适用场景:物业服务流程优化、客户管理提升
内容看点:提升客户满意度方法、优化服务流程经验
行文逻辑:介绍基本情况→优化客户管理→推行服务理念→事务管理精细化→总结实习体会
20xx年3月底我应聘到安徽省蓝天物业服务有限公司当实习客服助理,实习期间,我依次对设施管理、事务管理、消防安全管理等进行了实习。在实习中,我在同事的热心指导下,积极参与物业管理相关工作,注意把书本上学到的物业管理理论知识对照实际工作,用理论知识加深对实际工作的认识。实习工作中既紧张忙碌又新奇,收获很多。通过实习,使我对物业管理工作有了深层次的认识。该物业管理处首先向我们介绍了一些基本情况,然后依次对事务管理、客户管理与服务流程及安全保卫等做了简要介绍。然后就开始“上岗”了。回顾此次实习过程,感受良多,收获颇丰。通过实习有效缩短了课堂和社会实际工作之间的差距,使我能系统地、全面地掌握物业管理工作和方法。在老师的细心指导下,积极参与物业管理相关工作,注意理论知识与实际应用的结合,用实践检验所学的物业管理理论知识,由此加深了我对物业管理工作的理解。下面是对这次实习的总结:
一、 优化客户管理和服务流程。
(一)客服部是整个物业公司的“中转站”,地位非常重要。服务人员是第一时间与业主打交道的,因此,他们的给广大客户留下的形象则代表了公司的精神面貌规范服务人员形象。规范形象包括仪表、语言、行为三个方面,仪表规范要求我们的服务人员要持证上岗,统一着装,佩带明显的标志,语言形象要求服务接待人员要讲普通话。客服人员要无时无刻地向用户传递公司的良好形象。
(二)加大企业宣传力度。重视业主大会和业主委员会的作用,使之成为物业与业主沟通的桥梁。
(三)客户数据信息记录该小区内业主与租户的信息;财务管理记录各种收入与支出明细;服务管理记录用户报修与维修服务进程的记录。该系统具有方便、快捷的优点,能为物业管理服务提供数据支持,但是仍有很多方面需要改善。比如服务管理模块系统开放程度不够,用户利用此报修并不多,主要还要通过电话由专人接受报修与跟踪。如此一来,信息化应用就不到位,各种资源成本在信息化的助力下并未得到有效的降低。对此,应该完善服务管理系统,重新设计服务流程,分离管理与服务系统,加强宣传与开放,促使用户更多的利用该系统报修。
二、 推行、倡导“以人为本”服务理念。
物业管理必须树立以人为本的服务理念,倡导人性化服务,实施以人为本的服务措施,提高服务效能,把客户的满意作为物业管理的最佳追求。物业公司利用相关数据指标与员工绩效考核有效的结合,通过严格的规章制度实现。并推出诸如“最佳服务笑脸”标准化服务模式,使员工在意识层面上确立什么样的服务符合业主的需求,充分发掘客服人员的服务意识与专业技能。注重生态与人文的和谐和互补,塑造健康的人居环境,达到生活与健康同在,生活与艺术同在,生活与自然同在。
三、事务管理工作精细化。
在物业管理实际工作中,面对都是一些简单而重复的琐碎事情,物业管理成员每天仍然用非常饱满的热情,认认真真做好每一件事情,为业主提供良好的居住环境做好后勤工作。这些都有赖于从操作程序上制定明细的流程,创立和实行精细化管理,从细节做起,从小事做起,从平凡事做起。同时,公司设立严格的奖惩制度,规范员工的作为,使其知有所为,有所不为。
四、我的实习体会。
这次的实习使我从实践中总结过去所学的知识,扩宽了对物业管理的视角。物业管理是服务行业,所以在对服务的`理解与应用上有更多的切实感受,在服务行业,我们的工作面对的既有人也有物,最终我们是为客户服务的,所以我们要在做好物的工作的基础上,更多的要做人的工作,毕竟人是服务的根本所在。总之,经过此次实践,我得到了真正的切实的实践经验,综合所学的理论知识,这将会为我以后做好物业管理工作奠定了坚实的基础。
适用场景:企业财务人员培训、税务系统操作学习
内容看点:财务人员职业发展参考、税务操作实务指南
行文逻辑:认识财务重要性→实习内容梳理→税务系统学习→财务报表编制
首先是对财务工作的认识。
我充分的认识到了财务管理工作在企业工作中的重要性。无论什么企业财务管理工作都是必不可少的,财务人员更是企业领导的参谋、管家、身边人。他们的工作不仅仅停留在财务核算、资金管理的角度上,应该更加深层次的参加到企业的生产经营中来。不能每天把“做帐”作为每天全部的工作,如何深入到生产中来,更加全面地发挥财务部门的职能,也就是管好家、当好企业经营的好参谋,这应该是每一个财务人员应该考虑和思考的问题。所以作为一名财务人员,我要学会从不同角度思考问题并参与到部门的管理及公司的决策上来,指导预算和规划过程,执行有效的控制,并能够兼顾影响公司的各方利益。
其次是我实习的主要内容。
公司简介XXXXXXX,由于业务多样而且范围广泛,所以财务部门分工较为明确,在一名主管会计下面分设成本会计、业务会计,总账会计,税务会计,出纳,工作任务分明又紧密联系。在这种工业企业中,前两者更为主要:成本会计主要是对生产的核算以实现对成本的有效控制,工作比较繁琐,但是方法程序比较固定。而业务会计则是对销售方面货物账款的管理,较为复杂,需要清晰地条例程序。而主管会计则是对生产销售的统一管理以及与银行税务等方面的联系。有了去年暑期实习的经历,我对一些基本的财务工作已经有了一些了解,我的实习内容大体相同但是也有不一样的地方。
在一些基础工作方面,例如在整个业务流程中填写记账凭证和填写账簿,多种结算方式的使用等方面比以前有了更为深入的了解。在企业与税务的方面也有所学习,认识到企业的`日常生产经营活动中与税务的沟通更是比不可少,而且也必须谨慎。其基本流程大致为:收集单据做账出表,计算进、销、税,网上报税填报表,然后到专管员签字查结果,再拿IC卡到前台报税,直接在网上电子申报系统和网上抄报税系统里面报税,最终报完税就把报表打印出来交到税局。随着税务系统的逐步完善,电子完税证网上下载系统更是方便纳税人领取扣税通知及做账。
在这次实习中让我学到最多的是对航天金税防伪开票系统的学习和企业贷款是对财务报表的填报。
实习期间遇到航天金税防伪开票系统对公司下设分公司财务人员的培训,通过这次学习使我对防伪开票系统以及航天A6财务软件有了更为升入的了解和学习。值税防伪税控系统由四个子系统构成:税务发行子系统、企业发行子系统、防伪开票子系统和认证报税子系统(认证和报税为二套软件,但必须装在同一台计算机中)。税务发行子系统的主要功 增值税防伪税控系统能是对下级税务发行子系统、下级企业发行子系统及下级认证报税子系统进行发行;企业发行子系统的功能是对企业开票子系统进行初始发行和向企业发售专用发票;认证报税子系统的主要功能是接收企业的抄税数据并对发票的真伪进行辨别,以上三个子系统是分别用于各级税务机关。防伪开票子系统则是专门用于企业开具专用发票,防伪税控开票子系统必须通过其主管防伪税控税务机关对其所持有的“税控IC卡和金税卡”进行发行后才能使用。
