企业公司收发文管理制度

企业公司收发文管理制度

企业集团收发文管理制度

一、收文

1、登记:所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号,按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在《收发文件清单》上。

2、传阅:由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅,及时分发、及时收回归档。

二、发文

1、公司文件的拟定签发,对内外具有指令性和权威性。

2、拟稿:公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草,要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务,须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件,由董事长指定专人负责起草。

3、核稿:公文起草后,由拟稿部门经理审核签字,如公文内容涉及其他部门事务,须由有关部门共同审核签字;会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件,由董事长签发。

4、签发:凡以公司名义行文的,须经行政部经理、董事长签发后,方可交付打印,属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的,部门经理签发即可。

5、打印:在拟稿、核稿、签发手续齐备后,交行政部审核登记,标明文号,密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文,但要补办登记手续,按审核份数打印。

6、盖章:文件打印校对完毕后,按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。

7、存档:公司所有文件均须存档一份,发文部门也须自留一份备查。

8、传递:保密文件的传递,按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。

三、传真

1、由前台统一收、发传真,并记录到《传真接收、发送记录表》上。

2、发送传真要统一用公司传真纸。