会计电算化管理制度范例（8篇范文）

发布时间：2024-11-20 热度：41

会计电算化管理制度范例

第1篇会计电算化管理制度范例

第一章总则第一条为推动本公司会计电算化发展,规范会计电算工作,按照财政局的有关要求,特制定本制度。第二条本办法适用范围:本公司。第三条会计电算化管理内容包括岗位设置、发展规划、建立信息系统、制定管理制度、人员培训和推广等。公司负责管理工作,各单位负责具体实施工作。第二章岗位设置及职责第四条各单位应根据工作及人员情况,设专职或兼职人员负责会计电算化工作,定岗定员,保持相对稳定。第五条电算专管员必须精通财会业务,并且负责以下工作:一、制定本单位会计电算化管理办法;二、监督会计电算化有关管理制度的执行情况;三、对财会软件进行日常维护;四、保证计算机软件和硬件的财产安全;五、控制会计软件的运行;六、对操作人员进行日常管理;七、负责财会软件的学习、应用和推广;八、负责组织系统内操作人员的培训工作。第六条各单位必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理,建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员,没有经过上机培训人员不得作为操作人员。第七条操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件,发现问题及时上报,不得自行修改。第八条操作人员的密码应当严格保密;更换操作人员或密码泄密后,必须及时更改密码。第九条操作人员如果离开工作现场,必须在离开前退出财会程序,防止其他人员越权操作。第三章电算记账的规则第十条严格按照财务制度、会计制度和软件程序,以及总公司的有关统一规定,进行业务处理。第十一条总公司对财会软件的使用实行统一管理,未经总公司同意,各单位不得随意使用其他财会软件。第十二条总公司负责设置一、二级会计科目。二、三级科目各单位可根据具体情况增设。第十三条为确保电算记账准确、高效,记账过程中实行三审制,即事前审核、事中审核、事后审核。第十四条记账凭证原则上由手工填制,如果据以填制记账凭证的原始凭证已输入计算机或可从机内现有账簿中计算生成记账凭证所需数据,记账凭证方可由计算机打印输出,代替手工记账凭证;这时须由操作员、复核员、主管员共同签章,并按规定装订成册,做为会计档案保存。第十五条出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。第十六条已输入总账、明细账的数据,如有差错,均须另编补充凭证或负数冲正凭证,重新输入;如原始凭证是正确的,操作员输入错误应在输入的更正凭证中注明实际输入数据的更正内容,包括原始的日期、编号及错误原因。第十七条存在计算机软盘或硬盘内的各种账册,在未打印成文本输出之前,应视同会计档案妥善保存,并应留有副本。

第2篇会计电算化管理制度

会计电算化管理制度

为提高企业财会效率，进而提高企业的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合本单位的具体情况，特制定本制度。

一、有严格的操作管理制度

1、岗位责任制

在系统运行前，必须确定会计电算化岗位及职责，根据会计业务量要求和会计数据处理方式不同，可设以下岗位：

a、会计主管：

（1）负责组织开展单位会计电算化工作，包括制订会计电算化发展规划、配合计算机人员研制相关的系统开发、会计软件系统的日常应用、岗位监督、会计档案管理等。做为会计主管应具备会计和计算机知识。

