报刊信件收发管理程序制度

报刊信件收发管理程序制度

报刊信件收发管理程序

1.目的

对邮件、报刊收发实施控制,确保客户及时收到邮件报刊。

2.适用范围

适用于邮件和报刊的收发。

3.引用文件

3.1质量手册第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002标准4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.职责

4.1保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。

4.2保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。

5.工作程序

5.1客户办理信箱使用申请手续

5.1.1客户需要使用本大厦内的信箱时,到物管部办理申请,物管部通知财务室收取费用。

5.1.2物管部凭财务收费票据,填写《国企大厦室内维修委托单》,通知工程部装配信箱锁;安装完成后,物管部通知客户领取信箱锁匙。

5.1.3在使用信箱期间,信箱和锁匙由客户自行保管,锁匙损坏或遗失的,由保安部向工程部出单维修更换,客户按规定的标准到财务室交纳维修费用。

5.2客户办理报刊登记手续

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。

5.2.2客户需要提供收发报刊服务时,凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理登记手续,由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话,并且保留收据复印件,以方便今后查询。

5.3 收发过程

5.3.1对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包裹等特殊邮件,收发员需要在邮电部门的签收单上签字或盖章,并登记在《邮件收发登记表》中,当日送于客户。

5.3.2平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。

5.3.3对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件,如果超过二十天无人领取,大厦收发员通过投递员退回邮电局,投递员在《邮件收发登记表》上签字。

5.4接到客户投诉后,保安部经理立即调查清楚投诉的原因并在当日给客户答复解决问题的办法。由于收发员的责任以致客户这些邮件丢失或给人冒领,造成收件人损失的,责令收发员及时向客户道歉或赔偿,并协助客户追查遗失邮件。由于邮电局投递方面的责任,由保安部经理与邮电局联系协商解决,记录在《客户投诉登记表》中。

6.质量记录及支持文件

6.1 《邮件收发登记表》

6.2《报刊订阅登记表》

6.3《客户投诉登记表》

6.4《国企大厦室内维修委托单》

邮件收发登记表

序号 日期 楼层

房号 姓名 邮件

名称 编号 签收 备 注