监理公司文件管理制度

监理公司文件管理制度

建设监理公司文件管理制度

一.收文

1.建立《收文登记表》,由办公室派专人进行文件收文处理。

2.实行收文登记批办制度,收文由秘书办理登记,填《公司收文批办单》,统一交办公室负责人,办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责,传达部门负责人办理。

3.办理文件的有关人员均应签字,有关工作完成后,将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件,经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

4.各部门收到的函件,应交办公室即时登记,交签字后2、3条处理。

5.各有关人员注意保密,不得泄露本公司机密。

二.发文

1.公司发文由有关部门起草,建立《发文登记表》,由办公室统一编号、发出。

2.每次发文须经总经理签字同意,并留底存栏。

3.各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

4.向上级单位呈报的文件,由办公室派专人,按公文传进程序进行。

5.监理项目中的一般业务文件,需要办公室打印的,需办公室主任签字批准。

三.文件查询

1.凡查询、复印、借阅文件,均需申请、登记。

2.凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件,只能在公司办公室查阅,允许复印的文件,不得带出公司,只能在公司复印。