投资集团会议管理办法

投资集团会议管理办法

投资集团会议管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为规范某省某投资集团有限公司(以下简称“集团公司”)的会议安排,完善集团公司决策程序,提高集团公司各种会议的质量和效率,根据集团公司章 程有关规定,制定本办法。

第二条 本办法所述的集团公司会议包括:年度工作会议、总经理办公会、司务会议、各种专题业务会议、部务会议等;集团董事会会议、监事会会议、党委会会议的管理办法另行制定。

第三条 综合事务部负责集团公司会议的安排工作,集团公司其他部门根据会议的类别或内容负责或参与有关会议的准备工作。

第四条 集团公司会议遵循安排规范有序、内容紧凑精简、决定事项跟踪落实等原则。

第二章 会议计划与预算

第五条 集团公司综合事务部应在每年十二月中旬,将各部门提交的下年度各类型会议的计划进行汇总,制定集团公司年度会议计划,报集团公司办公会议通过后执行。

第六条 集团公司年度工作会议、各种专题业务会议需要支出费用的,有关会议费用支出纳入集团公司本部预算,集团公司会议费用预算由综合事务部负责编制,交预算财务部合并到集团公司本部预算。综合事务部负责会议费用的支出。

第三章 年度工作会议

第七条 年度工作会议是集团公司总结上一年度工作情况和部署本年度工作计划的会议。集团公司年度工作会议原则上在每年度第一季度举行,工作会议议题、具体举行时间等事项由集团公司领导班子研究决定。

第八条 在每年一月十五日前,综合事务部应拟定工作会议的预案,填好《会议预案表》,会议预案经分管领导审阅后,应提交集团公司总经理办公会议讨论,由办公会议研究决定年度工作会议议题和举行时间。

第九条 综合事务部负责集团公司年度工作会议的具体组织工作,总经理工作报告由综合事务部负责起草;党建和廉政建设方面的材料由党群工作部负责起草;集团公司各部门与所属企业应配合做好有关材料准备、会务安排等工作。会议录像、拍照及宣传工作由党群工作部负责。

第十条 集团公司年度工作会议结束后两周内,综合事务部应将会议签到表、有关会议材料、录像、照片资料等送保密室按照规定建档。需要印发的领导讲话或其它会议材料,按照发文管理规定办理。

第四章 总经理办公会议

第十一条 总经理办公会议是集团公司研究处理生产经营重大问题的会议,总经理办公会议议题的范围包括:提交董事会审议的议案;组织实施董事会决议;董事会授权范围内的有关集团公司生产经营管理的重大事项决策;提交监事会的报告;集团公司制定的各种规章 制度;涉及集团公司员工切身利益的重大问题等。

第十二条 总经理办公会议分为例会和临时会议。例会原则上在每周一上午举行。临时会议由总经理提议随时召开。

第十三条 总经理办公会议议题由总经理审定。各部门需提交总经理办公会议讨论的问题,由有关部门填报《总经理办公会议题呈批表》,经集团公司分管领导和总经理审批同意后,方可列入会议议题。总经理批示在办公会议讨论决定的事项,可直接列入会议议题。

第十四条 总经理办公会议议题由综合事务部负责收集汇总。各部门应及时将集团公司领导同意列入总经理办公会议讨论的议题送综合事务部汇总。综合事务部应在每周四下班前将收集的需由总经理办公会讨论的议题列出清单,向总经理报告,由总经理确定下一次办公会议召开的时间和讨论的议题。

第十五条 总经理办公会议由总经理或总经理委托的副总经理召集和主持,其他出席人员包括:集团公司领导班子成员、各部门主要负责人、董事会秘书以及由总经理根据议题指定的其他人员。综合事务部秘书列席会议并负责会议记录。根据议题的内容,各部门可提议增加部门列席人员,具体名单在议题审批时一并确定。

第十六条 总经理办公会议组织工作由综合事务部负责,各部门提交总经理办公会议讨论的问题由相关部门负责人汇报。办公会议材料由议题主办部门负责准备。经总经理批准列入办公会议讨论的问题,主办部门应形成书面材料于会议召开前半天送综合事务部,再由综合事务部提前将材料给与会人员。

第十七条 总经理办公会议所讨论的重大事项,必须进行科学、审慎的可行性研究、论证,经办公会议集体充分讨论后,由总经理作出决定。

第十八条 总经理办公会议纪要草拟和呈批,以及会议材料的管理由综合事务部负责。综合事务部秘书应于会后三个工作日内拟出会议纪要或整理出会议决定事项,经综合事务部主要负责人审核后报会议主持人签发。

