烟草案卷管理制度(一)

烟草案卷管理制度(一)

烟草案卷管理制度,下面是小编整理的烟草专卖执法案卷档案管理制度和浅析烟草企业内部档案的管理文章,欢迎阅读!

烟草专卖执法案卷档案管理制度

第一条 为加强对烟草专卖行政执法案卷的管理,进一步规范案卷整理归档工作,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合我省实际,特制定烟草专卖行政执法案卷归档制度。

第二条 各级烟草专卖行政主管部门对已结案的行政执法案件在执法过程中所形成的文书材料、图纸、表格、视听资料等都应列入归档的范围。

第三条 案卷归档工作实行分级管理、统一保管的原则。

任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

第四条 各级专卖管理部门要建立健全日常归卷制度。

对日常处理完毕的执法案卷材料,由本部门指定一名案卷管理人员统一保管。

案卷管理人员因工作变动时应将接收的卷宗材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第五条 案卷管理人员应每月定期对本单位已经结案的案卷及相关材料按照一般程序、简易程序、行政许可等类别进行整理、汇总,编制检索目录并按序排列,妥善进行保管。

第六条 卷宗的保管期限须按照档案管理的相关规定填写于卷宗目录中。

填写的字迹要工整。

第七条 凡归档的卷宗材料必须完整、准确、书写工整、字迹清晰,签署手续完备。

卷宗材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

第八条 专卖管理部门于每年三月十号前向本单位档案管理部门移交上年度已经结案的行政处罚及行政许可案卷。

案卷管理人员须编制移交目录一式两份,并认真清点核对,由执法机构负责人审核签字后,严格履行移交归档手续。

第九条 本单位档案管理部门对已接收的案卷,按照类别、保管期限、年度顺序统一编号排列。

案卷查阅实行登记制度,由档案管理人记录查阅人、查阅内容、查阅时间等事项。

本局工作人员因工作需要查阅案卷的,应严格按规定办理查阅手续;

检察院、法院等有关部门需要调阅案卷的,按有关规定办理。

第十条 对擅自复印、遗失、丢失、毁损案卷材料的,将追究相关人员责任

浅析烟草企业内部档案的管理

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,档案学是一门社会科学。

社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据,档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。

烟草企业档案工作是烟草企业工作的重要组成部分,是人力资源管理的重要内容之一。

做好烟草企业档案工作是每个烟草企业必须履行的重要职责。

然而,就历史而言,不少烟草企业档案管理人员更换频繁,在管理上存在漏洞,现就如何改进烟草企业档案管理工作中的不足,提出对策。

一、烟草企业档案管理工作中存在的问题

(一)档案管理意识还较为淡薄。

一是思想认识模糊。

部分烟草企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识,存在“档案归档案,业务归业务”,互不联系的模糊认识,不知道为什么要开展烟草企业档案管理工作,怎样开展档案管理。

二是实际重视不够。

少数烟草企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值,认为档案管理工作只是收集过时的文件材料,投入人力、物力、财力去管理,出不了政绩,是得不偿失的徒劳,存在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的现象。

三是缺乏主观能动性。

重形式轻内容,重晋级轻效能,晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评,没有真正从对历史负责、对烟草企业负责的高度去做好档案管理工作。

(二)档案管理力量还较为薄弱。

一是档案管理队伍不稳定。

在烟草企业,档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任,且变动频繁,专业化程度不高,存在不懂不问、不会不学的个别现象,导致档案整理、管理不是很规范。

二是管理质量不够高。

其主要表现在于:首先有的档案管理员只会立卷归档的基本知识,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清,出现编错号、盖错章的情况。

其次档案的目录索引不全,年代久远的档案难以找到索引表,致使在用时用不上,不能很好地为烟草企业工作服务。

最后对档案的重要性认识不足,使档案的利用价值显现不出来,致使档案管理质量一直上不去。

(三)档案管理观念还较为落后。

一是管理方式陈旧。

当前烟草企业档案管理工作以手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式,较少运用现代化管理手段,致使档案管理质量较低,查找速度慢,使用效率低。

二是资金保障不到位。

烟草企业档案经费不到位,用于档案收集、整理和保管的资金投入不足,在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

