某中心学校档案管理制度

某中心学校档案管理制度

中心学校档案管理制度

一、为了贯彻《中华人民共和国档案法》,进一步加强我校档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,更好地为教育、教学服务,结合本校实际情况制定本制度。

二、中心档案是指学校人事档案和在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有查考、利用、保存价值的各种文字、图表、声像以及实物等不同形式、不同载体的文件材料,其构成以教育教学、人事档案为主,包括人事、职称、党群、行政、教师业务、设备仪器、基建、财会、声像九个门类的档案。

三、档案工作是中心管理基础工作的组成部分,是维护本校合法权益,维护本校历史真实面貌的必要条件和依据,是重要的信息资源,是国家的宝贵财富。学校对档案工作实行统一领导、统一制度、分级管理,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。

四、学校档案工作由少先队辅导员负责。设人事档案(负责人事档案、行政文件、职称档案的收集管理),办公档案(负责党群类、行政类、教育教学类、声像类的收集管理),教学及教师业务档案(学生学籍注册登记建立档案、教师的业务档案的收集整理),会计档案(会计档案的收集管理),团队类档案,工会类档案等。

五、人事档案、办公档案由办公室负责,学生学籍由班主任负责,教师业务档案由教研室负责;会计档案由会计室负责。各处室要有一名领导主管本部门的档案工作。并设兼职档案资料员,负责部门文件材料的形成、积累、分类、整理、装订、入档。

六、学校各部门档案兼职人员的工作任务

1、在本处室主管领导的领导下,贯彻实施中心档案工作计划和规章制度。

2、具体组织本处室有关人员收集、整理本处室各项工作活动形成的文件材料。

3、拟写档案卷题名,编制卷内文件目录,装订整理本处室文件材料,并保存好已形成的档案材料。

4、负责对本处室保存的档案材料的保管和提供利用工作。

七、中心文件材料的形成、积累、立卷、归档工作是中心教育教学以及各项管理程序的组成部分,是本校档案管理工作的基础。因此,各门类文件材料的归档工作纳入学校各项管理工作的职责范围内,确保重要的教育、教学、教研等各项管理、各种工作、各类会议都有完整、准确、系统的文件材料归档。

八、学校实行文件材料形成部门立卷制度,一般由立卷人按照文件材料的自然形成规律,加上系统整理组卷、编排页号或卷号,填写卷内目录,装订后入档。

九、文件材料归档范围

1、人事、职称类

主要包括每位教职工的履历、学历情况、入党团情况、奖惩情况、职称评定、工资情况等文件材料。

2、党群类

主要包括学校党、工、团等组织的各种会议文件、记录、工作计划、总结、上级有关党群工作及本校党务管理的文件。

3、行政类

主要包括学校行政部门的计划、总结等各项管理工作以及上级有关学校行政管理的综合文件。

4、教学类

主要包括教学管理、实践、研究和学生学籍管理、招生、毕业分配等活动中形成的文件材料。

5、教师业务类

主要包括教师的登记表、计划、继续教育、业务进修成绩、学期承担课程和工作量、考勤情况、学期工作考核成绩、奖励情况以及总结、试卷分析、教师自编的教学参考资料,在报刊上发表的文章、论文、优质课教案等。

6、仪器设备类

主要包括各种仪器设备的全套随机技术文件以及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7、财会类

主要包括学校财务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表、工资表及其他材料。

8、声像类

主要包括学校各项工作活动形成的照片(含底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、磁带以及与声像材料配套使用的文字材料。

十、归档时间要求

1、党群类、行政类等按学期归档。

2、人事类、职称类按学期归档。

3、教学类、教师业务类于每学期末归档,其他各类材料完成一个培养周期后当年寒假前一次性归档。

4、仪器设备类档案材料在设备验收完毕投入使用后两个月内归档。

5、财务类按会计要求进行定期及时归档。

6、少声像类于每学期末归档,声像载体材料在完成制作后三个月内归档,凡归档的照片(含底片)、录音带必须有文字说明(包括时间、地点、内容、人物和制作者、录音带,还有解说词)。

十一、归档的文件材料以原稿为主,必须注意书写材料及其载体材料的耐久性,禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水或红墨水书写,纸质优良,字迹工整,图样清晰,格式统一,组卷合理。

十二、各处室档案要编制总目录、档案分类目录,要。有必要的检索目录。

十三、学校人事职称设专门橱柜存放。

十四、档案库房的管理要有防潮、防虫、防尘等设施,要排放适当、查找方便,对档案进行科学管理、系统分类、排列、编号。运用计算机实行规范化、标准化管理。