共用不是共享,是责任共担。写清“谁建账”“谁保管”“谁日常用”“出了问题找谁”。比如“会议室LED屏(编号XXX)由办公室建账,IT组负责维护,各科室轮用,但使用登记簿近三年空白,责任界面模糊”。建账方、维保方、使用方、登记状态,四个要素写齐才算交代清楚。