部2006年制定的第一项管理制度编号为:人字(06)001;

[拟稿人]:拟稿人签名。

[审核人]:审核人签名。

[审批人]:审批人签名。

[主题]:文件的题目。

[归档密级] 根据文件的保密程度,分为普通、机密、绝密。密级以上文件在未归入行政人事部前的保密工作由行文部门负责,密级以上文件的查阅须经行政人事部同意、总经理批准后方可查阅。

4.1.2.正文基本要求

正文通常包括的内容:目的+适用范围+内容+附件。

[目的]:制定文件的原因及意义。

[适用范围]:收文单位及执行对象。

[内容]:文件具体内容。如遇电子版与原件内容不符,以审批人签名的原件为准。

[附件]:文件中提及的表格、流程图或其它。

4.1.3.字体、字符与行间距

[字体] 为使文件有统一的格式,要求使用同一大小的字符与字体。这样可以避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间相互传送时无法显现。

表头内字体大小及字间距必须按照本制度电子版的表头复制。

内容可使用字体:宋体。

可使用字号:正文使用小四号字。

行间距:1.5倍行距。

页尾:每页页尾设:第几页,共几页。

4.1.4.条款的编排序号

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

…… 以此类推

4.2 其它公文格式

除规章制度外,公司其它各类公文如请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等,均统一采用集团公司规定的公文格式(见附件)印发。

5、文件处理

5.1拟稿与审核。

5.1.1拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及集团公司、公司有关规定;情况真实,观点明确,文字精炼,条理清楚,层次分明,用词准确、规范,简明扼要;人、地、物名及引文和时间等,要具体、准确。

5.1.2拟稿部门负责人要对文件内容进行审稿以及对文件格式进行严格把关。

5.1.3规章制度文件除经拟稿部门初审后,均需送行政部人事部与总经理审核。

5.2签发。

5.2.1公司规章制度文件经审批后由行政人事部统一编号发放

,并设立 “文件发放登记表”进行发放登记。

5.2.2公司其它各类工作联络函、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、会议纪要、等,由拟稿部门或单位下发、登记与存档。

5.2.3秘密公文不得复印,摘抄、转发,传递时必须采取相应保密措施。

5.2.4所有文件一经签发即为有效。对已签发的文件,未经领导同意,对公文内容不得自行修改。

6、宣贯执行

6.1.1公司文件发放后,各部门负责人应及时在本部门内部组织学习宣贯,并落实执行。重要文件学习完后必须组织学习者签名。

6.1.2文件的学习与执行由行政人事部负责抽查。

7、文件的保管、归档与作废

7.1规章制度及公司重要公文,由行政人事部负责保管。设立文件目录方便查索,并将“文件发放登记表”、文件目录、文件原件连同电子版一起存档,建立台帐。

7.2一般往来公文由各部门负责人保管,并定期整理,设立目录,方便查索。

7.3各部门的以下文件须交行政人事部备案:

7.3.1因特殊情况接收并已自行处理的外来文件。

7.3.2重要会议的会议纪要、::规范、决定等未编号文件。

7.3.3政府颁布的法律、法规、行业管理办法等文件。

7.4文件的作废:当新修订文件下发后,被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须及时将被替代文件销毁。

7.5所有文件均列入责任人离任交接的一项重要内容进行检查。

8、集团文件与外来文件

8.1对于集团公司下发的文件及外来文件均由行政人事部负责接收,其收文的处理程序为:收文、分文、传送、归档。