防伪税控系统专用设备包括金税卡、IC卡、读卡器、延伸板及相关软件等。税务机关防伪税控专用设备由国家统一配备。企业所需防伪税控专用设备由防伪税控服务单位实施发售管理。防伪税控企业凭税控IC卡向主管税务机关领购电脑版专用发票。主管税务机关核对企业出示的相关资料税控IC卡记录,确认无误后,按专用发票发售管理规定,通过企业发票发售子系统发售专用发票,并将专用发票的起始号码及发售时间登录在税控IC卡内。 防伪税控企业必须使用防伪税控系统开具专用发票,不得以其它方式开具手工版或电脑版专用发票。 开具专用发票时,打印压线或错格的,应作废重开。企业在利用防伪税控开票子系统开具发票时,该系统将利用防伪税控开票子系统提供的增值税防伪税控系统加密功能,将发票上主要信息(包括开票日期、发票号、购销双方的税务登记号、金额和税额),经数据加密形成防伪电子密码(也称密文)打印在专用发票上,以达到“税控”的目的。可见税控IC卡非常重要,他是企业与税务机关传递信息的介质。税控IC卡上的信息不易人工修改,可以保证数据的安全性,所以它充当了企业与税务机关信息传递的介质,除此以外税控IC卡还具有以下几个作用:1、企业购买发票的凭证之一;2、传递企业所购发票的发票号码和张数;3、抄取企业纳税信息;4、进入防伪税控开票子系统的钥匙。
在学校我们学习了财务报表的填报,这次我非常幸运地赶上实习单位办理贷款的机会,不但了解到企业都有一张专门办理贷款的贷款卡,记录企业总的贷款还款情况,而且需要每年检。更让我受益匪浅的是学习到企业贷款报表的填报,这其中包括我们常见
的资产负债表、利润表、现金流量表及其附注。填报是基本方法 和我们 日常所学一致,但是也需要相应的调整,要注意许多问题,比如资产负债表中固定资产以大为宜,资产与负债的比例不要低于2:1 长期待摊费用最好不要有数字。利润表最好是盈利的。一般企业贷款时,除了资产负债率、流动比率与速动比率等从资产负债表上可以直接计算体现的财务指标外,各种资产的周转率指标是根据资产负债表与利润表两表相关数据计算的;具体要求的指标数据,请与银行信贷部门直接取得联系。先编制利润表,再编资产负债表,资产负债表跟利润表是有勾稽关系的,资产负债表中的未分配利润期初数加上利润表中的本年净利润累计数等于未分配利润期末数。除此之外,还需要关于企业、企业法人、财务负责人的相关材料的表格。虽然填写简单,但都需要非常认真,任何一点小的错误都可能导致报表的审核不通过。
两周的实习虽然不长,但受益匪浅,不但加深了我在账务处理方面的理解还让我对财务整体有了更全面更深入的了解,相信这些对我以后的工作都会有很大的帮助,成为我宝贵的资源。
适用场景:物业岗位入职前准备、校园实习成果总结
内容看点:物业工作实践心得、后勤管理经验分享
行文逻辑:了解物业情况→明确工作职责→总结实习体会
实习单位:
指导老师:
实习起止时间:
实习内容及完成情况:通过在z工业职业技术学院物业公司各处的实习,我对各物业管理情况有了初步的了解。在这一过程中,我学到了物业管理工作中的具体业务知识,丰富了所学的专业知识。为以后正常工作的展开奠定了坚实的基础。在实习期间,我深深体会到了平职学院物业管理的`优势,以及在日照的影响地位。虽然平职学院物业公司仅经过了短短几年的发展,却取得了如此大的成绩,这与物业管理人员辛勤工作敢于创新,敢于挑战的精神是分不开的。
工作职责:
1.负责全院师生的后勤保障工作,为教学、科研、教职工生服务,为培养合格人才作出应有贡献。
2.负责全院的水、电、气供应以及水电设施、设备维修。
3.负责全院教学楼、宿舍楼等各部位的桌椅、门窗等小修。
4.负责向师生提供开水和澡塘的正常开放。
5.负责全院清洁卫生,搞好校园卫生工作。
总之,实习这段时间,接触到了很多东西,也学到了很多东西,第一次真正的感受到了物业工作中的苦与乐。物业管理工作中遇到的好多事情都很小、很繁琐,但每一件事情都需要我们认真的去对待,任何一个小的疏漏都会使小事变成大事。
实习体会和收获:通过在物业公司一个多月的实习,我认识到要做好物业管理工作,既要重视物业管理理论知识的学习,更重要的是要把实践与理论两者紧密相结合。物业管理作为微利性服务行业,它所提供的产品是无形的服务,物业管理是一种全方位、多功能的管理,同时也是一种平凡、琐碎、辛苦的服务性工作。因此,在物业管理实际工作中,要时刻牢记物业管理无小事,以业主的需求为中心,一切从业主需求出发,树立“想业主之所想,急业主之所急,做业主之所需”服务宗旨,不断学习,不断创新,与时俱进,为业主提供整洁、优美、安全、温馨、舒适的居住环境。
实习指导老师评语:
签名:XXX
XX年XX月XX日
实习单位鉴定:
z同志在我公司实习期间,能融入公司团队,服从公司规章制度和组织纪律,服从企业的管理要求,能虚心向员工学习请教,积极参与各项工作,举止文明,谈吐文雅。
签名:XX年XX月XX日
成绩评定
签名:XXX
XX年XX月XX日
备注:
适用场景:企业财务岗位入职培训、会计专业学生实习总结
内容看点:会计实务操作指南、财务工作规范解析
行文逻辑:了解会计流程→掌握凭证制作→学习税务系统→分析财务合规性
一、前言
会计是对会计单位的经济业务从数和量两个方面进行计量、记录、计算、分析、检查、预测、参与决策、实行监督,旨在提高经济效益的一种核算手段,它本身也是经济管理活动的重要组成部分。会计专业作为应用性很强的一门学科、一项重要的经济管理工作,是加强经济管理,提高经济效益的重要手段,经济管理离不开会计,经济越发展会计工作就显得越重要。
二、实习目的
会计核算及财务管理的相关内容作为对象,进行实地学习与实践。运用所学习的专业知识来了解会计的工作流程和工作内容,加深对会计工作的认识,将理论联系于实践,培养实际工作能力和分析解决问题的能力,达到学以致用的目的,为成功走向社会做准备。
三、实习地点
xxx公司
四、实习内容
初步接触会计工作和工商注册工作。熟悉会计工作作流程。
制好凭证就进入记帐程序了。虽说记帐看上去有点象小学生都会做的事,可重复量如此大的工作如果没有一定的耐心和细心是很难胜任的。因为一出错并不是随便用笔涂了或是用橡皮檫涂了就算了,每一个步骤会计制度都是有严格的要求的。例如写错数字就要用红笔划横线,再盖上责任人的章,才能作废。而写错摘要栏,则可以用蓝笔划横线并在旁边写上正确的摘要,平常我们写字总觉得写正中点好看,可摘要却不行,一定要靠左写起不能空格,这样做是为了防止摘要栏被人任意篡改。
对于数字的书写也有严格要求,字迹一定要清晰清秀,按格填写,不能东倒西歪的。并且记帐时要清楚每一明细分录及总帐名称,不能乱写,否则总长的借贷的就不能结平了。如此繁琐的程序让我不敢有丁点马虎,这并不是做作业时或考试时出错了就扣分而已,这是关乎一个企业的帐务,是一个企业以后制定发展计划的依据。
所有的帐记好了,接下来就结帐,每一帐页要结,每个月也要结,所谓月清月结就是这个意思,结帐麻烦的就是结算期间费用和税费了,按计算机都按到手酸,而且一不留神就会出错,要复查两三次才行。一开始我掌握了计算公式就以为按计算机这样的小事就不在话下了,可就是因为粗心大意反而算错了不少数据,好在长辈教我先用铅笔写数据,否则真不知道要把帐本涂改成什么样子。
从制单到记帐的整个过程基本上了解了个大概后,就要认真结合书本的知识总结一下手工做帐到底是怎么一回事。长辈很要耐心的跟我讲解每一种银行帐单的样式和填写方式以及什么时候才使用这种帐单,有了个基本认识以后学习起来就会更得心应手了。
除了做好会计的本职工作,其余时间有空的话我也会和出纳学学知识。别人一提起出纳就想到是跑银行的。其实跑银行只是出纳的其中一项重要的工作。在和出纳聊天的时候得知原来跑银行也不是件容易的事,除了熟知每项业务要怎么和银行打交道以外还要有吃苦的精神。想想寒冷的冬天或者是酷暑,谁不想呆在办公室舒舒服服的,可出纳就要每隔一两天就往银行跑,那就不是件容易的事了。
