某后勤物业邮件投递管理制度

某后勤物业邮件投递管理制度

后勤物业邮件投递管理制度

一、投递条件

1.收发室的服务对象为根据学校机构设置的部处院系、学生班级等单位用户。

2.学校单位用户可到收发室申请办理邮件投递手续,其办理流程为:

(1)新设立的部处院系、新生班级到收发室申请一个免费信箱,收发室核实情况是否属实。

(2)收发室分配信箱,由单位或学生班级指定的专人签字领取信箱钥匙。

(3)收发室自信箱开通之日起安排投递。

二、投递方式

各类邮件的投递方式分为信箱投递和窗口领取两种。

1.信箱投递:指按照邮件封面书写的信箱投递至对应信箱的投递方式。

信箱投递的邮件包括:普通信件、印刷品、报纸等。

2.窗口领取:指以适当方式通知收件人到收发室窗口,凭证件签字领取邮件的投递方式。

窗口领取的邮件包括:特快专递、挂号信(印刷品)、包裹单、汇款单等。

三、投递频次

1.挂号邮件:每个工作日投递两个频次。

2.报纸信函:每个工作日投递一个频次。

3.杂志刊物:每个月至少投递一个频次。

4.外部投递:每周五个频次(节假日除外)。

收发室各类邮件的投递频次,可根据邮局投递频次和自身工作情况予以相应调整。

四、投递时限

投递时限是指邮局将各类邮件送至收发室后,收发室投递邮件不应当超过的最大时间限度。

1.特快专递:4个工作时内通知完毕。

2.报纸:4个工作时内投递完毕。

3.包裹单:8个工作时内通知完毕。

4.普通信函:8个工作时内投递完毕。

5.汇款单:16个工作时内通知完毕。

6.挂号信(印刷品):16个工作时内通知完毕。

7.银行卡:7个工作日内通知完毕。

8.杂志刊物:7个工作日内通知完毕。

如遇节假日、用户要求变更投递时限、收发室工作特殊情况等,各类邮件的投递时限可予以相应调整。

五、投递深度

1.针对具备投递条件的单位用户,挂号邮件采取窗口领取的方式投递;普通邮件则采取信箱投递的方式投递。

2.针对收件地址写为门牌号码等不具备投递条件的邮件,挂号邮件采用窗口领取的方式试投;普通邮件则投递至该楼房的物业主管部门,如其拒收按疑难邮件处理。

3.针对要求从现有免费信箱分户单独投递的用户,由用户向收发室提出信箱租赁申请,收发室将提供有偿服务。

4.针对要求将邮件从信箱投递延伸至室内的用户,收发室将延长投递深度,提供有偿服务。

六、特约服务

针对有特殊需求的用户,收发室在日常服务标准的基础上,采取有偿的方式为用户提供特约服务。

1.信箱租赁:具体规定参见收发室信箱出租管理办法。

2.延伸服务: 如用户需将邮件从信箱投递改为投递至室内,延长服务深度,收费标准为每年每户200元。

3.代为投递:如用户有代为投递邮件的需求,收发室可代为分发并投递至相应信箱,收费标准为每件0.5元。

七、投递管理

1.各单位用户应设置专人定期开启本单位信箱领取邮件。在领取挂号邮件时,应点核邮件无误并出示有效证件,经收发室工作人员确认后签收。

2.领取邮件的有效证件包括居民身份证、户口簿和工作证等。遇特殊情况,经收发室主管批准后可相应办理。

3.各单位邮件领取人员对于各种邮件负有保护和及时传送的责任,不得私拆、隐匿、毁弃邮件或者撕揭邮票。

4.用户误收的邮件应当及时退还收发室;用户误拆的邮件应及时退还收发室并说明情况,对误拆邮件的内容要保守秘密。