学校档案室管理规定办法

学校档案室管理规定办法

档案室是各机关(包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本机关档案的内部机构,是整个机关的组成部分,关于学校档案室管理规定应该怎么制定,来看小编为大家提供的范本:

(一)、要明确一位副校长分管档案工作,应建立综合档案室合和建综合室档案专柜。

配备政治素质好、业务能

力强、热爱档案工作的专(兼)职人员,并保持相对稳定。

(二)、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程;纳入分管领导和档案员工作职责;纳入教职工范围和考核奖惩制度。

(三)、档案人员的主要任务:

1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。

文书档案:是指学校党、政、工、团(队)在实际工作中形成的文件材料。

教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。

会计档案:是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

后勤档案:是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。

任何部门和个人不得擅自处理。

3、学校综合档案的归档时间:文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。

后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

5、卷内文件应齐全完整。

收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

6、卷内文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前,请求在后。

各类案卷均要填写卷内目录。

卷内文件要编写张次号。

归档的文件材料字迹清楚,纸质优良、签署完备。

不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,并拆除卷内金属物。

7、案卷装订要整齐美观。

标题一般应有作者、问题、名称,能反映卷内文件内容,政治上无误,文词上简明确切。

封面要用毛笔正楷字填写,字迹要工整清洁。

8、文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。

(四)、综合档案室要做到有专室、专柜、专(兼)职人员负责,切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)、借阅制度

1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

2、严守档案材料机密,不准随便转借档案。

未经许可不得擅自摘录和复制。

3、爱护档案,不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

4、经批准摘录的材料,要经档案室工作人员审查。

证明性材料,必须校对无误后盖章。

5、外借档案必须经主管领导同意,并向档案人员办理借阅登记手续。

借出时间,一般不得超过七天,超过时间另行办理手续。

(六)、档案工作人员要熟悉档案,了解需求,积极主动地做好档案的提供利用工作。

档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料,为提供利用档案创造条件。

(七)、学校档案的鉴定与销毁。

学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。

认真做好档案的鉴定工作。

对超过保管期限,失去保存价值的档案,可提出销毁意见,并填写销毁清册,报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

销毁时应指定二人监销,并在销毁清册上签字,防止失密。