（2）负责制订会计岗位责任制，并协调管理各岗位员工的工作。

（3）制订会计电算化的各项管理制度。

（4）负责整个系统正常运行、应用软件资源的调配、系统故障及时处理。

b、系统操作员：

（1）负责会计核算所需数据，如：记帐凭证、往来帐、银行帐、报表、材料单、工资单等。

（2）打印输出各种帐簿、报表等。

（3）做好数据备份工作。

c、凭证审核员：

（1）对手工计算编制的计帐凭证审核。

（2）负责计帐、结帐工作。

（3）负责报表的编制工作。

（4）做好数据的备份工作。

d、会计档案：

（1）负责有关系统软盘、数据软盘的存档，各种帐、证、表的保管。

2、操作管理制度：

（1）操作员应经过系统培训后才能上岗。

（2）应经会计主管批准才能上岗，且只能在主管批准的权限内工作。

（3）严格按系统说明完成每一步工作。

（4）若出现故障情况，应报告领导一同分析原因；若出现系统引起的故障，应及时通知销售商派人进行维护。

（5）应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失。

（6）外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒。

3、机房管理制度：

（1）未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机。严禁在机器上玩游戏。

（2）不得带电拔插头，以免损坏机器、设备。

（3）严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用。

（4）严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源。

（5）应保持计算机清洁。

（6）计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开。

4、有严格的硬件、软件维护制度：

若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开。

软件维护包括：

（1）对会计软件的日常维护，包括：科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等。

（2）维护人员不得擅自改变原有软件的程序。

（3）财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改。

（4）加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键。

5、有会计档案管理制度：

会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理：

（1）会计电算化软件的文档资料的保存。

（2）定期备份核算数据软件的保管。

（3）帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册。

（4）全年会计年度结束，备份两份完整软盘分别保存。

（5）所有会计档案必须造册登记，以备查用。

第3篇会计电算化管理制度范文

第一章

总则第一条为推动本公司会计电算化发展,规范会计电算工作,按照财政局的有关要求,特制定本制度。第二条本办法适用范围:本公司。第三条会计电算化管理内容包括岗位设置、发展规划、建立信息系统、制定管理制度、人员培训和推广等。公司负责管理工作,各单位负责具体实施工作。第二章岗位设置及职责第四条各单位应根据工作及人员情况,设专职或兼职人员负责会计电算化工作,定岗定员,保持相对稳定。第五条电算专管员必须精通财会业务,并且负责以下工作: 一、制定本单位会计电算化管理办法; 二、监督会计电算化有关管理制度的执行情况; 三、对财会软件进行日常维护; 四、保证计算机软件和硬件的财产安全; 五、控制会计软件的运行; 六、对操作人员进行日常管理; 七、负责财会软件的学习、应用和推广; 八、负责组织系统内操作人员的培训工作。第六条各单位必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理,建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员,没有经过上机培训人员不得作为操作人员。第七条操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件,发现问题及时上报,不得自行修改。第八条操作人员的密码应当严格保密;更换操作人员或密码泄密后,必须及时更改密码。第九条操作人员如果离开工作现场,必须在离开前退出财会程序,防止其他人员越权操作。第三章电算记账的规则第十条严格按照财务制度、会计制度和软件程序,以及总公司的有关统一规定,进行业务处理。第十一条总公司对财会软件的使用实行统一管理,未经总公司同意,各单位不得随意使用其他财会软件。第十二条总公司负责设置一、二级会计科目。二、三级科目各单位可根据具体情况增设。第十三条为确保电算记账准确、高效,记账过程中实行三审制,即事前审核、事中审核、事后审核。第十四条记账凭证原则上由手工填制,如果据以填制记账凭证的原始凭证已输入计算机或可从机内现有账簿中计算生成记账凭证所需数据,记账凭证方可由计算机打印输出,代替手工记账凭证;这时须由操作员、复核员、主管员共同签章,并按规定装订成册,做为会计档案保存。第十五条出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。第十六条已输入总账、明细账的数据,如有差错,均须另编补充凭证或负数冲正凭证,重新输入;如原始凭证是正确的,操作员输入错误应在输入的更正凭证中注明实际输入数据的更正内容,包括原始的日期、编号及错误原因。第十七条存在计算机软盘或硬盘内的各种账册,在未打印成文本输出之前,应视同会计档案妥善保存,并应留有副本。

第4篇会计电算化管理制度办法

为保障公司会计电算化工作顺利开展,确保电算化条件下会计数据真实、准确、安全,根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》等有关规定,结合我公司实际情况,制定本制度。

