企业档案管理办法制度

企业档案管理办法制度

为了将公司档案纳入规范化管理,特制订本制度。

1、档案管理内容:公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档,以便备查,整理事记等。

2、档案登记:档案室建立档案登记簿,将所有档案详细分类登记,分类管理。存档者须在登记簿上签名,方可将资料入档,否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅:

(1)任何人查阅档案,如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用,必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时,必须有本部门经理以上管理人员书面证明,方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况,必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护:

(1)查阅者必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。

(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借,更不得遗失。如确实需要抄录和复制,必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则,对责任人每次罚款200元。

(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸,必须由分管经理签字批准,保卫方可放行。否则,如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者,须查明原因报综合管理部,并每次对当事人罚款200元-**元。如保卫未查出,被带出公司以外而造成损失的,除对当事人罚款外,由当事人承担一切损失,同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的,除对当事人罚款外,对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等,员工外出学习时发放的学习资料,聘请师傅提供的技术资料、设备资料等,申请购买的技术资料等,必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续,否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的,必须由专用人员写出书面借条,报总经理签名批准后借出,并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存,严禁外传、泄露秘密。否则,视情节轻重罚款1000-10000元,并承担公司一切损失。

7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案,进行微机管理,并确保查询打印的资料完整准确无误。

8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝,标明名目后,存档备查。