附属医院大件物品大宗物资采购管理办法

附属医院大件物品大宗物资采购管理办法

e大学附属医院大件物品、大宗物资采购管理办法

为进一步提高经费使用效益,规范大件物品、大宗物资采购管理,从源头上预防腐败,促进学校党风廉政建设,现根据推行政府采购制度的有关要求,参照兄弟院校经验,结合学校实际,制定本办法。

一、大件物品、大宗物资界定标准

大件物品为单件金额达2万元及其以上的物品;大宗物资为每批金额达5万元及其以上的物资。

二、采购方式

公开招标,邀请议标。

三、采购原则

1、保证质量,保证物品价格合理。

2、公开程序、公平竞争、公正办事。

3、统一办理、批量购买,择优选点。

4、减少中间环节,降低成本,维护学校利益。

四、采购范围

1、科研类:教学科研仪器设备与软件等。

2、基建维修类:基建或维修项目中甲方供应的各种成批材料、大型设备。

3、行政办公类:电器设备、办公自动化设备及系统软件。

4、图书资料类:包括图书文献资料及数据库系统软件。

5、学生用品类:公寓化生活用品、院、系服装、军训服装等。

6、医药类:药品、医疗器械等。

7、饮食服务类:根据后勤改革后的体制和运行机制确定相应的范围。

8、其它类:机电设备、音象设备、家具、绿化苗木及其它大批量物资。

五、采购组织

(一)根据采购任务,学校后勤处、设备处、图书馆、学生处、产业处按照各自的采购职能成立相应的大件、大宗专项物资采购领导小组,组长由分管校领导担任,成员由纪监审办公室、财务处和承担采购任务的部门负责人组成,采购部门为领导小组的日常办事机构。

大件、大宗专项物资采购领导小组的职责为:

1、审定采购内容。

2、批准成立专项采购招(议)标工作组。

招(议)标工作组要注意吸收使用单位工作人员以及有关专家参加(专家人选根据采购工作的需要临时选聘)。

3、处理采购工作中发生的重要事宜。

4、对采购中和采购后的情况进行检查、监督。

(二)大件、大宗专项物资采购领导小组下设专项采购招(议)标工作组,成员由纪监审办公室、财务处和使用单位、采购部门的有关同志组成,组长由采购部门的负责人担任。招(议)标工作组在领导小组的领导下开展工作,工作组对领导小组负责。工作组实行组长负责制,对采购过程和质量负直接责任。根据采购物资金额的大小,确定工作组人数(一般3-7人),大件物品单价在20万元以上的、大宗物资每批金额达50万以上的,工作组还应邀请有关专家参加,人数不得少于9人,必要时可成立由有关专家组成独立的评标组。

专项物资采购招(议)标工作组及组长的职责为:

1、制定招(议)标文件或详细购物标准,安排购物日程。

2、坚持多渠道,广泛收集信息,并在工作组会上对信息进行筛选,并向有关厂家发布信息或邀标函,收取标书或报价书。

3、根据需要安排人员到有关厂家考察。

4、举行招(议)标会议,按程序评标后确定中标单位。

5、处理招(议)标过程中的有关工作。

六、采购程序

(一)常规采购程序

1、招(议)标工作组进行市场调研,了解其他学校、单位购置物品的情况;了解有关厂家以往在我校供货的情况;了解该物资若干品牌厂家的产品情况及当前价格。

2、采购部门原则上每个月底向采购领导小组汇报当月物品采购情况,提交下月《采购计划一览表》。在落实资金的前提下,承担采购任务的单位填写《e大学大件、大宗物资采购申请表》、《专项物资采购招(议)标工作组成员情况表》,报采购领导小组审批。

3、招(议)标工作组应参照“招标文件”样本编制招标文件或详细购物标准,准备有关资料。

4、招(议)标工作组向有关厂家发出采购物品的名称、规格、性能、质量、数量等信息或邀标函,要求他们在规定时间内提供样品、文字材料、报价书等;竞标厂家应具有国家权威部门颁发的产品检验合格证书、资质证明、营业执照、税务登记证、经营许可证、卫生许可证等规范证件和说明企业生产规模的基本材料、外地产品应具有进场许可证。报价书由供货单位盖章并密封,形成暗标,采购部门统一收取标书后应由专人保管,招(议)标会前任何人不得拆封。