一、会计电算化岗位责任制度

会计电算化工作岗位分为:电算化主管、系统管理员、软件操作员、审核记帐员、会计档案管理员。在不违背内部牵制原则下,可一人兼任多个岗位。

1、电算化主管:负责组织协调会计电算化正常运行,协调各岗位的工作关系,负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限,落实岗位责任制。此岗位可由会计主管担任,电算化主管不能兼任系统管理员,要求具备会计和计算机知识,以及相关的会计电算化组织管理的经验。

2、软件操作员:按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作,负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据,按权限进行会计数据处理、输出记帐凭证、会计帐簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核,发现故障应及时向系统管理员报告。此岗位不得由出纳人员兼任。

3、审核记帐员:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)进行审核,对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填

制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证,要求操作人员查明原因并进行修改;对正确的会计凭证,通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计帐簿;对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由会计主管担任,但不得由出纳人员兼任,也不得审核自己输入的凭证(软件有控制)。

4、系统管理员:负责会计电算化系统的运行环境的建立,组织协调各工作站对软件的运行工作,负责保证计算机硬件、软件的正常运行,负责掌管增加、删除帐套和增加、删除操作员的密钥,管理计算机会计数据,负责计算机数据的日常备份,发现软件或硬件问题应及时解决,发生不可解决的问题时,应及时向软件公司技术人员联系尽快解决。此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能,可由会计人员兼任,也可配备专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。

5、会计档案管理员:负责管理存档的会计系统的数据软盘(磁带,硬盘,光盘)、程序光盘(软盘)、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。

二、会计电算化操作管理制度

(一)系统操作管理

1、系统操作员的操作权限由电算化主管设置。系统管理员和电算化主管不得一人兼任。所有操作人员都要凭自己的密码,在被授权的范围内进行操作。

2、健全内部控制制度,操作人员必须明确划分操作权限,互相牵制。操作人员必须严格在规定的权限范围内进行操作。

3、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不得随意增加、删除、修改数据,不得修改原程序和数据库表结构。

4、操作人员严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。

5、审核人员应及时检查操作人员输入的凭证的数据与原始凭证数据的一致性、合法性。

6、在系统运行过程中,操作人员如要离开现场,必须在离开前退出程序或使用系统中的系统封锁,以防止他人越权操作。

7、任何人不得伪造、涂改会计资料,不得故意毁坏数据文件、帐册、软盘等。

(二)、账务系统操作管理

1、账务系统初始化设置必须符合会计制度要求,会计科目、帐本格式、凭证类型等初始设置由会计主管设计方案,由其他操作员输入,再由财务主管审核确认。

2、凭证处理

(1)在电算化条件下,必须严格按照国家财会制度审核原始凭证。

(2)直接输入原始凭证的,在录入之前,要认真审核原始凭证的合法性、正确性。对不合规、不正确、不完整、签字手续不全的应当拒绝录入,并要求更正。

(3)记帐凭证编号必须连续。

3、记帐凭证的审核与记帐。

(1) 操作人员每输入一张凭证,结束前要检查无误后再确认保存,录入下一张。

(2) 输入的记帐凭证须经审核员审核确认后,方可汇总和登记有关帐簿。同一张凭证,录入和复核不能是同一个人。

(3)计算机凭证应装订成册,交会计档案管理人员保管。

三、会计电算化系统计算机管理制度

1、要为电算化创造和保持良好的环境,保障电算化设备正常运行。财务微机应当配备不间断电源,以避免意外断电造成会计数据的丢失。

2、要建立严格的防病毒措施。严禁使用带毒软盘和光盘上机操作,要配备正版杀毒软件。

3、财务微机禁止使用外来软盘(u盘),禁止玩游戏,以防感染病毒。

4、不得随意删除计算机硬盘上的目录或文件。

5、用于电算化的计算机设备和数据严禁在互联网和局域网中共享,防止存在安全隐患。

四、电算化会计资料管理

1、电算化会计资料包括存储在磁介质上的会计数据和纸质的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。