除了跑银行出纳还负责日常的现金库,日常现金的保管与开支,以及开支票和操作税控机。说起税控机还是近几年推广会计电算化的成果,什么都要电脑化了。税控机就是打印出发票联,金额和税额分开两栏,是要一起整理在原始凭证里的。其实它的操作也并不难,只要稍微懂office办公软件的操作就很容易掌握它了。可是其中的原理要完全掌握就不是那么简单了。于是我便在闲余时间与出纳聊聊税控机的使用,学会了基本的操作,以后走上工作岗位也不会无所适从,因为在学校学的课本上根本就没提过这种新的机器。
大学生的实习是挑战也是机遇,只有很好的把握,才能够体现它的意义。
下面我从个人实习意义及对会计工作的认识作以下总结:
1、作为一个会计人员,工作中一定要就具有良好的专业素质,职业操守以及敬业态度。会计部门作为现代企业管理的核心机构,对其从业人员,一定要有很高的素质要求。
从知识上讲,会计工作是一门专业性很强的工作,从业人员只有不断地学习才能跟上企业发展的步伐,要不断地充实自己,掌握新的会计准则,税法细则,法律知识及攻关经济动态。这样才能精通自己的工作内容,对企业的发展方向作出正确的判断,给企业的生产与流通制定出良好的财务计划,为企业和社会创造更多的财富。
从道德素质讲,会计工作的特殊性使其可接触到大量的共有财产,所以作为会计人员一定要把握好自己办事的尺度,首先自己要做到安分守己,其次对于他人的威胁,诱惑,和指使要做到坚决不从。朱镕基同志曾经讲过“不做假账”。这四个字代表了他对整个会计界提出的要求和寄予的希望。如何挽救道德的缺失,将个人素质提高到一个新的层面上来,是我们每一个会计人员都要努力思考的问题。只有会计人员自身的道德素质提高,才能够走好职业生涯的每一步,只有会计人员全体道德素质提高,会计行业才能够得到更深的发展,市场经济的优势才能够发挥得更好。
2、作为一个会计人员要有严谨的工作态度。会计工作是一门很精准的工作,要求会计人员要准确的核算每一项指标,牢记每一条税法,正确使用每一个公式。会计不是一件具有创新意识的工作,它是靠一个又一个精准的数字来反映问题的。所以我们一定要加强自己对数字的敏感度,及时发现问题解决问题弥补漏洞。
3、作为一名会计人员要具备良好的人际交往能力。会计部门是企业管理的核心部门,对下要收集会计信息,对上要汇报会计信息,对内要相互配合整理会计信息,对外要与社会公众和政府部门搞好关系。在于各个部门各种人员打交道时一定要注意沟通方法,协调好相互间的工作关系。工作重要具备正确的心态和良好的心理素质。记住一句话叫做事高三级,做人低三分。
五、实习心得体会
在这个学习和联系的过程中。我发现会计是一门实务与理论结合性很强的学科,尽管我学过这门课,但是当我第和公司的同事操作具体业务时,觉得又和书上有些不同,实际工作中的事务是细而杂的,只有多加练习才能牢牢掌握。这次实习主要的目的也是想看看我们所学的理论知识与公司实际操作的实务区别在哪里,相同的地方在哪里,内部控制如何执行,如何贯彻新的会计政策,新旧政策如何过渡,一些特殊的帐户如何会计处理等等。
带着这些问题,我在这一个月里用眼睛看,不懂的请教领导同事,让我对会计实习这些问题有了一定的解答,达到了这次实习的目的。除了与我专业相关的知识外,我还看到许多在课堂上学不到的东西。公司是如何运做的,员工之间的团队合作精神,处理业务的过程,规章制度执行情况,企业的管理等等。另外我也看到公司存在的一些漏洞,例如内部控制情况,其中主要包括现金收支制度执行情况,公司在执行国家政策规定方面也不容乐观。然而在现实的小规模私营企业这种情况可能普遍存在。
作为一名会计实务人员,通过这次实习也更加让我看清自己今后的努力方向。例如:实务能力,应变能力,心理素质,适应能力等等。除此之外拥有一颗上进心,进取心也是非常重要的。
适用场景:小区停车纠纷处理、物业费用催缴应对
内容看点:物业服务细节解析、物业工作难点剖析
行文逻辑:整理文件→处理投诉→巡查停车→催缴费用→停水危机
物业管理公司是中航工业飞行控制有限责任公司下属的专门的物业公司。中航工业飞行控制有限责任公司是中国第一座自动驾驶仪研制和生产企业,是我国航空工业自动飞行控制系统及部件产品研制、生产、服务的专业化企业。主要为运输机、轰炸机、直升机、通用飞机、无人机研发、生产自动驾驶仪、控制增稳系统、电动舵机等产品。作为一个有着六十余年历史、拥有上千正式员工的老牌企业,公司也同其他大中型企业一样,为附属的家属福利区配置了正规的物业公司。在物业管理公司志愿实习期间,我对物业公司有了进一步的了解。
物业管理公司属于服务性企业,它与业主或使用人之间是平等的主体关系,它接受业主的委托,依照有关法律法规的规定或合同的约定,对特定区域内的物业实行专业化管理并获得相应报酬。主要服务内容包括:1、房屋建筑主体的管理及住宅装修的日常监督;2、房屋设备、设施的管理;3、环境卫生的管理;4、绿化管理;5、配合公安和消防部门做好住宅区内公共秩序维护和安全防范工作;6、车辆道路管理;7、公众代办性质的服务;除此之外还包括一些针对性的专项服务:如金融服务、经纪中介等,还有一些客户委托的特约业务。
而我在实习期间主要担当的办公室文员主要的日常工作有1、负责办理住户入住及装修手续;2、处理住户日常报修、投诉工作;3、负责住户走回访及物业管理相关指定费用的收取、催缴工作;4、负责小区日常工作巡查、监督工作;5、负责一般通知及文稿的草拟、打印、校对工作;6、协助做好小区文化活动和宣传工作等等。
本来以我以往的经验,以为物业公司的工作是规律的轻松的,是稍加培训就可以轻松胜任的。但是经过这些天的实践,才小窥到物业公司工作人员的辛苦之处。
实习的前两天,主要都是在帮助其他工作人员在整理新房的入住和装修手续等文件,或是模仿之前的催缴各种费用的通知文件草拟和打印类似的通知,帮助他们制作了一年一度的全厂排球联赛的活动宣传海报等等,基本上处在观摩学习的状态。时不时就会有工作人员讲起我手上拿到的文件所涉及的具体事件,比如前不久,小区的新楼装修期间,有住户擅自在承重墙开门造成的非常严重的安全隐患,导致邻里之间的巨大争执,终是由物业公司的工作人员按《物权法》的相关规定和小区物业管理的原则进行了调解并将事件报告有关部门,对擅自开门的住户进行了严厉的批评和处罚。就在这两天,就有几起投诉,包括对邻居深夜噪音的投诉和对工地施工的投诉,公司立即派出了相关的人员前往被投诉的居民和工地进行调查、核实,并且都在当天就和睦地达成了口头协议。
