酒店集团采购供应工作管理制度

酒店集团采购供应工作管理制度

为了提高管理水平,加强控制,节能降耗,争取最大盈利空间,必须加强食品原材料、酒水饮料和物品的计划、信息、询价、采购、验收、存储、领发、报销等管理,现就有关问题规定如下:

一、信息联网共享

(一)、信息联网的内容、来源及要求

1、由管理部物价科每月2号、12号、22号定蔬菜类、水果类的价格;每月1号、15号定海鲜类、鱼类、肉类、鸡鸭类、冻货类的价格;每月30号定干货调料类、豆制品类、牛肉类、鸡蛋、油米的价格,在网上公布食品原材料、酒水饮料和各类物品的执行价格;

2、各个库房每月30日,负责各个库房信息的上网公布;

3、各个部门负责相关信息的公布;

(二)、共享信息的人员及部门

集团总经理、集团副总经理、财务部、财务部各库房、财务部各营收点、管理部、管理部物价科、各酒店(日月湖生态园)总经理、副总经理、总经理助理、行政部、房务部、宴会部、康体部、动力部、采购供应部。

(三)、充分利用信息,为提高管理水平服务

1、利用网络信息,每月编制采购计划;

2、在成本核算时,可以在网上查找相关资料;

3、在验收时,可以在网上查找价格信息,而且必须将当期价格,在验收单上注明清楚;

4、在报销时,可以通过网络一一核对。

(四)、信息网络的设置与管理

由集团总经理办公室信息管理科负责信息网络的设置与管理。

二、以月为周期,酒店日常运行所需物品、食品原材料、酒水饮料的申购程序。酒店宴会部、房务部经理、动力部经理和财务部库房一起,确定酒店日常运行低值消耗用品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,报总经理确认。各酒店每月10日,由仓库保管员根据物品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,列出所需要采购物品的清单,交使用部门经理,各酒店部门经理必须认真查核联网信息,确认购物清单后签字,并报分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据联网所获取各酒店的信息资料,科学平衡和调配制定采购计划,由财务部部长签字,交给采购供应部,由采购部部长再次审核后签字执行采购。各酒店宴会部可根据市场行情,提出新品种的申购,通过有关审批程序后,交采购部采购;在月采购计划中,数字预测月偏差的,由各仓库按照最高储量和最低储量及程序直接补货。

三、第二天使用的新鲜食品原材料的申购:如肉类、禽类、蛋类、蔬菜类、水果类等,在当天晚上9:00前以报表形式,由宴会部厨房申购,厨师长签字后,报采购部执行采购。

四、高档食品原材料的申购:如鱼翅、燕窝、鲍鱼等,酒店各部门经理和财务部一起,制定高档食品原材料的最高贮量和最低贮量。低于最低贮量的品种,由各酒店库房开出清单,部门经理及分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据集团各酒店联网所获取的信息资料,科学调配制定采购计划,由财务部总监或部长签字,交给采购部,由采购部总监或部长签字,并报集团总经理批准后执行采购。

(五)急购物品的报销程序

可以根据总经理签字采购的原件附发票报销。

九、采购信用政策

(一)、供货商的信用资质

1、要选择有实力的供货商。比如:海鲜,集团应该选择能做大流通的供货商,建立养殖基地,每天向下属各酒店供货,或及时送到各酒店;

2、如果不能提供,应该考核,必要时取消供货商资格;

3、如果不能提供,由集团自己联系的价格差,应该由供货商负责;

4、食品原材料和酒水饮料供货商,必须提供有效食品原材料和酒水饮料的合格证明;

5、甲乙双方应该以协议或合同形式约定。

(二)、集团对供货商的信用承诺

1、平等竞争,公正、公开;

2、每两个月结一次帐, 结清上两个月的货款;

3、可以办理个人汇款。

十、其他相关制度

1、物品、食品原材料和酒水饮料执行询价制度:网上询价;同行业询价;到市场询价;

2、建立每月盘点制度,规定每月30日为盘点日;

3、建立过期食品原材料和酒水饮料的报告制度,规定提前一个月报告财务部,统一协调处理;

4、财务部分析集团采购运行规律后,编制物品、食品原材料和酒水饮料的库存量及资金占用定额;

5、必须建立每日成本统计汇总每周累计汇总统计成本制度,为确保毛利率的事前和事中控制;

(1)、财务部成本核算员必须统计出成本,采购部、仓库、宴会部、房务部必须配合;

(2)、与前厅部配合统计营业收入;

(3)、根据每日成本统计,每周累计汇总统计成本,编制经营情况周报表,每周一在一周工作指令会上通报。如果有问题,应该查清原因。