油品调运分公司公文处理管理办法

油品调运分公司公文处理管理办法

工贸油品调运分公司公文处理管理办法

第一章 总则

第一条 为使zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)的公文处理规范化、制度化、科学化,根据国家《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》及上级单位相关管理办法,结合油品调运分公司实际,制定本办法。

第二条 油品调运分公司公文(包括行政公文和党公文),是公司履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是公司开展管理工作及公务活动的重要工具。油品调运分公司公文分为电子公文、纸质公文两种,具有同等效力。

第三条 公文管理指公文的拟订、收文、发文、归档、处理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文管理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。公文管理必须严格执行国家保密法律、法规、规定,以及公司有关保密工作的制度,确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

第二章 组织机构及职责

第五条 公司综合办公室是行政公文管理工作的管理部门,负责本单位的行政公文管理工作。

第三章 公文种类

第六条 油品调运分公司公文种类包括:决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要10个文种。

(一)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定:适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(四)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知:适用于发布、传达要求所属部门执行和有关单位周知或执行的事项,任免人员,批转、转发公文。

(六)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。

(八)请示:适用于向上级单位请求指示、批准事项。

(九)函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十)会议纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、项目投资、资产重组、资金计划以及政策性强、涉及面广的重大事项等,应以其它文种专项行文。

第四章 公文格式

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。涉密公文应当按照保密有关规定标注密级和保密期限。涉及国家秘密的,分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限;涉及商业秘密的,分别标注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。主办单位排列在前。同级或者相应的党、政、群机关联合行文,按照党、政、群的顺序排列。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名,联合行文应当标注各发文单位的签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般不空格。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。普发性的公文使用准确、统一的规范化统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、批转、转发的公文,不应以附件说明。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字标注。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。会议纪要不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。其中“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(gb/t9704--2022)国家标准执行。

第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准a4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第五章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性,从严控制发文数量。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。特殊情况下需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。

第十三条 向上级行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位;

(二)油品调运分公司一般不直接向集团公司行文;一般不直接向上级单位工作部门行文;公司所属各部门、营业室一般不直接向上级单位或上级单位工作部门行文。

(三)油品调运分公司各工作部门一般不得向公司以外的单位行文。确有需要,需经公司领导批准,以公司名义行文。凡涉及项目、投资、资产、资金、人事等重要业务,必须经油品调运分公司上报上级单位批准后方可以公司名义行文,或以上级单位名义行文。

(四)“请示”应当一文一事

。一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送下属单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本公司负责人名义向上级机关报送公文。

第十四条 向下级行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位;

(二)公司机关各部室一般不得以部门名义向所属下级单位行文,确需行文应以公司名义行文;

(三)公司机关各部室的一般性具体业务,应以内部专函形式向下级单位及相关部门行文;

(四)涉及多个部门职权范围内的事务,牵头部门应主动与会办部门协商一致后方可行文,未协商一致的不得行文;擅自行文造成不良影响的,应当及时纠正或者撤销;

(五)上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

第十五条 公司党总支和行政可以联合行文,属于党总支和行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。

第十六条 公司向本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。

第六章 发文办理

第十七条 发文办理包括公文起草、审核、签发、校对、复核、登记、印制、盖章、分发等程序。

第十八条 公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁、情况真实、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼、标点正确。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门和单位职权范围内的事项,牵头起草部门应征求相关部门和单位意见,力求达成一致。

(七)对涉及国家秘密和企业商业秘密的公文应当按相关保密规定,在公文拟制时,注明密级及保密期限。

(八)对涉及其他部门职责范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商,取得一致后方可行文。

(九)拟制紧急公文,应当体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。

第十九条 公文审核。公文文稿签发前,应当由发文部门负责人进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见,如有分歧,部门主要负责人应出面协调。

(四)重要公文文稿的起草,部门负责人审核后应送发文单位综合办公室进行初核。

(五)经审核不宜发文的公文文稿,应当退回并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

第二十条 公文签发。公文应当经本单位负责人审批签发,应当做到:

(一)主办部门起草的公文涉及有关协办单位或者部门职权范围内的事项的,应当交由协办部门负责人会签。会签后,交由主办部门提交公司领导签发。

(二)重要公文和上行文由单位主要负责人签发,一般性的下行文由分管负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;签名的,视为同意。

(三)联合发文由所有联合发文单位负责人会签,会签一般不得使用复印件。

第二十一条 公文校对。公文经单位负责人签发后,应交由拟稿人校对。校对的重点是:文稿内容文字表述是否准确无歧义,文种是否正确,纠正错别字,检查附件是否齐全,格式、字体是否规范,单位名称、人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

