水利科学技术档案管理规定办法

水利科学技术档案管理规定办法

水利科学技术档案管理规定

第一章 总则

第一条为进一步加强水利科学技术档案(以下简称水利科技档案)管理工作,充分发挥水利科技档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《水利档案工作规定》等法律、法规以及规范性文件,结合水利科技工作实际,制定本规定。

第二条本规定所称水利科技档案,是指在水利科技活动过程中形成的,具有保存价值的,各种形式与载体的历史记录,是应归档保存的水利科技文件材料。

第三条水利科技档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。

在水利部的统一领导下,水利科技档案由各级水行政主管部门及其所属单位(以下简称各单位)的档案业务机构分级进行管理,以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条各单位应认真履行档案管理与保护的法律责任和义务,加强对档案工作的领导,建立健全水利科技档案工作制度,统筹安排业务经费,依法保障水利科技档案工作的正常开展。

第五条本规定适用于各单位的水利科技档案管理工作。

第二章收集归档

第六条水利科技文件材料的归档范围,应全面、系统地反映水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果。

具体内容见附件《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》。

第七条应归档的水利科技文件材料,须由文件材料产生、经办部门或项目(课题)组,指定专人进行收集整理后,按规定移交给本单位档案工作机构集中管理,任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档。

第八条各单位应认真执行国家有关“同步管理”规定,把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序,列入有关部门及人员的职责范围。

在下达项目计划或签订项目合同、协议时,应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查项目进度时,应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时,应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时,应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。

第九条完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定(验收)的必备条件。

各单位科技、基建、档案等业务主管部门要密切配合,严格把好项目的鉴定(验收)关。

凡水利科技档案检查、验收不合格项目,不得进行或通过项目的鉴定(验收),更不能申报科技奖励。

科研项目在申请验收(鉴定)前,其档案应先通过本单位档案部门的审查、验收;重点科研项目和基本建设项目档案验收,由项目验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

水利部要加强对各单位档案验收情况的监督检查,如发现未经档案部门审查、验收或档案不符合要求的科研项目,已获得奖励或正在上报科研成果,科技部门将按规定推迟或撤消对该项目成果的奖励。

第十条水利科技文件材料的归档时限:反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料,一般应按年度,在第2年上半年完成归档工作;各专业项目产生的科技文件材料,应在项目实施完成后3个月内完成归档工作(周期较长的项目,可分阶段或分单项计算归档时限);重要仪器设备的随机文件材料,应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作;项目鉴定或验收形成的文件材料,应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。

第十一条各单位应结合实际,制定本单位或系统水利科技档案分类方案,细化归档范围,明确整编要求。

归档的水利科技文件材料应为正本,重要或有专门需要的水利科技文件材料,可适当增加保管份数,其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。

第十二条由若干单位协作或合作完成的项目,主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作;协作或合作的单位,应负责其承担项目产生水利科技文件材料的收集、归档工作,并将阶段或结论性文件材料,报主持单位归档。

第十三条水利科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)。

其中整理录音、录像、照片等声像材料时,应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。

第十四条电子文件归档,参照《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)执行。

重要的电子文件归档时,应形成相应的纸质文件材料一并归档。

第十五条水利科技文件材料归档时,应编制归档文件材料移交目录(一式2份),由项目或课题的部门负责人审签,交档案部门查验,交接双方应认真履行交接手续。

对不符合要求的,档案部门应不予接收。

第三章保管利用

第十六条对已接收的水利科技档案,档案部门应及时进行分类、编目、入库等管理工作,为档案的保管利用创造条件。

第十七条各单位保管的水利科技档案,应使用档案专用库房和装具,采取相应防护措施,确保水利科技档案的保管、保护条件满足规范要求。

第十八条各单位应建立健全水利科技档案库房管理制度,定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修复,最大限度地延长档案的价值时限。

第十九条各单位应建立健全水利科技档案利用制度,配备必要的档案利用设施设备,积极开展水利科技档案的利用与编研工作。

第二十条各单位应做好水利科技档案的统计工作,认真执行档案年报的统计、报送制度。

第二十一条各单位应积极开展水利科技档案信息化建设,确保水利科技档案管理与本单位信息化建设同步发展,不断提高水利科技档案的现代化管理水平。

第二十二条各单位撤销或合并时,应按照国家有关档案归属与流向的要求处置原单位的档案;专业技术人员在工作调离时,须交清应归档的水利科技文件材料或借阅的档案,不得擅自留存或处理。

第二十三条各单位应依据《水利部保密工作管理规定》(水办[2005]380号)和《科学技术保密规定》(国家科学技术委员会、国家保密局令第20号)的要求,建立健全保密制度,加强对水利科技档案的保密管理。

第二十四条各单位应建立健全水利科技档案鉴定、销毁制度,并按要求对水利科技档案进行鉴定,提出保存或销毁意见,报本单位领导批准后实施。

销毁档案,应到国家指定场所进行监销,并由2名监销人员在销毁清册上签字。

销毁清册应归档保存。

第二十五条水利科技档案保管期限划分为永久和定期(30年、10年)两种。

划分原则与标准,参照《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》的规定执行。

第二十六条各单位应按水利科技档案移交进馆要求,向有关档案馆移交档案。

第四章奖惩

第二十七条对在水利科技档案工作中做出突出成绩的单位、部门或个人,上级主管部门或本单位应给予表彰和奖励。

第二十八条对于违反本规定的单位或个人,上级主管部门或本单位应予以通报批评,限期整改;对逾期未改的,应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚。

造成严重后果的,应依法追究刑事责任。

第五章工作机制及人员

第二十九条水利部设有专门的档案工作部门,在国家档案行政管理部门的监督、指导下,依法对水利科技档案工作履行如下职责:

(一)贯彻落实国家档案法规制度,制定、完善水利科技档案规划与规章制度;

(二)督促水利档案法规制度的贯彻落实;

(三)检查、指导水利科技档案工作;

(四)组织重点项目(课题)的档案专项验收。

第三十条各单位应结合工作职责与任务,明确档案工作部门和人员,依法加强档案管理、认真履行档案管理职责,为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障。

第三十一条水利科技档案工作人员应具备档案专业和水利等相关专业知识,爱岗敬业,忠于职守,并应保持相对稳定。

第三十二条各单位应有计划地开展对水利科技档案人员的业务培训和继续教育,逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。

第六章 附则

第三十三条本规定由水利部负责解释。

第三十四条本规定自发布之日起施行,原水利部1988年9月2日发布的《水利科学技术档案管理暂行规定》和《水利科学技术档案保管期限表》(水办[1988]7号)同时废止。