商场物业部文档管理办法范本

商场物业部文档管理办法范本

商场物业部文档管理办法

1.制定本办法的目的、依据和适用范围

1.1为了加强物业部门的文档管理,充分发挥文档的作用,更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定,结合物业管理行业特点及本公司实际情况,制订本管理办法。

1.2本管理办法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。

2.文档的定义

2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。

3.文档管理的基本原则和要求

3.1为维护文档的完整、安全,同时便于有效利用,各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理”的原则,即:凡明确列入由区域物业部集中保管目录的文件材料(原件)由区域物业部集中保管;其他文件材料(原件)由各商场物业(保安)部按集团的规定要求自行管理。

3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。

4.文档管理机构和人员

各商场在物业经理的领导下,形成档案工作的管理网络。

*集团物业推进中心对各区域物业部、各商场物业(保安)部文档工作进行指导、检查和考核。集团物业推进中心文档配备专职文档管理人员,负责收集、保管和提供利用物业条线各类文档;

*各区域、各商场物业部门的文员(或指专人)在部长(经理)领导下负责本区域、商场(物业条线)文档材料的归集和整理立卷,并按规定向集团物业推进中心送交相关文档。

*各区域物业部、各商场物业(保安)部均须根据文档保管的要求设置固定文档存放点,并配备文档管理人员和必要的文档存放橱柜,负责本部门文档材料(资料)的归集、整理。

*各区域物业部长、各商场物业(保安)经理为文档工作的主要责任人,并将文档工作纳入部门的年度工作计划。

5.文档案管理人员的职责

5.1.集团物业推进中心文档管理人员的职责:

*负责公司级(物业条线)各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等;

*按规定要求统一管理公司(物业条线)的文档,确保文档的完整和安全。对已接收入室的文档,有计划参与进行整理、重组和销毁工作;对因归档制度不健全或执行不严而遗漏失散在外的重要文件材料,加强收集归档;

*指导、督促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作,组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训;

*参与实施对部门文档工作的考评;

*负责编制公司(物业条线)文档目录、检索资料,严格执行文档借阅制度,主动、快捷提供利用服务;

*办理领导交办的其他有关文档业务的工作。

5.2.区域物业部文档管理人员的职责:

*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作,对集团物业推进中心需要的文件材料,按规定要求及时送交归档;

*负责由部门日常使用保管的文档、资料(主要是物业管理业务文档)的管理。

*部门文档管理人员如兼文员工作,则还应当承担如下职责:

(1)负责本部门文书处理工作,包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;

(2)负责本部门文书管理工作,包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。

5.3.商场物业(保安)文档管理人员的职责:

*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作,对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料,按规定要求及时送交归档;

*负责由部门日常使用保管的档案、资料(主要是物业管理业务档案)的管理。

*部门文档管理员如兼文员工作,则还应当承担如下职责:

(1)负责本部门文书处理工作,包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;

(2)负责本部门文书管理工作,包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等,并按规定及时向文档室移交。

6.公司(物业条线)文件材料归档范围

*前期工程交接验收范围的材料归档

*客商户档案(含二次装修资料)及客户服务范围的材料归档

*物业运作管理(含合同、协议、来往文书等)范围的材料归档

*其它范围的材料归档

7. 档案的管理和移交

*向文档室(各部门)移交文档时,应办理交接手续。按规范格式填制〖归档文件材料移交接收清册〗,认真做好清点、登记和签署工作。

*文档管理应遵循保密工作有关规定。

*文档室必须具备防盗、防火、防有害生物等安全设施。文档室由文档管理人员专人管理。

*按规定由各部门负责管理的档案、资料(主要是物业管理业务档案),在该物业项目管理终止或管理主体发生变化时,应按规定编制移交清册后,向接管该项目的物业办理移交。

8.档案的查阅利用

*文档室应当多渠道、多形式地开展文档利用服务工作,努力提高文档利用效能。

*查阅、借阅文档需办理相关登记和批准手续,并填制〖文件档案资料查阅登记表〗及〖文件档案资料借阅登记表〗。

*查阅、借阅、复印各部门文档资料时,一般需经相关领导签字批准,并须办理相关登记(归还时及时注销)手续。