第二十二条 公文复核。已经公文拟稿人员校对后的公文,综合办公室印发前应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,文种是否正确,内容是否符合相关规定,附件材料是否齐全,格式、字体是否规范等。经复核需要进行实质性修改的,应按程序复审。

第二十三条 公文登记。对复核后的公文,要确定发文字号、分送范围和份数并详细记载,发文字号编号应当规范统一,避免重复。

第二十四条 公文印制。公文印制应当确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

第二十五条 公文盖章。文稿除会议纪要外,一律加盖公司印章,盖章位置应当符合公文格式位置要求。

第二十六条 公文分发。公文印制、盖章完毕后,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发,并做好发文登记,传真发文的要做好传真记录。

第七章 收文办理

第二十七条 收文办理包括公文的签收,登记、初审、拟办、签批、承办、传阅、催办和答复等程序。

第二十八条 公文签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明签收时间。公司外来文件由综合办公室统一接收,凡代表公司外出参加会议、考察、访问带回的文件、重要资料,均应交综合办公室统一登记、处理。

第二十九条 公文登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细登记。

第三十条 公文初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:内容是否符合国家法律,法规及其它有关规定;是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求;涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签;是否符合公文起草的其他要求。

经初审有下列不符合规定的情形之一的,经综合办公室负责人批准后,应该退回呈报单位并说明理由。

(一)请示内容不符合国家法律、法规规定,不符合党和国家的方针、政策的;

(二)不符合行文规则的;

(三)文种使用不当的;

(四)涉及其他单位或者部门职权范围内的事项,未经协商、会签的;

(五)涉及事项应由报文机关自行解决的;

(六)一文数事、多头主报、不盖公章的;

(七)“报告”夹带请示事项的;

(八)上行文未按要求注明签发人,未注明联系人和联系方式的。

第三十一条 公文拟办。经审核符合规定的公文,由综合办公室文秘人员报综合办公室负责人提出拟办意见,紧急公文应当明确办理时限。

第三十二条 公文签批。综合办公室负责人审批后,呈送本单

位主要领导批示(行政文件呈送经理批示,党总支文件呈送党总支书记批示)。主要领导按照公司分管领导分工,提出批示意见批转分管领导阅处,分管领导按照文件内容提出阅办意见批转分管业务部门具体办理。签批文件时,主批人应签署明确意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅或者签名视为同意,没有请示事项的圈阅表示已阅知。

第三十三条 公文承办。承办部门对分管领导批办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。单位负责人收到交办事项的行文,应在批示后交由综合办公室登记规定,需要转有关部门的,用复印件。

第三十四条 公文传阅。根据领导批示和工作需要,应将公文及时送传阅对象。办理公文传阅时,综合办公室文秘人员应随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围,经综合办公室负责人审批后分送。

第三十五条 公文催办。文秘人员应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

第三十六条 公文答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知其他相关单位,下级单位上报“请示”文件,要予以书面批复。

第八章 公文管理

第三十七条 公文由综合办公室文秘部门或者专人统一管理。综合办公室应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理规范,充分发挥公文效用。

第三十八条 公文整理与归档。公文办理完毕后,应当根据有关国家档案法律法规和集团公司档案管理有关规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条 应按照分工负责的原则,做好归档公文的收集、整理与归档工作。

(一)各种公文定稿、正本,由公司综合办公室收集整理;

(二)各种例会的会议记录、纪要等,包括原始记录及有关资料,有承办机构或承办人收集、整理。纪要定稿应交综合办公室归档。

(三)单位负责人外出参加会议收到的应归档的公文,使用后交公司综合办公室整理归档。

(四)单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

(五)两个以上机关联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复印件。

(六)每年5月底前,须将上年度应整理、归档的公文,向档案管理机构移交并办理交接手续。

第四十条 公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,以便于保管和利用。

第四十一条 公文归档期限按照集团公司档案分类保管期限表的规定执行。拟制、修改和签批的公文的纸张和字迹材料,必须符合存档要求。

第四十二条 涉密文件按照集团公司保密相关规定执行。

(一)公文确定密级前,应根据拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照锁定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

(二)涉及公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

(三)涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批转公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

(四)复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十三条 公文撤销或废止,由发文单位或上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第四十四条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十五条 机构合并时,全部公文应当随之合并管理;机构撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

第四十六条 工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第四十七条 本办法由综合办公室负责解释。

第四十八条 本办法未尽事项按照国家法规及工贸公司要求执行。