建设集团公司公文事务性文件管理制度

建设集团公司公文事务性文件管理制度

建设集团公司公文及事务性文件管理制度

1.目的

为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,减少工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道,特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司全体员工。

3.术语和定义

3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。

3.2.公文的种类中要有:

3.2.1.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有:

3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。

3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

3.2.5.通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者反映重要情况。

3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。

3.2.7.请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。

3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。

3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。

4.制度内容

4.1.公文相关工作要求

4.1.1.拟稿:按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签;

4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组成。

代字:发文单位,由'浙中建'表示;

年份应标全称,用小括号'[]'括入;

序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加'第'字;

编号示例:'浙中建[2022]第1号';(即浙江**建设集团有限公司2023年所发的第一份公文);

公文编号由行政人事部指定专人进行记录;

4.1.3.公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》;

4.1.4.签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案;

4.1.5.盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记;

4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作;

4.1.7.归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。

4.2.事务性文件工作要求

4.2.1.文件编制格式

4.2.1.1.正式发布的文件必须编制'文件编号'、'文件主题(或文件名称)'和'页码',以便于检索;文件主题应简要准确概括出文件的主要内容;页码标识用'第 页 共 页'的形式标识;

4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制,详见附件《公司事务性文件模板》,同一类文件的编制格式应保持一致;

4.2.2.文件编号规则一般采用字母和数字混合,连续编号:

一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号;

公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号;

部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改;

文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用'qt'表示'其他'类;文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设,文件种类代码详见附件《文件种类及代码》;

年度编号以4位阿拉伯数字表示;

每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4……表示,第一次发布时用'1'表示,当有修改第二次发布时用'2'表示,版本标识时数字要连续,不得断开使用);

编号举例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月财务部发出的通知,且该通知为财务部今年发出的第2份通知;

4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变,本规则发布之后,如果要修改以前已经发布的文件内容,按本规则重新编定文件编号。

5.文件种类及代码

文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码

章程zc决议jy方案fa计划jh

议案ya制度zd批复pf申请sq

流程lc合同ht通告tg报表bb

工作联系单l*d通知tz总结zj日报rb

备忘录bwl会议纪要hyjy信函*h周报zb1

传真cz报告bg决定jd月报yb

指示zs请示qs招标zb其他qt

说明:不在上述范畴的文件统一归入'qt'其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,需要增设时由行政人事部制定。

6. 公司目前以表单式管理为主,简单、明了、易懂,增设的表单详见附件。

附件1:表22 对外传真表

附件2:表23 公司事务性文件模板表

附件3:表24工作联系表

附件4:表25市场营销人员工作月报表

浙江**建设集团有限公司

二零一五年二月十二日