物业行政采购管理规定工作制度

物业行政采购管理规定工作制度

物业行政工作制度:采购管理规定

9采购管理规定

9.1目的

规范物管公司各管理处物品采购,物品入仓、出仓的程序,确保采购物品符合规定要求。

9.2适用范围

适用于物管公司各管理处有形产品采购工作,供应商管理及仓库管理等。

9.3职责

9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单,并负责仓库管理

作及货款报销、采购资料存档管理工作。

9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。

9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单,并汇总编制物管公司的月资金使用计划,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。

9.3.4财务部负责资金审核及调拨。

9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。

9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。

9.4采购制度要点

9.4.1维修物料的采购原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的采购每月的次数不超过(含)三次。

9.4.2采购行为分类

9.4.2.1固定资产类

指单位价值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。

9.4.2.2非固定资产物品/费用类

指单位价值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。

9.4.3采购方式

9.4.3.1长期协议范围:

员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。

9.4.3.2固定供应商范围:

文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。

9.4.3.3一般供应商

经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时寻找的供应商,采购品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。

9.4.4采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。

9.5其他采购要求:

9.5.1尽量要求按时送货,如需外出采购,行政助理应安排集中物品采购。

9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。

9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货上门。

9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。

9.6.1请购

9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购计划,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划(附请购清单),依权限逐级报批。

9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用计划,并交总经理批准。

9.6.1.3急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写《请购表》交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹采购,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。

9.6.1.4大件贵重物品除按照资金使用程序报批外,仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。

9.6.1.5固定资产(1000元以上)采购需填写《固定资产采购申请表》。

9.6.2询价、比价、议价

9.6.2.1行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急,参考市场行情及过去采购记录进行询价作业,若因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。

9.6.2.2行政助理应获取正式书面的报价资料,内容须详细、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的详细资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。

9.6.3呈核、订购

9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上,依权限逐级报批。

9.6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料,一同呈报使用部门核准后,再依权限逐级报批。

9.6.3.3采购材料较专业复杂时,行政助理需密切联系使用部门,并先把《请购单》交使用部门确认无误后,才依权限逐级报批。

9.6.3.4《请购单》经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。

9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后,应密切跟进交货事宜,并及早做好相关的收货准备工作。

9.6.4验收

9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验,专业产品还需要专业人员陪同验收,验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货,如不合格,由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如《不合格产品验收单》超过一定数量,取消供货资格,另换其它供货商。

9.6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门,并作出跟进。

9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。

9.6.5存档跟踪管理

9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅,以及做好跟踪管理工作。

9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。

9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处提供准确的记录信息

。

9.6.5.4采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。

9.7仓库管理

9.7.1.物品出仓

9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。

9.7.1.2各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。

9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。

9.7.2物品盘点

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。

9.7.2.2根据清点结果,填写《库存物品盘点表》。

9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。

9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。

9.7.3仓库管理

9.7.3.1仓库物品应摆放整齐,由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放;

9.7.3.2物品应分名别类,在物品前挂上物品标签卡;

9.7.3.3仓库除仓管员外,无特殊情况其他人员不准入内;

9.7.3.4仓库应通风良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠药,对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;

9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;

9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;

9.7.3.7仓库内应做好安全用电管理,不准在仓库内进行加工、烹调等作业,必须做到人走灯关;

9.7.3.8仓库内应做好防范措施,门、窗、锁保持完好;

9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时,应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管,在此期间如需领用物品须有两人同往,并做好登记记录。

9.8物品供应商评审管理

9.8.1评审范围

9.8.1.1长期供货合作的供应商/委托方;

9.8.1.2成交标的大额的供应商/委托方

9.9行政助理应当对合格供应商及时建档,包括以下内容:

9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址

9.9.2营业执照复印件

9.9.3资质等级证书

9.9.4评审结果和记录

9.9.5其他证明材料

9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次,并编制成一览表报总经理阅示。具体要求:

9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况

9.10.2委托方/供应商产品价格的变化

9.10.3社会信誉的变化

9.10.4同本管理处合作的情况跟踪

9.10.5其他应当跟踪管理的要素

9.11跟踪评审结果的处置

9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象,可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。

9.12物品采购流程

采购流程

预算内预算外