2、电算化会计资料,应按财政部的《会计档案管理办法》和我公司有关制度管理,明确责任,妥善保管。

第5篇中学会计电算化管理制度

山天中学会计电算化管理制度

为了科学、规范地开展会计电算化工作，不断提高财务管理水平，根据有关会计电算化规定和办法，特制定本办法：

1.认真执行上级部门制定的电算化管理制度，自觉接受上级部门的检查和监督。

2.根据电算化软件的使用要求，正确执行会计电算化的操作程序。

3.电算化设备由财务部门统一管理，做到专机专人使用，其他部门和人员不得擅自使用。

4.定期对计算机进行病毒检测，切实做好防毒工作，未经检查的外来软盘不得上机运行，发现机内病毒，应立即采取有力措施，消除病毒。

5.财务软件操作人员要设置密码口令，并注意保密，半年或一年应变动一次密码口令。

6.每次上机完毕，必须做好备份，然后按正确方式退出，不得在使用过程中非正常关机。如上机需临时离开，也应退出操作系统。

7.在操作过程中如遇断电、设备故障，软件运行不正常等情况，应立即中止操作，并迅速备份，然后通知有关人员及时处理。

8.在用的计算机，如需要修改和升级财务软件，要报上级主管部门批准同意。

第6篇中学会计电算化操作管理制度

邺建中学会计电算化操作管理制度

为了加强对会计电算化工作的管理，促进我校会计电算化事业的发展，实现会计工作现代化，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，制定本制度。

1、建立健全会计电算化岗位责任制，保证会计电算化工作顺利的开展。

2、建立会计电算化岗位责任制，要明确各个岗位的职责范围，切实做好事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查。

3、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操作会计软件。

4、预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿。

5、操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

6、由专人保管必要的上机操作记录，记录操作人，操作时间，操作内容，故障情况等内容。

7、保证机房设备齐全，要经常对有关设备进行保养，防止意外事故发生。

8、建立健全必要的防治病毒的措施，对磁性介质存放的数据要保存倍份。

第7篇会计电算化管理制度(范例)

会计电算化管理:

第一章总则

第一条为了指导和规范公司会计电算化工作,保证会计电算化工作的顺利开展,根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》,结合公司财务管理和会计核算的有关规定制定本制度。

第二条本制度适用于公司各财务核算单位。

第三条本制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。

第四条本制度所指的计算机硬件是指支撑财务软件正常运行的计算机及其相关设备,计算机软件是指用友财务软件及其他相关软件

第五条信息技术中心应指定专人对财务软件系统进行日常维护及对数据库的管理。各分支机构财务系统技术服务由本单位系统管理员负责。

第二章会计电算化岗位责任制

第六条公司各财务核算单位必须使用公司指定的财务软件进行本单位的财务核算,并建立本单位的会计电算化岗位责任制,明确各电算化岗位的职责范围。

第七条电算化会计岗位和工作职责划分如下:

(一)电算主管岗

由财务管理总部设立,负责公司会计电算化的规划和管理,协调公司财务用计算机的使用及财务软件的运行;对电算化操作人员的权限进行分配及管理;协调、督促财会人员的电算化工作,完善公司的电算化制度。

(二)电算维护岗

由信息技术中心指派专人兼任,负责计算机硬件、软件系统管理及维护;负责开、关服务器,维护财务网络的安全、正常运行;管理服务器数据库及数据备份工作;协助电算主管规划和推进公司会计电算化工作;负责对vpn证书及密钥的管理、授权工作;会同电算主管负责电算化系统的升级工作等。

(三)软件操作岗

由各财务核算单位设立,负责对本单位的会计事项进行会计处理并及时输入记账凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据处理工作;负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作;负责建立健全会计档案借阅、使用登记制度。

(四)审核记账岗

负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)的真实性、合法性、完整性进行审核;操作会计软件登记机内账簿,没有审核的凭证不能记账;对打印输出的账簿、报表进行确认审核。

