山东中学发展基金会印章管理制度

山东中学发展基金会印章管理制度

为了规范梅州市山东中学发展基金会（以下简称“基金会”）的印章使用，使基金会印章管理规范化、制度化，更有效的防范因印章使用管理不规范可能引致的风险，根据《基金会管理条例》《梅州市山东中学发展基金会章程》的规定，制定本制度。

第一条 本制度中的“印章”包括：“梅州市山东中学发展基金会公章”（以下简称“公章”）、“梅州市山东中学发展基金会财务专用章”（以下简称“财务专用章”）、“梅州市山东中学发展基金会税务专用章”（以下简称“发票专用章”）、法定代表人“【z】”印章（以下简称“法人私章”）。基金会如需要刻制另外的印章，应由秘书处提交申请，经理事长审批同意后，由理事会秘书处负责根据有关法律规定予以刻制和备案。除此外，基金会以及任何人不得刻制基金会其他任何印章。

第二条 印章的保管

（一）基金会公章和法人私章由理事长保管，理事长可以指定专人专门保管基金会公章和法人私章，但必须办理授权保管手续。

基金会财务专用章和发票专用章由基金会财务负责人保管。

（二）印章保管人外出或休假期间，应在征得秘书长以及理事长的同意下，委托副理事长保管，并必须办理印章交接以及相关委托授权保管手续。印章保管人回来后应及时收回印章。

（三）印章保管人应妥善保管印章，不得丢失或损坏。印章丢失、被盗、被盗用的或其他任何原因遗失的，印章保管人和使用人应立即报告基金会理事长，并报告当地有关部门（如公安、银行等），同时应根据理事会决议登报声明作废。

（四）印章保管人不得违反本制度的规定私自用章或协助他人私自用章。

（五）印章不使用时或印章保管人下班后，须将印章锁于基金会指定的保险柜内，保险柜钥匙由印章保管人掌握。

第三条 印章使用范围

（一）基金会公章用于如下范围：

1.以基金会名义签订的合同、协议；

2.基金会对外出具感谢函、捐赠证书、捐赠证明、捐赠明细、捐赠发票；

3.以基金会名义对外发出的文、函等；

4.基金会出具的介绍信、证明等；

5.基金会有关行政事务合同、财务报告等；

6.其它需要加盖公章的文件。

（二）基金会财务专用章用于基金会的现金、银行收付业务（内部借款、往来结算）；基金会对外的现金、银行收付业务（预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书等）以及其他外部涉及财务的业务等。

（三）基金会发票专用章在基金会领购或开具发票时加盖，以证明开出发票的合法有效性。

第四条 印章使用规定

（一）任何情况使用基金会印章，均应在《印章使用登记表》上进行登记并应同时对用印后的文件扫描后发至秘书长和理事长邮箱留档。

（二）《印章使用登记表》应至少包括：用章申请人名称、盖章文件名称、印章类别、份数、受文单位、用印时间、申请人签署、审批人签署等。

（三）申请盖章的文件上有理事长签名的，由用章申请人填写《印章使用登记表》，由印章保管人直接加盖印章；

（四）申请盖章的文件上无基金会理事长签名的，由用章申请人填写《印章使用登记表表》，经理事长同意后方可加盖印章；

（五）如理事长没有在申请盖章的文件上签名且也未在《印章使用登记表》上签名，可以由用章申请人以电子邮件的方式向理事长进行申请并抄送印章保管人，理事长的批复邮件应同时抄送印章保管人并由印章保管人打印附在《印章使用登记表》后，方可加盖印章，并由印章保管人提交给理事长在《印章使用登记表》上补签名手续；

（六）基金会财务应按照财务规则使用“财务专用章”、“发票专用章”，除相应发票及支票的印章依法使用外，其他使用均需填写《印章使用登记表》；

（七）基金会的法人登记证、税务登记证、组织机构代码证等证照复印件需加盖印章的，需填写《印章使用登记表》，并在登记表中以及证照复印件上备注使用用途；

（八）印章保管人应当认真核对有关内容，使用人所填写的内容和拟使用印章的文稿材料不符的，不予用章。

第五条 印章保管人应规范使用印章，做到“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。

第六条 基金会印章原则上用印应在基金会办公室进行。如在办公室其他地方用印的，如属于不是理事长保管的印章，则应经理事长批准，由两人（其中一人应为印章保管人）共同携带，且两人应共同封存印章、共同见证用印并在用印完毕后立即共同重新封存印章交回印章保管人保管。

第七条 严禁在空白图表、证件、文纸或任何空白纸张上加盖基金会任何印章。如确因工作需要需在空白函件上加盖公章的，须经基金会理事长批准，并应进行用印登记。

用印申请人持空白函件外出工作返回后，必须及时在《印章使用登记表》上备注使用情况，且该空白函件如已经填写使用，则应将该已经填写使用的函件扫描或复印给印章保管人并在《印章使用登记表》上补充登记，未使用的应立即交回并由印章保管人销毁，销毁时应在《印章使用登记表》中登记和批注说明，并由使用人、印章保管人以及秘书长共同签署确认以备查。

第八条 印章保管情况纳入印章保管人离职时移交工作的一部分，如员工持有基金会印章，须办妥归还印章手续后方可办理离职手续。

第九条 如基金会变更或原印章磨损需更换新印章，应征得理事长同意，并在启用新印章的同时，声明旧印章作废。

第十条 基金会印章停用或作废，应书面告知相关业务往来单位，说明旧章停用原因、停用时间、标明旧章的印模等。

第十一条 停用或作废的印章，要及时送交秘书处封存或销毁，不得私存或销毁；民政部等部门另有规定的，按其规定办理。销毁旧印章，须报基金会理事长批准后，在监事和秘书长监督下销毁并在《印章使用登记表》中予以登记确认备查。

第十二条 基金会员工不得留存盖有已停用或作废印章的空白页（含介绍信等），违者视为严重违反基金会规章制度。

第十三条 印章管理责任不落实、工作措施不到位、用印管理不严格，造成基金会印章遗失、毁损、被冒用、超范围使用或违规使用的或其他非法使用，视为严重违反基金会的规章制度，基金会将从严追究相关人员责任，乃至解除劳动关系以及追究经济责任；涉嫌违法犯罪的，将移送司法机关依法处理。

第十四条 本制度解释权归理事会。

第十五条 本制度自基金会第一届第二次理事会审议通过之日起生效。