可是风平浪静的日子也没过多久。随着经济收入的提高,小区内的私家车越来越多,而由停车位导致的争端也越来越多。老员工杨叔给我介绍说,就在5年以前,小区里还没有划停车位,那时候空地多,车少,车进了小区想停到哪里都行,哪有人想到过去建停车场?现在楼越盖越多,车也越来越多,有的老楼房一栋楼上一个单元12户,家家都有车,满打满算一共就楼下两三个停车位,肯定要出问题的。这天上午就有业主来物业投诉说,停车位被占了好几天,根本找不到车主,害得自己车停到离家好远的地方,业主看起来非常生气。好在物业公司处理此类事件已经比较有经验了,在安抚了业主的情绪后,派出了两个工作人员去实地调查情况并且尝试联系车主,我也跟随他们前往,终在发现事情属实并且联系不到车主的情况下,用停车位的地锁锁住了占位车辆,并且留下了一张通知。当天下午,业主便匆忙赶到物业公司,开始也显得非常生气,因为他是临时来探访友人,不知道小区的相关规定,临走的时候发现车被锁住,十分不解。但经过工作人员的教育之后,也理解了小区的规定,并且向业主和物业公司道了歉。当然,物业公司也像业主道了歉,以为这毕竟是物业公司的失职,夜间对停车位的巡查显然没有到位。当晚,我又跟随工作人员,对整个小区的停车车辆进行了核对,又发现了两辆不按规定停车的车辆,在第二天都及时的进行了处理,在第二天夜间,我主动请缨,独自完成了当天巡查,低调地在停车登记表格上签上了其他工作人员的名字,深藏功与名。不过就这件事我也发现了该物业公司的不足之处,类似的巡查工作应该有专门的工作人员来做,但是由于物业公司本身的收入不高,工作人员数量有限,往往忽视了一些不可或缺的工作,造成了不少损失。
8月24日,供水局突然向物业公司下达后通牒,如果8月27日之前不交齐一年多以来3000多元的欠款,将对全小区停止供水。物业公司紧急开会,在与有关部门沟通无果之后,迅速制定了应急方案,立即开始张贴告示并且派出工作人员上门催缴费用,上门催缴水费的过程中屡屡出现不愉快的事件,有的业主态度强硬甚至蛮横,以经常停水或水质不佳为由拒缴水费,但有的业主也坦承是因为自己常常忘记主动去物业缴费才导致欠费好几个月甚至半年以上,还有的欠费业主在几天内家中始终没有人。终,三天之后,仍有近xx元欠款未能收讫。公司请求供水局延期被拒绝之后,小区开始停水,此时陆陆续续才又有人看到通知或听说此事前来缴纳欠费,但是杯水车薪、无济于事,物业公司门口抱怨的人逐渐超过了前来缴费的人和询问情况的人,而公司工作人员每天周旋于供水局和群众之间,忙得焦头烂额,我也只能帮助工作人员次的上门又无功而返,回到公司又要安抚愤怒的人群,张贴在外的缴费通知又多次被态度恶劣的少数人撕掉,我们还要印制足够的通知告示以备不时之需。停水第二天,事情进展缓慢,欠费仍然数额巨大,抱怨的人群越来越多,但也有少数人开始想办法去别的小区开车运水回来,甚至自行提水回来。而就在小区内居住的我也深受其害,停水导致家中卫生状况糟糕、只能外出吃饭、无法洗澡,而问题的解决也看似遥遥无期。实习期间遇到如此危机也是我从来没有想到过的。随着停水造成的生活不便越来越多,抱怨的人也有很多转而帮助物业公司联系欠费业主催缴水费,也有更多人提供建议,或者向供水局提供解决方案。就这样,在停水第四天的下午,在欠费基本缴纳完之后,供水局这才拉开了小区的水管阀门。这次事件令物业公司内部开始深刻的检讨自己的工作。而我也在这些事件中不仅对物业工作有了更深的体会,也锻炼了自己处理矛盾纠纷的能力。
在我看来,物业公司尚有一下不足:
1、工作人员的形象不规范。包括服务人员的仪表、语言、行为形象。服务人员是第一时间与业主打交道的,因此,他们的给广大客户留下的形象则代表了公司的精神面貌。
2、规章制度不健全。主要包括对内的员工规范、岗位职责、奖罚机制等和对外的管理制度、业主公约、处理程序等。
3、物业管理工作宣传不到位。比如说维修基金的收取,在没有全部收缴齐之前,不要存在时间上的停滞,要无时不刻的向业主宣传到位,其中包括采用传单、报纸、宣传栏的形式。
4、服务人员的人性化意识不强。对待业主不够周到热情,有的甚至发生了口角。在实践的接触中,服务人员对答允业主的事情不能及时的处理,比如说报修,一拖再拖使公司的诚信产生了严重的危机。
5、物业经营收入单一,难以摆脱低盈利的局面。
针对以上不足,我对物业公司提出如下建议,也是我眼中合格的物业公司应该具备的基本素质:
1、培养或者招聘专业的物业人才,而不是让临退休人员或者刚毕业的实习生临时负责物业工作。
2、按照有关部门的有关规定规范规章制度,并且严格按照规范进行物业管理。
3、在每一方面的事件上,设立专门的责任者,监督和促进该事件在短时间内以佳方式得到解决。
4、对上岗人员进行专业培训,培养工作人员的服务意识和交流能力。
5、开拓视野,多举办群众喜闻乐见的社区活动,丰富盈利手段。
总而言之,在物业公司的短期实习让我体会到了服务业人员工作的不易,更是明白了沟通能力的重要性。今后无论是自己从事服务行业还是与服务业从业人员接触时,便可以抱着一种健康的理解的态度进行交流。心态上的进步便是我这两周社会实践的大收获。
适用场景:新员工入职培训安排、质量部门工作流程梳理
内容看点:新员工适应期经验分享、质量岗位工作方法参考
行文逻辑:参加培训→整理资料→优化流程
进入公司后,我就参加了新员工培训,从中我了解了我们公司的一些规模以及公司的产品,同时也增加了盒公司各部门管理人员相互交流的机会,此外,我了解各部门生产的产品;公司还为我们管理人员安排了野外拓展训练,在这场训练中我有此感悟到这全是靠我们集体才能完成的任务,这代表着团结一致,再加上人多办法多,才使我们在短时间内既惊又险的完成了每项训练,最后我们在欢乐的笑声中共度了晚餐,在共度晚餐中又一次给了我与他们交流的机会,最后我明白了一个道理:幸福和欢乐有时是要从惊险斗争的训练去寻找的。
我一直在质量品管部门,整理有关产品的反馈资料以及后勤等等,从一开始的不懂到目前熟练的操作,这一切都是领导的悉心指导,我严格要求自己,努力的去做好每一件事情,尽管有时候采购一些物品的采购清单给领导审批,却未批准的情况下,我并没有气馁,因为我知道小小的挫折不算什么,只要有信心,我能做的更好,后来我又重新把采购的部门分开以及填写不同部门采购的不同物品,把一份写的清清楚楚地采购清单给领导有一种很详细的感觉下他审批了,当时我的心里有一种说不出的高兴,虽然这不算什么,从以上例子来看使我知道了在人生的道路上,如没有坎坎坷坷,就不会看到在工作中有所收获,因此我在以后的日子里会更加努力的去做好自己应做的事。
适用场景:环卫人员实习考核、辖区管理方案制定
内容看点:环卫实习经验总结、辖区管理实施方案
行文逻辑:介绍辖区范围→分类处理路段→落实管理措施
我在xxx环卫局xxx环卫所实习。经过一周的实践学习,现把具体实习经历及工作情况总结汇报如下:
首先在xxxx环卫所实习期间我加强了自身的实践学习,在第一天工作时由xxxx所长向我介绍了工作辖区(xx公路以南、xxx路以西、xx路以东的各个路段)以及我辖区的常规工作(街道的保洁、流动摊贩治理、非法广告路面抛撒等)。并指导了具体工作及工作难点和重点。例如:在我辖区内常规工作有:街道的清扫和保洁、流动摊贩和非法广告的治理和清除、门前三包区的管理和占道经营及代清费的收取等。在我辖区内重点工作是主要街道和路面的保洁工作以及环城路上车辆的抛撒等问题。在工作期间,我和所里的同事共同完成辖区的管理和监察工作并把学到的理论知识与实践相结合。
其次在所长xxx的认真教导下结合我辖区的具体情况(涉及的道路巷道较多、不同路段情况不同),我们把工作的重点按照不同的路段结合我辖区实际情况分类处理。例如:
(1)对xxx大街、xxx等客流量较大的路段上,我们把工作重点放在路面的保洁和流动摊贩的治理上,尤其在青年路上还要随时检查加非法广告的去除情况和门前三包区域卫生等。
(2)xxx路、xxx路、xxx路等路段我们把工作的重点放在货运车辆的检查和路面抛撒带泥上路等问题上。