此岗位人员应具备会计和计算机知识。各财务核算单位均应设立专职或兼职岗。

第八条会计电算化岗位责任的考核

实行电算化后,定期对会计电算化各岗位人员进行考核,考核结果纳入个人的年度考评内容。对不按照本制度履行岗位职责,给公司造成严重后果的,按照公司有关规定追究相关责任人的责任。

第三章会计电算化操作管理制度

第九条本章所称会计电算化操作人员,是指按照会计电算化岗位设置,行使岗位职责的会计电算化人员或经财务负责人(总部为财务管理总部负责人,分支机构为财务负责人)批准赋予临时操作、查询权的其他人员。

第十条操作人员必须以“命名用户方式”登录财务软件系统,操作人员的密码由操作人员自己拟定。操作人员对自己的密码必须严格保密,泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。

财务软件系统登录密码先由电算主管在账套管理中统一设定初始密码,并通知会计电算化操作人员,再由会计电算化操作人员在客户端自行更改。

第十一条会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记,并由电算主管根据内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。

第十二条财务软件系统中的服务器操作系统、数据库系统及系统管理的超级管理员密码由电算主管和电算维护员共同管理,双方各执一半密码,每人掌握密码的长度不得少于6位,密码更换的间隔时间不得超过三个月,在密码输入时应予以回避。超级管理员密码必须密封存放于保险箱中,并登记备案。

财务软件系统的集团用户由电算主管及财务管理总部指定人员管理与使用,其他人员未经授权不得擅自使用。

第十三条出纳人员只有现金管理系统的管理权限。

第十四条日常操作程序

(一)电算维护员每天到岗后,首先检查服务器是否正常开启,检查计算机硬件、软件、网络是否正常运行,为其他工作做好准备;

(二)会计人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证,并打印机制记账凭证,同时签名或盖章确认;

(三)审核人员审核记账凭证及所附原始凭证,审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认,并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证,应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后,才能对机内记账凭证执行“审核”操作,严禁未经核对执行“成批审核”操作。

审核人员应对自己审核过的原始凭证、记账凭证负责,如出现问题按相关财务制度规定承担相应责任。

(四)审核人员将已审收(付)款凭证交给出纳;

(五)每天工作结束后,电算维护员可依据工作情况选择是否关闭服务器,如要关机应提前通知电算主管,由电算主管通知各在线操作人员,各在线操作人员退出后方能关闭服务器。

(六)操作人员离开操作使用计算机的工作现场,应立即退出财务软件系统,否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。

第四章计算机硬件、软件和会计数据管理制度

第十五条各核算单位应为开展会计电算化配备必要的计算机,硬件设备和软件。

第十六条计算机硬件设备的维护主要包括以下内容:

(一)电算维护员应经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;

(二)电算维护员应定期对计算机存放场所的安全措施进行检查,包括对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查,保证这些措施的有效性;

(三)电算维护员应对硬件运行过程中出现的故障及时排除,由于本身条件没有能力解决的或不能解决的应及时与硬件生产或销售商联系解决,并对故障情况和处理措施及结果等予以记录;

(四)需要对硬件设备更新、扩充、更换,应及时提出建议,经公司领导审批后及时实施,并及时做好数据备份工作,保证机内会计数据的连续和安全,同时作好相应记录。

第十七条计算机软件的维护分为系统软件维护和财务软件维护,包括以下内容:

(一)系统软件维护包括检查系统文件的完整性,系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件的正常运行。

(二)财务软件维护包括操作维护与程序维护:

对财务软件日常操作维护工作过程中发现的问题,电算维护员应及时解决。如不能排除,应立即报告电算主管并联系财务软件供应商予以指导或现场处理。

对财务软件的修改、版本升级等程序维护由财务软件供应商负责,电算主管及电算维护员应与软件供应商进行联系,及时得到新版财务软件。

对正在使用的财务软件进行升级,应报经财务管理总部和信息技术中心负责人审批后进行,并记录升级时间及模块。

第十八条未经电算主管和电算维护员同意,任何人不得擅自更改计算机及其附属设备的连接与设置,不得更改系统软件、财务软件系统的设置,不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户ip地址。

