内销物流运作管理制度

内销物流运作管理制度

1 范围

本标准规定了内销物流运作的各个环节的管理要求,确保发货工作能流畅运作。

本标准适用于国内营销公司从各物流中心、配送中心对外发货的业务管理。

2 引用标准

下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

3 定义

本标准采用下列定义。

3.1 运力调度计划

是指国内营销公司物流部向运输公司下达运输任务的指令。

3.2 车辆调度

是指运输公司接到运输指令后,按规定时间将合适的车辆调配到装货现场。

4 管理内容

4.1 流程图

4.1.1 制造基地与跨区域发货流程

4.1.2 区域内发货(配送)流程图

4.2 销售物流运作管理控制要求

4.2.1 制造基地发货单证管理的控制要求

a) 产品管理中心稽查主任在营销系统中录入要货订单申请。

b) 销售部本部计划人员对申请订单进行评审,确定发货数量、发货仓库等。如属销售部本部主动补货,销售部本部计划人员在营销系统中录入要货订单申请,并进行评审,确定发货数量、发货仓库等。

c) 华南区域物流中心(顺德制造基地)和华东区域物流中心(芜湖制造基地)将所有经销售部评审后属于本中心发货的计划指令在营销系统中进行财务分单和财务单分库等操作。并及时在营销系统中打印出相关的财务单据。为保证打印出的单据不被修改,所有单据必须先审核后打印。

4.2.2 跨区域发货单证管理的控制要求

a) 产品管理中心稽查主任在营销系统中录入要货订单申请。

b) 销售部本部计划人员对申请订单进行评审,确定发货数量、发货仓库等。如属销售部本部主动补货,销售部本部计划人员在营销系统中录入要货订单申请,并进行评审,确定发货数量、发货仓库等。

c) 华南区域物流中心(本部)将所有经销售部评审后的跨区域发货计划指令在营销系统中进行订单分单和财务分库等操作,并电话通知发货地物流主管。

d) 发货地物流中心人员,通过营销系统接收运力调度计划指令。并及时在营销系统中打印出相关的财务单据。为保证打印出的单据不被修改,所有单据必须先审核后打印。

4.2.3 区域内发货单证管理的控制要求

a) 客户提货,产品管理中心稽查主任根据客户提货证明原件或传真件,在营销管理系统中对应授权提货仓库录入财务单据(单据不得打印!!),单据须注明:客户自提或公司配送。

b) 发货地物流主管通过营销系统查询到未打印的单据后,对单据进行审核并打印出财务单据。为保证打印出的单据不被修改,所有单据必须先审核后打印。

4.2.4 销售物流组织管理的控制要求

a) 发货地物流中心人员,通过营销系统接收运力调度计划指令。

b) 客户自提:客户凭提货证明原件、提货人身份证直接到提货仓库物流主管处领取单据、办理提货手续,并到指定仓库提货。

c) 公司配送:①发货地物流中心人员在收到运力调度计划指令后,根据送货线路将发货指令及时通知该线路运输服务商。②运输服务商提货车辆到达仓库后,由承运人业务代表凭司机行车证件办理提货手续。发货地物流中心人员通过营销系统打印出《货物运输合同》,并登记实际到车时间。同时将财务单据和《货物运输合同》交承运人业务代表签收。③提货车辆凭《产品调拨单》、《产品提货通知单》或《提货(铺底)通知单》提货联从指定仓库换单提货。④货物送达目的地后,由收货单位进行签收,送货单须经办人签名并加盖收货单位公章。

4.2.5 物流配送中心营销系统不能使用时发货管理的控制要求

a) 物流主管填写授权委托书(授权产品管理中心稽查主任代为打印单据),并传真物 流部审批。

b) 产品管理中心稽查主任根据审批后的授权委托书在录入相关单据后同时进行打印,并传真给物流主管。

c) 发货地物流主管收到单据传真件,确认无误后,在传真件上加盖收发货专用章,凭传真件代替原件发货。其它流程不变。

4.2.6 产品管理中心、物流配送中心开单系统均不能使用时发货管理的控制要求

a) 客户提货,由产品管理中心稽查主任通知本部代为录入并打印出财务单据。

b) 本部开单后,将代开的财务单传真至配送中心物流主管处,并电话通知物流主管凭传真件发货。

c) 物流主管接到传真件后,在传真件上加盖收发货专用章,以财务单传真件代替原件办理发货手续,其它流程不变。

4.2.7 本部、产品管理中心、物流配送中心系统均无法正常使用时发货管理的控制要求

a) 公司营销系统均无法使用时,客户提货,由产品管理中心稽查主任开具手工出仓单,开单后将手工出仓单传真至物流主管处,通知物流主管凭传真件办理发货手续。

b) 手工出仓单,客户款项的审核和控制由产品管理中心稽查主任负责。

c) 物流主管收到传真后,对传真件进行电话确认,确认无误后,由物流主管在传真件上签名并加盖收发货专用章,凭传真件办理发货手续,同时将传真件复印留底备查,其它流程不变。

d) 货物发出,待系统正常后,由物流主管跟进产品管理中心及时补录系统单据,录入及打印单据流程按正常单据流程处理。

e) 仓库以传真件发货时,必须严格执行公司出仓扫码的规定,不得不扫码出仓,出库时,暂以手工单号扫码,系统正常后,由物流主管通知发货仓库将手工单号更改为对应的电脑单号。

5 考核

5.1 业务风险

5.1.1 错发货物

5.1.2 客户投诉

5.1.3 丧失市场机会

5.2 流程监控点

5.2.1 单证的制作与签发

单证的制作与签发必须准确无误。

5.2.2 签收回单的审核

各发货地物流主管对于回收的客户签收回执联必须进行检查,确认签收的印章是否与留存印章保持一致。如果不一致的,要及时采取补救措施。

5.3 考核指标

5.3.1 单证制作与签发准确率

单证制作与签发准确率=100%,发生错误的,按50元/单处罚。

5.3.2 签收回单的审核率

签收回单的审核率=100%,如果由于没有审核回单造成公司损失的,给予责任人100~1000元的罚款。

6 附件

6.1 委托授权书