(3)对于其他路段主要以路面的清扫和保洁工作为主,并定期检查。除此之外,由于xxx市场的存在,使得周围路段(青年路等)零散摊位较多,而人力资源有限,我们充分利用人力资源适当调节人员配置,结合我辖区实际情况,采取了一下措施:
①我们对xxxx市场周围路段加大清扫和保洁力度,与此同时对周围的摊贩也加强了管理。
②对于货运车辆较多及抛撒较为严重的路段采取加大检查力度、增加巡察次数、从严要求车辆规范运输。
③对于部分车流量、人流量较少的街道、巷道以保洁为主,采取不定时清扫,多次巡视检查,发现卫生情况不合格时立即处理。以上各项工作是针对我辖区的特殊情况而制定,在此前提下,我区的常规工作正常进行。
后,通过在xxx环卫所的短暂实习,使我环卫部门的工作概况有了更深刻的认识,对于我环卫人员的工作性质有了更广阔的认视,也在工作期间汲取了更多的实践经验。并在今后的工作中吸取工作经验的同时改正以往的不足之处。使我区环卫工作蒸蒸日,使区市民有一个更好的工作和生活环境。
适用场景:企业人事流程优化、政府机构改革实施
内容看点:提升管理效率方法、现代化改革实践参考
行文逻辑:分析现状→阐述必要性→明确核心要素→提出实施路径
电子计算机作为数据处理系统,已逐渐成为人事管理现代化的重要工具,在人事管理中正在发挥着重要的作用。在我国,已经开始运用电子计算机进行人员工资管理、人事统计和查询、干部考评和人事档案管理以及人才预测和规划等。
管理现代化是汉代社会发展的一股不可抗拒的洪流。近几十年来社会化大生产的发展规模越来越大,综合性越来越强,生产专业化分工越来越细,行业有部门之间的相互联系、相互依存和相互作用更不密切。组织管理日趋复杂;而现代化科学技术也正以史无前例的速度不断分化,不断综合,全方位地向高又立体的微观、宏观方向进军。这些,要求管理工作对实际问题的反映和决策必须迅速及时,对信息系统的完善程度越来越高,传统的手工业式的管理理论、方法、体制已远远不能适应当代社会的发展和四化建设的需要。改革、创新,实现管理现代化势在必行。
现代化管理的内容很多,关系很复杂,它包括人、资金、物质、信息和时间等诸要素,其中起关键作用的要素是人。人既是管理者,又是被管理者,在管理中处于双重地位,且具有巨大的能动性。可见人是现代管理中最重要的因素。因此,管理人力资源开发与利用的人事管理在整个复杂的管理大系统中的重要地位是不言而喻的。牵一发而动全身,抓好了人事管理就为其他管理的优化得到根本的保证。
管理改革必须配套进行,现代化管理的实施也需要协调发展,人事管理既然在管理系统中占有如此突出的重要地位,在管理现代化的浪潮中,人事管理现代化也需同步进行,才能使现代化管理在社会化大生产和当代科学技术发展中起到放大和增产的作用。总而言之,人事管理现代化是管理现代化不可缺少的重要一环,它是把现代化管理的理论、方法和手段运用到人事工作中,使人事管理达到限度地提高工作效率的目的,以适应社会和科学技术的发展。实现人事管理现代化,使从事管理工作由原来凭个人或少数人的经验作决策,逐步上升到按事物的内在规律的科学高度办事,做到物质与精神相结合,抽象与具体相结合,定性与定量结合,静态与动态相结合,现状和未来相结合,个体与群体相结合。至于先进的科技手段,除科学地运用原有的生物、化学、物理、机械等手段外主要是运用当代最新科学技术之一的电子计算机来为人事管理现代化服务。概括地说,人事管理现代化的内容是包括人事管理思想的现代化、人事管理、组织的现代化、人事管理手段的现代化。通过这四个方面的现代化来实现人事管理的计划、组织、指挥、协调、控制的现代化和从事人事管理工作者自身的现代化。
适用场景:物业人员招聘流程优化、设施设备维护管理
内容看点:提升服务效率方法、优化业主关系策略
行文逻辑:增强人力资源管理→培育核心专长→推行顾客互动→重视设备管理→强化安保队伍
xx年xx月xx日下午开始,我在实行了物业管理实习工作。在实习期间,我依次对设施管理、事务管理、保安管理实行了实习。在实习中,我在管理处指导老师的热心指导下,积极参与物业管理相关工作,注意把书本上学到的物业管理理论知识对照实际工作,用理论知识加深对实际工作的理解,用实习验证所学的物业管理理论,探求物业管理工作的本质与规律。简短的实习生活,既紧张,又新奇,收获也很多。通过实习,使我对物业管理工作有了深层次的感性与理性的理解。
我所实习的美佳物业管理有限公司,隶属于香港沿海绿色家园集团。当前,该公司拥有员工近1500人,在深圳、厦门、福州、上海、武汉、鞍山、北京、大连、长沙等大中城市均有物业管理的项目。管理面积约300万平方米,管理项目类别有大型住宅区、高层商住大厦、商场、公寓、别墅、酒店、高等院校等物业。伟柏花园是其所管辖的物业管理项目之一。伟柏花园由2栋19层高的塔楼组合而成,小区面积约29000平方米,居住270户,居住人口近一千人,管理处员工26人,其中:管理人员6人。
回顾实习生活,感触是很深的,收获是丰硕的。实习中,我采用了看、问等方式,对伟柏花园管理处的物业管理工作的展开有了进一步的了解,分析了管理处展开物业管理相关工作的特点、方式、运作规律。同时,对管理处的设施管理、事务管理、保安管理有了初步了解。
一、增强人力资源管理,创“学习型、创新型”企业。
严把员工招聘关。美佳物业在招聘管理人员须毕业于物业管理专业;招聘维修人员须具备相关技术条件的多面手,并持有《上岗证》;招聘安保人员须属退伍军人,对其身高、体能、知识、品格、心理素质等都实行严格考核挑选。
做好员工的入职、在职培训工作。美佳物业对新招聘的员工实行上岗前的相关培训工作,使员工对小区的基本情况、应展开的工作心中有数,减少盲目性;随着市场竞争激烈,知识、技能的持续更新,对在职员工提供各类专业性的培训机会。美佳物业提倡“工作就是学习,工作就是创新”,每位员工都争做“学习型、创新型”员工,员工中形成了一种积极向上的比帮赶超的竞争氛围。从而,使员工个人素质得以提升,管理处的管理服务水平和管理效益得以提升,树立了良好的企业形象。
从实际出发,管理处严格参照ls09000质量体系运作,制定了严格的规章制度和岗位规程、工作标准、考核标准。管理处根据员工的工作职责,制定全方位的上级、平级、下级的360度考核办法;制定量化考核标准,实行定性和定量考核相结合,增强了考核的可操作性,减少考核时人为因素的影响;建立完善考核机制,实行末位淘汰制,避免了考核走过场的现象,通过考核机制的建立,增强了员工的危机感、紧迫感,促使员工持续提升自身素质。
二、培育自身核心专长,创特色服务,提升核心竞争力。
在实习中,我看到一套由沿海集团、易建科技、美佳物业合作自行设计开发的“一站式物业管理资迅系统”物业管理服务软件。该软件包括:“一站式客户服务、一站式资迅管理、一站式数码社区”三大体系,是一个利用网络、电子商务、科技手段来提升物业管理水平和服务质量,有效地开发、整合、利用客户资源的资迅系统。管理处全面提倡“一站式服务”、“保安”的特色管理服务。从而,实现了高效的管理运作,解决了业主的奔波之苦,创造了一种无微不至、无所不在的服务,提升了服务效率,提升了业主满意度,提升了物业管理服务的水平和服务质量,终提升了公司在激烈的市场竞争中的核心竞争力。
三、推行“顾客互动年”,促动公司与业主之间的良性互动。
