物业公司电子邮件管理办法二

物业公司电子邮件管理办法二

物业公司电子邮件管理办法(二)

一、规范目的:高效规范的传递信息,尽快实现办公自动化

二、适用范围:公司所有电子邮件及其传递和存档

三、内容:

1、邮件发送者应填写主题,主题要求简明扼要,凡是没有主题的文件,收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任,由邮件发送者按公司制度承担。

2、发送邮件时,发送者应在电子邮件中注明中文姓名、部门、发送日期,如果有说明的简短文字,也应在电子邮件正文中写清楚。

3、篇幅中少于一百字的文字,直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用office软件编辑输入,并将office文件作为电子邮件的附件传送。

4、对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件,被征求意见或被请示者为收件人,其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人,被抄送人可不答复。

5、所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件,以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等,按公司制度追究其相应责任。

6、凡是没有正式定稿的文件,报告、表格等一般情况不得打印。

7、为了减轻公司邮件的负荷,工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。

8、公司总办应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理,作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息,并报总办备案。

四、邮箱管理

1、总办负责按公司部门及岗位设置建立相应的邮箱。

2、邮箱使用者应保护好邮箱密码,如果发现密码泄露,请及时做出更改申请。

3、如果没有得到授权,不能查看他人邮箱内容。