某装饰公司档案管理制度

某装饰公司档案管理制度

装饰公司档案管理制度

第1条 档案的管理:

(一)办公室是档案的执行管理部门,并由专人负责档案管理;

(二)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档;

(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作,档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料;

(四)档案管理使用专用电脑,建立电子档案和索引目录以备科学查档;未经办公室同意,其它员工一律不得擅自使用。

第2条 档案归档范围:

(一)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;

(二)政府、项目批文、合同,公司董事会形成的文件材料;

(三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等);

(四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);

(五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等),发展规划、工作总结等;

(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸,工程部门留用复印件备份等;

(七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档);

(八)公司有效证照、证件;

(九)具有法律效力及保存价值的文件;

(十)公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

(十一)员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

(十二)公司获得的各种社会荣誉资料;

(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由公司财务部自行保管存查);

(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训;

(十五)其他需要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第3条 档案立卷要求:

(一)办公室应及时做好档案归档分类保管工作;财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料,如材料还需使用,也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续;各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交归档的文件材料;

(三)各部门向办公室提交档案时,要严格履行移交手续;档案管理人员按文件材料分类造册,并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间;

(四)档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点,保持档案质检的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;

(五)卷内档案材料应按材料排序,依次编写页号;

(六)有关卷内材料的情况说明,都应逐填写在目录备注内;

(七)案卷封面,应逐项按规定用钢笔或签字笔书写,字迹要工整、清晰。

第4条 档案归档时间:

(一)公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论;

(二)财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查;

(三)物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查;根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。

第5条 档案的借阅:

(一)借阅档案需按规定办理借阅手续,在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为,并应及时归还。

(二)各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅;

(三)公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准,否则不予借阅;

(四)借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销;

(五)借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司总经理批准;

(六)借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过10天;档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录;

(七)借阅人对档案要妥善保管,不得遗失;

(八)凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理;

(九)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经总经理同意方可办理。

第6条 档案保密级别:

(一)档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注;

(二)有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用;

(三)有密级档案只限档案管理员管理;

(四)一般档案管理,属业务工作使用范畴,对内予以及时提供利用;对外按借阅手续经办公室主任批准办理。

第7条 档案的销毁:公司定期对档案进行鉴定,制定销毁清单,对失去保存价值的档案,登记造册,经办公室负责人审核,报公司总经理批准后方可销毁,销毁时需有两人以上参加,并在销毁清册上签字。