(四)管理与服务还存在脱节现象。

一是档案门类不够丰富。

有的烟草企业只注重文书、户籍档案的收集,而忽视声像、实物档案以及与烟草企业业务有关的资料的收集,影响了烟草企业档案的系统性和完整性。

二是档案资源个别流失。

由于历史的或保管不善等原因,个别档案存在断代现象;

部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作,不愿上交集中管理,导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

三是重保管轻利用。

一些烟草企业在工作中,忽视了档案资料的作用,不愿或不习惯通过档案资料为烟草企业战略发展、为烟草企业管理提供服务,以此来提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息资源闲置。

二、加强烟草企业档案管理工作的几点思考

(一)深化认识,强化责任感。

一要提高认识。

要充分认识烟草企业档案工作的重要性,把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查。

二要增强责任感。

烟草企业档案管理部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难,增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;

要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,树立档案工作的责任感,提高做好档案工作的自觉性。

(二)强化培训,提高业务素质。

一要选准用好档案管理人员。

将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来,烟草企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们,鼓励他们要干一行、爱一行、专一行,充分激发他们的潜能和热情。

在岗位调整时,要考虑到保持烟草企业档案管理员队伍稳定的重要性,尽量少调整档案管理员,确保该队伍的专业性。

二要强化档案业务培训。

要积极选送烟草企业档案干部参加政府档案部门组织的业务培训,鼓励他们自学档案管理知识,并从时间和经费上给予保障,提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

要根据烟草企业档案工作发展的需要,又结合烟草行业的特殊性,适时举办烟草企业档案基础知识和业务技能培训,培养适应新时期档案工作发展要求的人才。

三要组织观摩学习。

采取“请进来、走出去”的办法,一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导,另一方面,组织档案管理人员到一些企业参观学习档案管理先进经验和具体操作技能,以促进烟草企业档案工作健康、平衡发展。

要形成烟草专卖局档案管理部门和烟草企业人力资源部门在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局,定期或不定期地深入烟草企业检查指导档案工作,发现问题,要及时通报,督促整改,力促规范。

(三)规范管理,提高档案质量。

一要规范归档材料收集工作。

要制定、完善、健全收集制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集;

要创新收集手段,运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到广泛收集和重点收集相结合;

要把握时间要求,遵循各类档案的形成规律,适时收集;

要丰富收集范围,既要收集纸质载体,又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

二要规范档案整理工作。

要严格按照各类档案管理要求进行整理,做到组卷合理、案卷(件)内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷(件)封面、卷内文件目录、案卷(件)装订结实美观。

三要规范内部档案管理工作。

要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用;

要积极改善档案保管环境和物质条件,落实档案库房、办公用房和阅档室三分开,全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备;

要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作,对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的,必须严肃处理。

(四)更新观念,强化服务意识。

一要提高科技含量。

要积极应用烟草企业档案管理软件,实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化,为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。

二要狠抓档案编研工作。

在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时,主动了解单位工作动态,调查档案利用需求,深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源,变被动服务为主动服务,事后服务为超前服务。

三要改进档案服务措施。

要研究利用工作的规律和特点,不断完善检索手段,建立多途径、多形式、多载体的检索体系,突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。

(五)开发利用,提高利用效率。

不管烟草企业内部哪种类型的档案,都有其不容忽视的价值,即能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用,有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用,所以烟草企业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能,着力做好档案的维护工作,尽力使“死档案”变为“活资料”,从而更好地为烟草企业发展服务。

为了逐步使烟草企业档案开发利用工作摆上重要位置,不能片面强调硬件设施,应当从软件建设入手做工作,强调平时运作情况的记载,并以此作为考核本年度档案工作目标管理的一项重要措施,以推进烟草企业档案工作为现实业务服务。

同时把烟草企业档案建设列入基础设施计划,统筹解决烟草企业档案保管条件、规范化装备、现代化设备及其他实际困难,积极争取上级业务部门下拨专款,着眼于档案工作的现代化建设,逐步从手工操作转向计算机管理,大力发展烟草企业档案事业,早日适应新形势下烟草企业档案工作的迫切需要。