第十九条 办公会议会议纪要发出后,会议记录及有关材料送档案室按照规定建档。会议纪要发送范围为:集团领导班子成员、各部门、董事会秘书以及办公会议决定事项涉及的所属企业。

第二十条 总经理办公会决定事项的督办工作由综合事务部负责。对决定事项中需由有关部门或所属企业办理的事项,综合事务部根据情况可口头通知,或在会议纪要中明确主办部门、协办部门、办结时间及要求等。对会议纪要发出后,综合事务部应定期跟踪督办,并对公会议决定事项办理情况进行汇总。有关部门或所属企业应按要求提供办理情况。

第二十一条 承办总经理办公会决定事项的部门、所属企业及其子企业,应按照会议纪要的要求认真办理,并按照规定时间报送办理结果。在规定期限内未能办结的,应说明理由并提出加快办理的措施。

第二十二条 在总经理办公会议决定事项推进过程中,若主办部门、协办部门、有关所属企业发现需由集团公司领导进一步明确或协调的问题,主办部门应及时向总经理、分管领导报告。经集团公司领导同意作出的变动事项,主办部门应及时通知综合事务部。

第五章 司务会议

第二十三条 司务会议是集团公司各部门汇报上月工作情况、当月工作计划,并由领导班子对各部门当月工作进行布置的会议。集团公司领导班子成员认为需要向其他成员通报的事项,各部门负责人认为应该向集团领导汇报或需要向其他部门通报的事项,或者涉及集团公司日常行政事务安排的事项可作为司务会议的议题。

第二十四条 司务会议原则上在每月第一周的星期一上午举行。司务会议由总经理或总经理委托的副总经理召集和主持,其他出席人员包括:集团公司领导班子成员、各部门领导、董事会秘书及会议主持人指定的其他人员。综合事务部秘书列席会议并负责会议记录。

第二十五条 司务会议组织工作由综合事务部负责,各部门应在司务会召开前一周的星期四下班前,将本部门经分管领导审阅后的上月工作总结、当月工作计划及各部门认为需要提交的其他材料,交综合事务部,由综合事务部提前将材料给与会人员。

第二十六条 各部门上月工作总结和当月工作计划由部门主要负责人汇报,部门其他领导可以补充说明。各部门完成汇报后,由集团经营班子对有关工作安排进行审议,经

会议主持人最后确认后执行。

第二十七条 司务会议纪要的草拟和呈批,以及各部门工作总结、计划等材料的保管由综合事务部负责。综合事务部秘书应于会后三个工作日内拟出会议纪要,经综合事务部主要负责人审核后报会议主持人签发。

会议纪要应送档案室按照规定建档。会议纪要发送范围为:集团领导班子成员、各部门、董事会秘书。各部门应及时完成司务会议确定的计划事项。

第六章 专题业务会议

第二十八条 专题业务会议是集团公司组织的研究集团系统内各类专项工作的会议,或由集团公司承办的集团系统以外单位参加的研究重大专题事项的会议。集团系统内的专题业务会议主要包括:

(一)各部门定期举行的归口管理事务的总结会议,包括但不限于:经营分析会、党建工作会议、工会工作会议、安全生产工作会议、法律事务工作会议等;

(二)根据上级部门统一要求集团公司举行的各类专题会议;

(三)集团公司研究决定召开的大型会议。

第二十九条 集团公司各部门组织的归口管理事务总结会议,有关部门应在会议召开前三十天,拟定书面的专题业务会议预案,填好《会议预案表》,会议预案经分管领导审阅后,呈集团公司总经理批准。集团公司总经理批准专题业务会议预案后,有关部门负责该专题业务会议的组织工作,综合事务部配合做好后勤保障工作,党群工作部负责会议录像、拍照及宣传工作。

其他专题业务会议,由集团公司总经理指定部门填写《会议预案表》,参照上款规定制定专题业务会议预案,并负责会议的组织工作,综合事务部配合做好后勤保障工作。对于临时决定召开的专题业务会议,主办部门可在会议召开后,补充填写《会议预案表》和制定会议预案。

第三十条 专题业务会议的记录工作由会议主办部门负责。主办部门应在会议结束后两周内,将经集团公司有关领导审阅后的《会议情况报告》、会议签到表、其他会议材料、录像、照片资料等送保密室按照规定建档。

需要印发的专题业务会议领导讲话或其它会议材料,由会议主办部门按照发文管理规定办理。

第七章 附则