公司总部财务软件系统使用的系统服务器、数据库服务器、网络连接方式及防火墙设置的更改,均需经电算维护员同意方可进行。

营业部财务用计算机禁止与营业部交易内网相连接。

财务软件系统客户端以vpn方式通过防火墙与(公司总部服务器进行连接,不得以任何形式、任何方式绕过防火墙直接进行入系统。客户端的防火墙证书及密钥由信息技术中心统一发放,防火墙证书每年进行一次更新。各单位电算维护员必须妥善保管信息技术中心下发的各类证书和密钥。如因保管不善,导致泄密并产生严重后果的,应追究相关责任人的责任。

第十九条会计数据的备份

(一)会计数据的备份由电算维护员负责,包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统,对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份,会计年度结束后及时进行刻录备份。

(二)电算维护员应对每次备份情况做详细记录,记录的内容应包括:本次备份的时间、所备份的会计数据状态(是否过账、结账等)和所涵盖的会计期间等。

(三)电算维护员或档案管理员应根据存储介质的不同情况定期对备份存贮介质进行可用性检查,发现缺损或备份数据丢失的,应立即补充备份。

(四)计算机内的会计数据遭到非法操作和毁损等需要恢复时,在经电算主管及电算维护员同意后,必须使用最新的正式备份。

第二十条各核算单位应健全必要的防治计算机病毒的措施,确保财务系统的正常运行。

各单位财务用计算机应配备优良的正版杀毒软件,以预防、检测、清除计算机病毒,并定期进行病毒库的升级及版本的更新。

禁止在财务用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件,对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务用计算机上玩游戏,会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网,不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网。

第五章电算化会计档案管理制度

第二十一条电算化会计档案管理是公司重要的会计基础工作,要严格按照财政部《会计档案管理办法》及相关要求,对电算化会计档案进行管理。

第二十二条电算化会计档案管理的内容和范围:

电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据,以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等,视同会计档案保管。

第二十三条电算化会计档案的日常管理

(一)各核算单位使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表,由本单位财务负责人或会计主管负责保管。

(二)会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出,打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。

(三)现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册,应每天登记并打印,做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的,也可按旬打印。一般账簿按年打印,遇税务、审计等管理部门检查时,应按其要求,及时打印有关账簿、报表等。

(四)各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印,装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时,必须补充打印。

所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

(五)每月结束后10日内、年度结束后30日内,财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册,由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章,存档妥善保管。

(六)每月结束后15日内、年度结束后45日内,财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册,并加盖单位公章由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章,存档妥善保管。

(七)存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由电算维护员保管。

(八)电算维护员每月至少将工作日志备份一次,经电算主管审核确认,交会计档案管理员保存。未做备份的工作日志不得删除。

(九)保存的会计档案应为本单位积极提供利用,档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。

第二十四条电算化会计档案的保管要求

(一)电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求,重要会计档案应准备双份,并尽可能存放在两个不同建筑物内。

(二)对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。

(三)会计电算化档案的保管时间

计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致;

购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管,保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕;

电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。

(四)日常备份存贮介质由电算维护员妥善保管、统一编号,应装在保护封套或包装盒中,并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。

第二十五条电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

各种会计资料(包括纸质和用存贮介质保存的会计数据),未经单位领导同意,不得外借和带出单位。经单位领导同意借阅会计资料,应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查其安全性和完整性,防止感染病毒和数据丢失。

第二十六条电算化会计档案保管期满后,按财政部《会计档案管理办法》的要求进行销毁。

第六章附则

第二十七条本制度由财务管理总部会同信息技术中心负责解释。

第二十八条本制度自发布之日起实施。

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操作管理制度,请认真执行。

一、系统使用管理

⒈在系统投入运行前,由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限,并报财务负责人审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员,按同样手续办理。

