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公司客户档案管理制度(2篇范文)

发布时间:2024-11-20 热度:44

公司客户档案管理制度

第1篇 公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度

一、 为规范档案管理,保证小贷、担保业务档案资料(以下简称档案)的安全完整,维护公司及客户的权益,特制定本细则。

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理,并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录,便于资料查询、借阅、管理。

(一)客户档案管理由总经理制定专人负责。

(二)档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

(一)业务的具体经办人员(项目经理a、b角)为档案移交人;

(二)部项目经理a角将项目资料按档案清单(附后)的要求进行分类整理,编制好册内资料清单(具体到每一项内容的页数,包含资料中的封面及所有纸张)移交项目经理b角,清单一式三份,a、 b角各执一份,档案资料中一份,a、b角、档案管理人员三方分别签字确认。(www.)项目经理b角根据清单内容对档案资料进行审核,确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员,若资料中有重要资料或签字缺少,项目经理b角须列出补充资料清单要求项目经理a角补齐;

(三)项目资料包括四部分:立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料;(具体内容及顺序附表);

(四)业务发生后与客户所签署的合同,属于客户但客户未拿走的部分,应列入档案附件交档案室保存,列入附件的资料不进行编码;

(五)档案的移交时限为项目结束后(一般为贷款发放后)的五天之内,具体为项目经理a角三个工作日内移交项目经理b角,项目经理b角两个工作日内移交档案室,特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后;

(六)档案管理员在接交档案时,按照项目经理b角提供的清单一一核对档案资料,双方确认无误,项目经理b角、档案管理员双方签字确认;

(七)档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称,双方签字确认;

(八)档案管理员对接收的档案统一编号,并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

(一)重要权证资料包括:贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件;

(二)重要的权证应与档案资料分开移交,重要权证视同现金管理,相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员, a角列出重要权证移交清单,ab角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后,单独移交档案室存档并在移交单上签字确认;

(四)档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存;

(五)存档的权证应按项目按项目编号分开保存,且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。

六、档案的借阅

(一)公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续,员工因工作需要借阅档案的,必须按借阅需求填写《档案资料出借单》,并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准;

(二)档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐;

(三)档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内,将所借资料完整归还档案管理员;

(四)档案管理员核对资料完整无误后将档案复位,并登记台帐。

七、本实施细则自颁布之日起执行。

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第2篇 物业公司客户档案管理制度

一.制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度

二.管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三.适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料:

1. 收集客户单位资料

2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

3. 客户装修工程文件

4. 客户迁入时填具之资料

5. 客户资料补充

6. 客户联络资料

7. 紧急事故联络人的资料

8. 客户与管理处往来文件

9. 客户违规事项与欠费记录

10. 客户维修记录

11. 客户投诉记录

12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

四.注意事项

1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

2. 协调与客户之间的关系,加强横向沟通;

3. 做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

4. 接听客户投诉,解决客户投诉;

5. 接听客户工程报修电话,及时联系修复。

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