物业行政电话管理制度工作制度

物业行政电话管理制度工作制度

物业行政工作制度:电话管理制度

19电话管理制度

19.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理,特制定本制度。

19.2公司及各管理处的电话,主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用,在非紧急情况下,不得使用办公电话作私人用途。

19.3任何情况下,严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现,将给予书面警告处分。

19.4任何情况下,严禁接驳信息台,一旦出现信息费,将由使用人自行负担此项费用。

19.5员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以节约话费成本。

19.6各管理处的分机号码统一使用'8'开头的三位数,各部门分机号码按如下规定执行。管理处主任:801;客户服务部:802-805,客户服务部前台800;人事行政部:806;财务部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不设分机或分机号码不能使用三位数的管理处,由公司根据实际情况另行审核批示。

19.7总机人工录音服务内容统一为'您好,**客户服务中心,请拨分机号码,查号请拨0。'、'您拨的分机正忙,请改拨其他分机号码。,或拨0由总机为您服务。'、'您拨的分机无人接听,请改拨其他分机号码。'总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。

19.8总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。

19.9前台文员接听外线电话的标准用语为'您好,**zz管理处',当对方告知分机电话时,说'请稍候!'如分机占线,说'电话占线,请稍后再拨。谢谢!'接听内线电话的用语为'您好,前台!'其他内容视情况回答,要求规范、简洁、礼貌。

19.10由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费用预算报公司审核,并负责对办公电话的费用支出做出有效控制和监督。

19.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作,并协助管理处主任监督电话的正常合理使用。对电话费用有疑问的,应主动联系电信部门查明原因,为费用结算提供合理的数据资料。对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调,适时向物管公司提出检讨方案。

19.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%,若超出该范围,管理处主任须提交充分合理的理由,书面报告予物管公司审核,否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。

19.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能,若目前使用的未有该项功能,应结合实际情况提出整改意见,并向公司报批加装。

19.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方便外电打入和紧急情况而设,业务拨打电话应尽可能采用总机线路。

19.15管理处电话一律取消长话功能。各管理处可根据话费预算,统一购买ip电话卡,由行政人员保管,员工因公需要拨打长途的,必须在《长话登记册》上注明对方号码、拨打原因,由部门主管或管理处主任签字确认,行政助理才予以协助拨打,并记录每次时长及消费额。若负责人不在,又确因业务需要挂长途电话的,必须通过电话请示批准后,方可进行拨打,并在三日以内补办审批手续,逾期不补办者视为私人电话,电话费由其本人全额支付。

19.16行政助理未按上述的规定执行,手续不全即帮他人拨打长途电话者,除当次电话费由其全额支付外,每发现一次罚款50元。

19.17员工未经同意私自拨打国内长途电话,或以公事为由挂国内长途电话者,经查明属实后,除全额支付当次电话费用外,每次罚款50元;私自拨打香港或澳门电话者,每次罚款100元。屡犯不改者,视情节给予处分,直至辞退处理。