学院公文管理制度

学院公文管理制度

学院公文管理制度

第一条 凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。

第二条 学院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。

第三条 院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。

第四条 院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。

第五条 各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。

第六条 行文时，严格按照《行政发文格式规范》（附后）要求行文。

第七条 学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。

第八条 下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。

第九条 学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。

第十条 收文处理

（一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。

（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。

第十一条 发文处理

（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。

（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。

（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记(签字)手续。

（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

第十二条 传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

第十三条 借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人(借阅者)签字手续，阅后及时归还。

第十四条 缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年，上级来文保存期为2年，其他文件保存期为1年。

第十五条 存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。

第十六条 秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。

第十七条 参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。

第十八条 本制度由院办公室负责解释。

附：行政发文格式规范

1、发文字号和签发人

上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2、公文标题

应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

3、公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。

正文内小标题分级为：一、（一） 1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。

文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。纸张一般采用国际标准A4型（210m m×297mm），左侧装订。

4、成文日期

成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，"零"写为"○"。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

5、附注

公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

6、主题词

上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。

7、抄送机关

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识"抄送"，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。

8、印发机关和印发日期

印发机关指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字"共印××份"。

9、页面设置

页边距：上、下为2.5厘米，左、右为2厘米。

10、盖章

加盖印章要端正、居中，齐上2/3。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不要采取标识"此页无正文"的方法解决。