某小区报刊信函收发管理制度

某小区报刊信函收发管理制度

小区报刊信函收发管理制度

一.目的

为规范物件收发制度,确保物件准确快捷收发到业主,并合理控制成本节约人力资源,特制定本办法.

二.范围

本公司员工、本辖区的业主、租客的信件、包裹、货品等所有物件.

三、管理部门

安全业务部为本办法的管理部门,主门岗为本办法的执行部门,安全领班为本办法执行负责人。

四、管理内容

收件管理

1.门卫室收到公司信函和报刊等物件后,应检查邮件的完好性,若有破损需及时通知收件人当面予以确认,否则不予签收.(注:特快专递、包裹须让邮递员送到业主本人签收)

2.检查完好的物件签收后应登记到<报刊收发登记表>(附件一)上,并在物件到达的一个工作小时内登记好送到客服部确认后在分发,晨报在一小时内分发下去,晚报在到达后登记一小时分发到业主信箱。

3.各部门的急件,可直接通客服部查找,优先给予办理签收手续.

4.所有报刊信函由收件人签收后,安全员负责将此物品准确送到业主的信箱

5.如有到付件,需结清款项的应由快递员登记后直接送达本人签收。

6.员工私人物件收件后放在快件收发处,并按《收件登记表》登记,员工凭工牌领取。

7.未指明部门或收件人的快件/挂号信/托运到的货品等物件,由物业部处理.

8.如有退件,按收件程序处理。