美佳物业在与业主关系管理方面,在实习中我了解到,在20xx年美佳重点展开了“顾客互动年”活动。成立了美佳俱乐部,设立新生活服务中心,开通客户服务热线,及根据小区居住的业主不同的年龄、不同的爱好与兴趣、不同的层次等,有针对性地展开日常的社区活动与主题活动。如:三月份,展开了学雷锋义务服务活动;“六一”儿童节,与幼儿园联谊展开游戏活动;十月份,组织小区业主观看露天电影;十二月份,圣诞节由圣诞老人派发圣诞礼物……通过展开各类丰富多彩的互动活动,增强了公司与业主、业主与业主之间的沟通交流,创建了互动的顾客关系,营造了浓厚的社区氛围和良好的居住环境。
四、重视物业管理的重要基础工作——设备管理。
对于设备管理,我在实习中看到,管理处着重建立和完善设备管理制度;对各类设备都建立设备卡片;做好设备的`日常检查巡视,定期实行检查、保养、维修、清洁,并认真作好记录,发现问题即时解决。如对水池、水箱半年清洗消毒,实行水质化验,以保证水质符合国家标准;发电机每月试运行;消防泵每月点动,以确保发生火灾险情时,消防泵能正常使用。等等。
五、管理处一道亮丽的风景线——安保队伍。
管理处的保安管理设大堂岗、巡逻岗、监控岗、指挥岗,岗与岗之间密切联系,对小区实行24小时的安全保卫。建立并完善各项治安管理规章制度;对新招聘的安保员实行上岗前岗位的基本知识和操作技能培训,增大对在职安保员的培训力度,注重岗位形象、礼节礼貌、应急处理水平等培训,从而增强安保员的工作责任心和整体素质;强化服务意识,树立“友善与威严共存、服务与警卫并在”的服务职责,安保人员在做好治安管理职能外,还为业主提供各种服务,形成了管理处一道亮丽的风景线。
短暂的实习转眼而过,回顾实习生活,我在实习的过程中,既有收获的喜悦,也有一些遗憾。通过实习,加深了我对物业管理知识的理解,丰富了我的物业管理知识,使我对物业管理工作有了深层次的感性和理性理解。同时,因为时间短暂,感到有一些遗憾。对物业管理有些工作的理解仅仅停留在表面,仅仅在看人做,听人讲如何做,未能够亲自感受、具体处理一些工作,所以未能领会其精髓。
通过实习,我发现美佳物业无论是在管理经验,还是人才储备、基础管理上都已储备了雄厚的资源,是物业管理行业中的一位后起之秀,它的发展前景非常广阔。但在深圳,美佳物业的品牌不太响亮,若美佳物业挖掘新闻,借用传播媒体,扩大其知名度。那么,将在物业管理行业新的规范调整期占有更大的市场,让更多的居民享受到其优质满意的服务。
通过实习,我理解到要做好物业管理工作,既要注重物业管理理论知识的学习,更重要的是要把实习与理论两者紧密相结合。物业管理作为微利性服务行业,它所提供的产品是无形的服务,物业管理是一种全方位、多功能的管理,同时也是一种平凡、琐碎、辛苦的服务性工作。所以,在物业管理实际工作中,要时刻牢记物业管理无小事,以业主的需求为中心,一切从业主需求出发,树立“想业主之所想,急业主之所急,做业主之所需”服务宗旨,持续学习,持续创新,与时俱进,为业主提供整洁、优美、安全、温馨、舒适的居住环境,为全面建设小康社会开创物业管理新的里程碑。
适用场景:档案馆实习生岗位培训、档案业务流程学习
内容看点:档案管理实务操作指南、档案服务功能提升案例
行文逻辑:了解档案馆概况→掌握档案管理流程→认识档案服务功能→分析人才要求→总结实习体会
摘要:通过本次实习,本人对xx市的档案管理工作有了直接而全面的认识,加深了对档案事业重要性的理解;在对档案管理流程的接触体验中,促进并强化了本人档案学理论和知识的消化和掌握;直接的工作体验也给自己对现代科学技术对档案工作的作用和影响有了全新的感悟,了解到档案事业对专业人才具体要求,同时看到自己专业素质的差距,明白了自己今后加深学习和修养的努力方向。
20xx年的暑假,我有幸来到xx市档案馆实习。档案馆座落法政路30号大院内,是一座不起眼的十层楼房,比起别的机关,这里更为安静。本次实习,馆内各个工作环节:整理档案、缩微操作、修复资料、借阅服务等我都轮流体验了一遍,学到许多在课堂上学不到的知识和技能,思想深处仿佛经受了洗礼。
一、xx市档案馆概况
xx市档案馆和档案局合署办公,“两个牌子,一套人马”,档案馆负责全市档案的保管利用,档案局实施行政管理职能。xx市档案馆1995年被评定为“国家一级档案馆”。xx市档案局(馆)1994年起,连续六年被xx市委、市政府授予“xx市突出贡献先进(表扬)单位暨机关为基层服务佳(表扬)单位”,1995年被评为“全国档案系统先进集体”。他们的工作人员每隔若干时间轮岗,或在部门内换位,或在处室间调职,因此,每个工作人员对“馆”和“局”的工作业务都能熟悉和掌握。
xx市档案馆建筑面积3800多平方米,其中库房建筑面积2520平方米。馆内设有办公室、接待阅览室、电脑室、缩微室、冲洗室、裱糊室、档案库(3个)、声像档案库(1个)、资料库(2个)。
接待阅览室可供60多人同时查阅档案。电脑室安放数据库服务器,为档案馆的数据管理提供强大的支持。缩微室内置缩微机一台,把建国后纸质档案内容缩微拍摄存储在胶卷上。冲洗室内设冲洗机一台,专门用于冲洗拍摄了档案内容的胶卷。资料库存储:综合、组织人事、宣传、纪检和监察、统战、群众工作、政法、经济计划、工业、交通、邮电、城市建设、农林水产、财政金融、商业、文教卫生、科学、外事、军事、年鉴与史志、报纸与公报资料;这些资料有的通过收集、征集、交换、赠送而来,有的从书店、图书馆以及废品收购站、纸厂购买而来的。裱糊室可容纳十多个人同时工作,室内有冰箱、电热器、用于煮制和存放浆糊。
至1999年底,该馆馆藏档案有*百多个全宗,*十多万卷(册),排架长度*千多米,档案形成时间为上世纪初至上世纪末。其中中华人民共和国建立前的档案*万多卷(册),包括清代档案、民国档案、日伪档案及新民主主义革命时期革命历史档案;中华人民共和国建立后的档案*十多万卷(册);此外,还有录音、录像、照片、缩微片、光盘以及实物档案等。馆藏档案资料*万册,形成时间为十九世纪至上世纪末。
该馆的声像档案库和母片室收藏有1900~1999年间形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、影片。录音带、录像带、影片251盘,照片23381张。
由于库房面积有限,1999年以后没有新档案进馆,只好分流到下一级档案馆。新的xx市档案馆已经选址大学城,正在筹划建设中。图纸中的新馆结构新颖、功能齐全,具有现代建筑风采。
二、档案管理的基本流程
实习期间,在档案馆处室领导的安排下,我有幸接触各个工作环节,对档案管理基本流程有了大致的了解。
(一)档案接收上架
1.档案进库准备。负责档案接收工作的处室,安排接收人员将拟进库档案的全宗名称数量(包括目录数量)及进库时间填写清单,以书面形式提前通知库房管理部门,库房管理员安排好存放档案的库位,作好接收清点的准备。
2.进库档案案卷目录的检查与装订。进库目录一式两份,库房管理人员对移交入库的目录进行整理,检查案卷目录有无页号,有无重号、漏号,装订案卷目录。案卷目录一份存接待室供查阅,由接待人员负责管理,一份存库房工作间,有库房管理人员负责管理。
(二)档案封存
已经缩微、扫描、刻有光盘的档案(包括已数字化的目录),以及暂不开放的档案等,经馆长办公会研究后,可定为封存档案。