⒉对使用人员明确划分使用操作权限,形成分工牵制的内部制约机制。

⒊本系统原则上专机专用,谢绝无关人员使用机器做其他工作。

⒋建立非操作人员“计算机使用登记簿”制度,上机前须登记方可用机。

⒌任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不允许随意增、删、改数据、原程序和数据库文件结构。

⒍出纳人员不允许进行系统性的操作。

⒎操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作,负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。

⒏存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定保管、移交。

⒐系统管理员必须做好日常检查监督工作,发现不规范使用应及时制止,并采取措施避免同样情况再次发生。

二、上机操作规程

⒈操作人员必须是经过培训合格并经系统管理员正式认可的人员,才能上机操作。

⒉非操作人员上机操作,应进行上机操作登记,填写姓名、上机时间、操作内容,供系统管理员检查核实。

⒊操作人员上机前应做好各项准备工作,并检查计算机的运行情况,发现运行异常要及时通知系统管理人员处理。

⒋操作人员的操作密码应注意保密,不能随意泄露,密码要不定期变更。

⒌操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作。

⒍复核人员在稽核过程中如发现差错,应及时反映给操作人员及系统管理员。对已输入计算机的数据,在记帐前发现差错,可按凭证进行修改;在记帐后发现差错,必须另作凭证,按规定冲销纠正。任何人不能随意修改账目。

⒎每日记帐工作完毕后都要做好备份工作,以防发生意外事故,备份的数据软盘,由财务处妥善保管。

⒏在系统运行过程中,操作人员如要离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防止其他人员越权操作。

⒐任何人如有伪造,非法涂改变更,故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为,依照《会计法》的规定,将受到行政处分,情节严重的要追究法律责任。

⒑系统管理员要妥善保管上机操作记录。定期检查、打印并装订成册。

三、财务处理程序

⒈财务系统初始化

在初次建立会计电算化系统时,需要进行系统初始化工作,在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。

⒉财务系统更改

系统正常运行期间,任何对财务系统的修改变动,都必须得到会计主管的批准。

⒊日常财务处理

⑴凭证处理

系统输入的记帐凭证是机制记帐凭证。记帐凭证要按照国家财会制度的有关规定编制,对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理;对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还,并要求更改和补充。

机制记帐凭证的编制。机制记帐凭证是指计算机根据财务管理系统软件的要求,依据正确无误的原始凭证,编制并打印的记帐凭证。机制记帐凭证须经复核后,再由财务处理系统进行记帐处理。

机制记帐凭证编制前,要认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性,输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确,数字准确无误,摘要简单、明了、规范。打印出的机制记帐凭证需加盖制单审核人、记帐员(输入)及会计主管名章,如为收付款凭证还需加盖出纳员印章及经办人(领交款人)签字,连同所附原始凭证装订成册,妥善保管。

⑵记帐凭证的审核与保管

a、记帐凭证必须经有关审核无误后方可进行登账处理。

b、操作员每输入以张凭证,结束前要自审一次,无误后再按结束键。

c、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务处负责人、收付款凭证应由出纳员签章经办人签字后方可为有效凭证。

d、已输入的记帐凭证应在输入操作完毕后,打印科目汇总表并装订成册,交会计档案资料保管员存档保管。

e、同一张凭证,制单和复核不能是同一个人。

⑶帐表打印和结账

a、现金、银行存款日记帐需要每天打印,并应与出纳员库存现金核对无误。

b、银行余额调节表每月编制一次。

c、在结账前按有关规定做好当月各类财务数据和报表的备份工作。

d、月底,以上工作正确完成后,由系统管理员进行结帐,系统自动生成下月期初余额。

e、每年年末必须将全部账簿打印输出,装订成册,作为会计档案保存。