建工学院会计电算化操作管理制度

建工学院会计电算化操作管理制度

建工学院会计电算化操作管理制度

为保证我院会计电算化系统的安全可靠运行,严格执行上机操作规程,现制定我院会计电算化系统

操作管理制度,请认真执行。

一、系统使用管理

⒈在系统投入运行前,由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限,并报财务负责人审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员,按同样手续办理。

⒉对使用人员明确划分使用操作权限,形成分工牵制的内部制约机制。

⒊本系统原则上专机专用,谢绝无关人员使用机器做其他工作。

⒋建立非操作人员“计算机使用登记簿”制度,上机前须登记方可用机。

⒌任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不允许随意增、删、改数据、原程序和数据库文件结构。

⒍出纳人员不允许进行系统性的操作。

⒎操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作,负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。

⒏存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定保管、移交。

⒐系统管理员必须做好日常检查监督工作,发现不规范使用应及时制止,并采取措施避免同样情况再次发生。

二、上机操作规程

⒈操作人员必须是经过培训合格并经系统管理员正式认可的人员,才能上机操作。

⒉非操作人员上机操作,应进行上机操作登记,填写姓名、上机时间、操作内容,供系统管理员检查核实。

⒊操作人员上机前应做好各项准备工作,并检查计算机的运行情况,发现运行异常要及时通知系统管理人员处理。

⒋操作人员的操作密码应注意保密,不能随意泄露,密码要不定期变更。

⒌操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作。

⒍复核人员在稽核过程中如发现差错,应及时反映给操作人员及系统管理员。对已输入计算机的数据,在记帐前发现差错,可按凭证进行修改;在记帐后发现差错,必须另作凭证,按规定冲销纠正。任何人不能随意修改账目。

⒎每日记帐工作完毕后都要做好备份工作,以防发生意外事故,备份的数据软盘,由财务处妥善保管。

⒏在系统运行过程中,操作人员如要离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防止其他人员越权操作。

⒐任何人如有伪造,非法涂改变更,故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为,依照《会计法》的规定,将受到行政处分,情节严重的要追究法律责任。

⒑系统管理员要妥善保管上机操作记录。定期检查、打印并装订成册。

三、财务处理程序

⒈财务系统初始化

在初次建立会计电算化系统时,需要进行系统初始化工作,在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。

⒉财务系统更改

系统正常运行期间,任何对财务系统的修改变动,都必须得到会计主管的批准。

⒊日常财务处理

⑴凭证处理

系统输入的记帐凭证是机制记帐凭证。记帐凭证要按照国家财会制度的有关规定编制,对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理;对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还,并要求更改和补充。

机制记帐凭证的编制。机制记帐凭证是指计算机根据财务管理系统软件的要求,依据正确无误的原始凭证,编制并打印的记帐凭证。机制记帐凭证须经复核后,再由财务处理系统进行记帐处理。

机制记帐凭证编制前,要认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性,输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确,数字准确无误,摘要简单、明了、规范。打印出的机制记帐凭证需加盖制单审核人、记帐员(输入)及会计主管名章,如为收付款凭证还需加盖出纳员印章及经办人(领交款人)签字,连同所附原始凭证装订成册,妥善保管。

⑵记帐凭证的审核与保管

a、记帐凭证必须经有关审核无误后方可进行登账处理。

b、操作员每输入以张凭证,结束前要自审一次,无误后再按结束键。

c、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务处负责人、收付款凭证应由出纳员签章经办人签字后方可为有效凭证。

d、已输入的记帐凭证应在输入操作完毕后,打印科目汇总表并装订成册,交会计档案资料保管员存档保管。

e、同一张凭证,制单和复核不能是同一个人。

⑶帐表打印和结账

a、现金、银行存款日记帐需要每天打印,并应与出纳员库存现金核对无误。

b、银行余额调节表每月编制一次。

c、在结账前按有关规定做好当月各类财务数据和报表的备份工作。

d、月底,以上工作正确完成后,由系统管理员进行结帐,系统自动生成下月期初余额。

e、每年年末必须将全部账簿打印输出,装订成册,作为会计档案保存。

⑷会计报表

a、单位应根据账簿数据准确编制或计算机自动生成会计报表。账表之间的数据必须衔接一致。

b、会计报表、计算表、分析表,按软件系统功能及管理要求月末打印输出,经有关财务负责人审核无误后签字盖章方可生效。

c、单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求,按会计主管部门的统一设计和布置。

d、单位如需以软盘和书面形式上报报表,软盘和书面报表的数据一致,书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。