封存档案实行专库专人管理。办理封存档案的出入库事宜,必须由负责库房管理的处级领导主持,相关库房管理人员到场,在相互监督下进行。
利用者调用封存档案,须填写《调用封存档案审批表》,经馆长办公会研究批准,原则上每次不超过10卷,每天调出多少卷,收回多少卷,调出档案未还清,不得再申请调卷。
(三)档案移出
档案从馆藏中移出,包括个别案卷和整个全宗的移出,都应在《档案移出登记簿》上及时登记,并在档案接收登记簿和全宗卷内注明档案移出的时间、数量及原因等。属于个别案卷移出的,还应在案卷目录(包括接待室目录)的相应卷号和目录扉页上予以注明:属于整个全宗移出的应及时告知接待室并收回该全宗的案卷目录。
档案移出,库房管理人员应根据有关要求,写出档案移出的书面说明,经部门报馆长办公会研究,并由馆长在书面报告上签名批准后才能办理移出手续。
(四)档案排架
1.设库。馆藏档案按全宗群设库。
2.排架。档案资料上架排列以全宗为单位,按全宗号、目录号、案卷号先后顺序,从左至右,自上而下排列。存放档案的装具外均应标有醒目的索引标记。
声像档案、特藏档案一般应从全宗中抽出。按声像档案、特藏档案管理办法专库存放,不能抽出的应在档案目录中进行标注。凡抽出的声像档案和特藏档案,均应及时填写《声像档案代理卡》或《特藏档案代理卡》存放在全宗相应卷位置上,并在案卷备考表和案卷目录中注明。
(五)档案保管
1.全宗卷。每个全宗均应建立能够说明该全宗历史情况的全宗卷,按全宗编号顺序集中统一存放在库房工作间。
(1)全宗卷有卷内材料目录、全宗介绍、档案数量变化登记表、检索工具编制情况表、档案材料交接单据、档案清点情况登记表、档案开放情况说明、档案数字化工作单、档案技术处清单(如修裱、改页码等)等内容组成。
(2)每年一月份上半月为检查、填写、充实全宗卷内容的规定时间。充实和填写的内容为上一年度目标任务计划中涉及所应归入的各种材料,如:档案数量变化、缩微全文数字扫描工作、修裱等情况。平时在档案管理过程中所形成的、属于应归入全宗卷的材料,均应及时归入。
2.库存档案的定期清点。对库存档案资料视情况每年有重点地抽查、清点。每次清点或抽查后,均应认真填写清点情况表,归入全宗卷内。
(1)清点工作按全宗进行。清点结束后,清点人员应写出情况报告,经处长审阅签名后归入相应全宗卷内。
(2)清点人员应负责清点过程中的缺卷查找工作,并将查找到的档案归到相应的排架上。档案查无结果时,应报告分管处长,并在清点情况表及清点小结中具体写明缺卷原因和查找案卷的情况。分管处长对缺卷情况应负责组织人员进行复查,并将复查情况书面报告处长,有处长报告观领导。处理情况经馆领导圈阅后归入相应全宗群策内。
(六)档案调归
库房管理人员办理档案出入库事宜,必须2人以上,在相互监督下进行。
库房管理人员必须凭《调卷单》调卷。《调卷单》必须写清调卷单位或代号,所调档案的全宗号、案卷号、标题、调卷目的、时间、开具调卷单人姓名,以及部室领导或馆领导的审批意见,缺少一项,库房管理人员不得将档案调出。
档案调还必须进行认真清点,办理交接手续。一般卷清点到宗,特种卷清点到件、张,并注明载体及数量。收库的档案必须及时归回原库位。不得将档案存放在办公室、工作间和库房过道上过夜。
(七)档案修复
档案馆的馆藏以纸质档案为主,库房能做到24小时恒温恒湿,防光防有害气体,还定期施放杀虫药物。但蠹虫十分顽诊,许多档案依然被其残害,年代越久,残损程度越深。不过对比古籍来说,档案的修复难度相对低许多。
总体来讲,档案的修复工作量还是很大的,再加上原有修复人员退休或调动,人手明显短缺。档案馆的解决办法是,把这繁重的任务外包给专业公司。现在的修复人员由专业公司派出,十几名中专毕业生,安排相应培训后上岗,我实习之前已在此两三个月。他们的工作态度比较认真,质量总体来说有保证。为确保修复质量,档案馆另请监理公司负责验收监督。由此可见馆领导对档案修复工作的重视。
从专业来讲,档案修复较中山图书馆的古籍修复有相当差距。图书馆按照文物标准修复,要求更高;那里的修复人员有xxxx年以至30年专业工龄,修复质量代表了当代的工艺水平。档案馆一些重要档案,要修复的话,也是送请中山图书馆帮助。那里的工作人员知道我在图书馆干过,也让我操作一番。两相对比,她们自认手势粗糙,也丢下一句话,这样干,饭也吃不饱。
一个多月,转了一圈,边工作边思考,课堂上讲的意义、原则、概念、要求,似乎活了起来,不是干巴巴的理论。档案管理确是真真切切的工作和事业。
三、档案服务利用功能的认识
通过这次实习并系统阅读市档案馆有关规定和宣传资料,我感觉档案管理的理念,与十年前相比有所变化。以往的档案管理更为重视收集和保管,文件中讲组织机构、人才培养、档案收集、库房建设的内容比较多,讲档案利用的篇幅相对较少。在近十年,从中央到地方,领导人讲话提及档案利用的份量明显增强,强调“统筹档案的行政管理和档案保管利用两种职能”。档案管理理念调整变化的重心是,要把历史资源“活化”为有利于社会发展和经济建设的效益资源,档案管理由重在“保管收藏”的内敛心态向强调“利用服务”的开放思维转变。
市档案馆在开放转型上,做了大量工作,成绩突出,体现在四个方面:
(一)为促进国民经济又好又快发展提供服务。以xx地区情况为例,市地税局档案室通过提供稽查档案,查补税费7000多万元;市建筑集团系统档案部门提供档案为企业追回拖欠款共约3.7亿元;xx国际集团有限公司档案室提供租赁合同档案为企业收回保证金84万多美元;市地铁总公司档案室通过提供合同档案为公司减免关税达3000多万元等。
(二)为发展社会主义民主政治服务。一是加强参政议政档案工作。将人大代表提案、政协委员参政议政、人民团体维护群众权益,以及民主党派对党委、政府重大决策进行民主协商和监督过程中形成的文字、图表、声像等材料科学管理和有效提供利用。二是加强政府信息公开工作。通过现场查阅、档案网公布、电话咨询等多种渠道想群众提供利用,保障人民群众的知情权、参与权、表达权、监督权,促进行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政体制的建设。三是加强政府机构改革档案工作。围绕我市深化金融、财政和投融资体制改革、水务体制改革等政府机构改革工作,加强协调,提前谋划,做好机构调整部门的档案工作。四是加强街镇档案工作。确保街、镇的党务、行政、财会、婚姻登记、计生、房屋管理、土地管理等门类档案收集齐全、规范整理、安全保管,并且能够高效、准确地为群众提供利用,促进政务公开,促进镇政府(街道办事处)规范与村(居)委会的工作关系,为基层政权建设服务。五是加强群众自治组织档案工作。积极为村(居)委会换届选举提供档案服务。六是加强依法治档工作。保证档案工作在法制的轨道上快速推进。
(三)为推动社会主义文化建设服务。一是加强地方特色专门档案收集工作。根据广大群众日益增长的精神文化需求,大力整合开发,制作更多有品位的档案文化产品,为群众了解xx历史演变、各行业发展成就、人物,以及风土人情等方面提供服务。二是加强爱国主义教育基地建设。各级国家档案馆要开辟专门的服务区域,以图片展览、视频点播、网站浏览等多种形式,向中小学生及广大公众,开展理想信念教育、形势政策教育和市情教育,深化社会主义荣辱观教育。三是加强文明城市创建、亚运会筹办中档案资料收集整理工作。确保记录xx提升文明程度过程的档案得到完整收集、科学管理。
