职业学院学院文件、资料管理制度

职业学院学院文件、资料管理制度

职业学院学院文件、资料管理制度

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合我院的实际情况，特制订本制度。

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种发文、文件、资料。本学院各类文件统一由院办公室管理、存档。

1、公文的签收

⑴学校所有文件(除领导订启的外)均由院务办登记签收。

⑵对上级部门发来的文件，要进行文件、文号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

2、公文的编号保管

⑴签收后应及时做好的文件的分类登记、整理、保管，并建立电子文档目录，以保证归档的文件材料齐全、完整。

⑵按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。单一问题的文件按时间顺序排列。

⑶本学校外出人员开会带回的文件及资料应及时送交院务办进行登记编号保管，不得个人保存，如工作需要借阅的可复印或借用。

3、公文的阅批与分转

⑴正式文件均需由院办主任根据文件内容和性质阅签后，由院办人员分送领导和有关部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送有关部门阅办。批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕。相关发文发放后，应由各部门负责人签收。

⑵一般礼仪性质的函、电、单据等，可由院务办直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

⑶加速文件运转，行政工作人员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

⑷内部传阅文件，应履行登记手续，传阅文件的人对借阅的文件有保管责任，阅后应及时归还，防止泄密、丢失。

⑸各部门秘书负责收集整理学院下发的各种文件，并做好日常文件立卷管理工作。

4、文件的销毁

⑴对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院务办应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

⑵经审核同意销毁的文件，应在主任以及分管领导的共同监督下销毁。