南油物管公司公文管理暂行办法

南油物管公司公文管理暂行办法

物管公司公文管理暂行办法

一.行文规定

1.呈报、下发的公文应一文一事。

2.公司对外统一名称:**物业管理有限责任公司。正式对外行文、签署合同均应使用公司名称。

二.行文程序

1.公司的行文,先由承办人拟稿,经分管部门副总审阅后,送行政部核稿,再请总经理签发。

2.管理处行文,重要事项需事前请示总经理同意后,由分管副总签发。

3.公司和管理处发文,均由行政部统一编发文号。

三.行文格式与要求

1.凡属对外行文,要使用统一规格的拟稿纸,如第一页写不下,应附双线横格纸。

2.标题简要明确,注明文件种类(请示、报告、函等)。

3.注明报送单位。

4.注明行文编号,以便可存放、查找和立卷归档。

(1)对外行文编号统一为:**物司[ ]第号

(2)对大厦客户编号统一为:**物处字[ ]第号

5.撰写、修改或誉请公文,必须使用墨水笔,不使用铅笔、圆珠笔。经修改后的稿件,如字迹潦草、涂改较多、模糊不清的,应由原拟稿人誉请后再送打印。

四.缮印

1.文件签发后,由行政部统一打印并存入磁盘,按核定数量打印份数,印数少的采用复印,印数多的外送印刷。

2.缮印后的文件由撰稿人负责校对,以公司管理处名义的行文,由行政部核稿人予以复检。

3.缮印校对人应在原稿上签注姓名、日期。

五.发文

1.文件分发前对份数、附件、印章等进行检查。

2.文件分发时应注明受文单位及地址,'急件'、'密件'应做相应的标识、戳记,防止延误与泄密。

3.缮印后发出的文件,应留二份与原稿一份退承办部门,由承办部门按管理要求立卷归档。