(四)为推进以改善民生为重点的社会建设服务。一是继续推进社会主义新农村档案工作。指导做好现代农业生产与经营档案、农村土地山林水面承包档案、社会保障档案、村镇规划和历史文化遗产保护档案等的建立和利用工作,为农业发展、农村稳定、农民增收服务。二是进一步加强劳动职工人士档案工作。督促有关单位按规范建立企业职工,包括外来工、个体工商户等所有在xx就业的人的个人档案,管理好下岗失业人员档案,并依法规提供利用,确保群众利益不受损失,促进社会和谐。三是进一步加强所有涉及人的档案管理与利用工作。要把社保、医保、房产、环保、婚姻登记、公证等所有涉及人的档案纳入归档范围、保管范围、进馆范围、利用范围,在档案工作的各个环节中真正重视涉及人的档案的价值,重视所有档案利用者的需求,面向各类人群,特别是普通百姓、困难群体,提供档案利用服务,让每一个公民,无论其职位大小、地位高低,都能在他方便的地方,方便地利用到他需要的档案,充分发挥档案在改善和解决民生问题方面应有的价值。四是进一步加强社会治安综合治理档案工作。积极主动地指导有关部门做好信访档案和安全生产档案工作,为健全治安防控体系和深入开展城乡社区平安创建活动,遏制重特大安全事故提供信息支撑,为促进平安xx建设服务。
对于加强档案利用,市档案馆的工作,重点是推进档案信息化。他们以xx市电子文件档案资源管理中心建设为核心,加强电子文件管理、传统载体档案数字化、档案数据库建设、公开现行文件利用、网站建设与应用,以及档案信息资源社会化服务等工作。一是推广应用电子文件档案资源管理系统。实现各单位电子文件即时归档和归档电子文件及时向档案馆在线移交。市档案局计划向全市市直机关和部分区、县级市档案馆推广电子文件档案归档管理子系统,实现各单位电子文件管理系统与市电子文件档案资源管理中心的无缝联结,为各单位提供归档电子文件管理和服务的平台,为社会提供文档资源发布和利用平台。二是加快馆(室)藏档案数字化。将馆(室)藏中的民生档案和利用率高的档案首先数字化,并在政务网上提供利用,大限度地方便公众利用档案,大程度地实现档案的经济效益和社会效益。市档案馆计划完成馆藏中部分清朝、民国档案(共2万卷,约300多万页)数字化处理,建立档案目录数据库和全文数据库,通过xx电子文件档案资源管理中心向各单位提供利用。三是加快已公开现行文件的数字化。将收到的现行文件在3个工作日内免费向公众提供利用,并通过档案信息网予以公布,实现全市已公开的政策法规性文件都能够通过档案信息网集中向公众提供利用。
正因有了信息化服务平台,xx市档案馆的档案利用服务迈上了新台阶。
四、新时期档案管理人才的要求
档案服务利用功能的增强,导致档案管理对专业人才的要求发生变化和提高。以往的档案管理,侧重于收集和馆藏,具有高中、大专文化的人员,通过边干边学边提高,便能胜任相应工作。但新时期的档案工作,强调档案管理的现代化、标准化和信息化、智能化,如xx市档案局现任局长,过去曾任市信息中心主任,这本身就是档案工作与信息化结合的突出例证。对档案从业人员的要求,更强调专业化和高学历, xxxx年市档案局招录公务员,学历要求是本科或硕士,专业要求是档案学、计算机等学科。这些变化体现了档案事业发展的客观要求。
通过实习,我对档案专业素质要求有了直接体验:
首先,要具有档案专业基础知识。这包括:档案学概论、文书学、档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学、档案文献编纂学等。
其次,具有档案专业熟练的操作技能。档案工作是一项具体的业务工作,它要求每个工作人员有熟练的操作技术和技能,例如:立卷技能、分类整理技能、档案编目技能、档案检索技能(包括手工检索和机检)等等。
再次,掌握计算机技术。档案馆面临着大量的档案信息资源数字化任务,运用计算机及其相关技术实现对纸质档案的数字化处理,保证实现对数字档案信息的“动态搜寻与组织”,是我国数字档案馆建设成功的关键。档案的缩微化、智能化也是档案管理的发展趋势,二者的基础技术依靠的是计算机网络。因此,熟练掌握计算机应用技术是自己今后学习的重要方向。
第四,具备档案编研能力。首先,具有一定的马列主义觉悟。由于我国是社会主义国家,档案编纂工作同其他各项工作一样都不能脱离党的领导,不能和马克思主义相违背。尤其从事档案文献编纂工作对政治上有更高的要求和标准。这是由档案的性质所决定的。其次,具有坚实的专业知识。要掌握档案文献编纂工作的理论、原则和方法,还要具有某一学科或专业的丰富知识,在从事编纂时,才能够正确估计本专业内特定档案的价值和对实际工作意义和作用,把一些典型的、罕见的、重要的、新颖的、适用的档案文献汇编成书成册,及时传递到广大用户手中。再次,具有较高的中文水平和写作能力。从事档案编纂工作人员,中文能力特别要紧,在进行档案挑选、加工、考订、编写提要、文摘和作序等都离不开对中文知识的运用。后,能精通一两门外语。时代在发展,形势在变化,仅仅懂得中文已不能适应工作的需求,我们要接触整理其他语种的档案文献,在编纂中常常碰到外文档案已是不足为奇。
对照上述标准,我充分意识到自己的差距和努力方向。
五、几点体会
一个多月的时间过得很快,通过实习我有四点收获:
(一)、知识活了。通过在库房整理档案,我接触到档案按全宗号分类的实际操作,从而加深对档案分类的认识,也使其他的档案学知识得到融汇贯通,有些事,“一理通,百理明。”
(二)、见识广了。书本的东西很抽象,实际的工作很丰富,如库房温度湿度的掌握,缩微机的使用,拷贝胶卷如何在伸手不见五指的黑房操作,还有许多设备的使用,亲自操作是不知怎么一回事的。正如毛主席讲的:“想知道梨子的滋味,必须亲口尝一尝。”这次我尝了一口梨子,“味道好极了”。档案工作还有许多东西等着自己学习。
(三)、视野开阔了。xx市档案馆的工作,上通中央和省档案馆,下连区、县、大集团企业的档案室,在这样一个高度,学习档案工作的法规、方针、政策,从这样一个角度看待档案的实务工作,认识就有了一个大格局,有了通透感,以往在基层档案室实习,指导老师对上级布置的任务,往往只知具体要求,讲不清所以然。这次明白到上级布置的工作是有整体思路,通盘计划,具体要求,不只知其然,还知其所以然。对从中央到地方档案管理理念的转变,档案馆职能的扩大,很多事情就容易理解,就更明白档案事业大有可为。
(四)、觉悟提高了。思想觉悟提高了。认识到一个档案从业人员除了具备档案业务能力,还应认真学习党和国家的各项方针政策,树立正确的世界观和人生观,这是档案的性质决定了的。保密觉悟提高了。机关层级越高,保密要求越严,这次实习使我见识了保密工作的重要性,遇事再不会随随便便马马虎虎。劳动觉悟提高了。这次实习平生第领到报酬,劳动的付出和收获点点滴滴分外的感觉珍贵。
本次实习机会非常难得,我十分回味这段美好的时光,在此,特别感激何局长给予的机会,非常感谢技术处的张处长、李处长、赵科长,保管利用处的丁处长、张处长、张主任等领导,他们无微不至的关心和热情耐心的指导,使我得以顺利完成本次实践活动。
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