5、如确有必要,招(议)标工作组应安排人员到有关厂家考察、调研,了解生产规模和产品质量。

6、招(议)标工作组举行会议,对各厂家所提供的样品或文字材料编号后,按照购物标准进行评议,当场拆封暗标,在综合质量、价格、供应商资质、信誉度等情况后确定一家或几家为中标单位。

7、招(议)标工作组和中标单位签定购物协议,规定成交物品的交接时间、验收方式、付款办法及违约处罚等内容,根据协议需预付款者,需携带协议副本及采购工作组长签字的暂付款单,到财务部门办理付款。货款结算应严格执行质量保证金规定,购物协议须先由采购工作组组长签名、采购部门盖章,连同《e大学大件、大宗物资招(议)标情况登记表》、验收报告一起送审计处审核盖章后,财务部门方可付款。

8、大件、大宗物资由招(议)标工作组负责验收,必要时可聘请专家、专业质检部门参加,验收后填写《大件、大宗物资验收登记表》(如因保质期而延期付款的,应在付款到期日填写“无质量问题表”通知财务部门付清余款)。采购领导小组对验收情况进行抽查,发现问题予以追究责任。

9、采购验收后,必须办理固定资产登记手续或建立有关台帐,并由采购部门将全套招(议)标材料分类立卷,归入校档案馆。基建工程中的设备采购同时要符合基建有关程序,相悖之处应按基建工程程序执行。

(二)急购物品、独家经营或特定物品、续购物品的确认及采购程序

1、急购物品

急购物品是指未列入计划、确因情况紧急必须在2天内购回的极少数物品。使用部门确需急购物品时,应首先填写《急购物品确认书》,经分管校领导确认并签字后,送有关采购部门,采购部门接《急购物品确认书》后,应在部门内部组成工作组,采用询价采购方式(应询价3家以上),并认真填写《e大学询价采购物品记录表》。大件物品单价在6万元以上、大宗物资每批金额在20万元以上,原则上不能确认为急购物品。

2、独家经营或特定物品

使用单位需采购独家经营或特定物品时,应先填写《独家经营或特定物品确认书》,连同有关政策依据(特定物品)或调研报告(特定物品)一并送交分管校领导确认并签字后,送有关采购

部门,采购部门应按招(议)标工作组产生办法组成工作组,拟定谈判方案,通过谈判确定购销合同,并认真填写《e大学谈判采购物品记录表》。

3、续购物品

续购物品是指同一或不同使用单位在6个月之内再次购买同一供货商的同一物品,且该价格基本不变,根据原购销合同新增购的大件大宗物品。采购部门拟用续购方式采购物品时,事先填写《续购物品申请表》,提供相应的市场价行情,报领导小组组长批准。

七、关于采购工作中有关费用的收取、管理与使用

1、有关费用的收取

参照物资采购招(议)标中的常规做法,按每次标的大小适当收取标书工本费(50-100元)。

2、有关经费的管理与使用

属于教学、行政设备方面物资采购中的考察费和聘请专家论证、评标、验收等费用从承担采购任务的部门的相关经费中列支(采购部门、财务部门应将该项支出列入预算),属于基建方面物资采购中的考察费用从基建费用中列支。

八、参照执行的有关问题

1、大件物品为每件金额2万元以下、大宗物资为每批金额5万元以下的,应由采购部门组成采购小组,至少由3人组成,采用询价方式采购(市场价格调研),询价不得少于3家,并填写《e大学市场调研采购物品记录表》,按编号先后保存归档,以便查核。

2、各院(系)、部门利用自有资金(含由财务处代管的定项捐助款)购置大件、大宗物品,原则上应委托学校有关采购部门统一采购,特殊情况应参照本暂行办法制定实施意见,报纪监审办公室备案。大件物品单价在6万元以上、大宗物资为每批金额达20万元以上的,招(议)标工作组须由纪监审办公室、财务处、学校采购部门的有关同志参加,人数不得少于7人,组长由学院或部门负责人担任。各院(系)、各部门及产业处自行承担采购任务时,要妥善保存好有关材料,以便查核。

3、校办企业购置大件、大宗物品,由产业处参照本暂行办法制定实施细则,报纪监审办公室备案。

九、采购纪律

1、各院(系)、各部门的采购工作必须严格按照本暂行办法执行。

2、严格实行领导小组和采购工作组组长负责制。

3、大宗物品的采购必须集中进行,不得化整为零处理。

4、在大件、大宗物品采购过程中,招(议)标人员必须坚持公平、公正、秉公办事的原则。不得收受供方赠送的礼品、礼金和回扣,不得接受供方宴请。如实在无法谢绝,应按规定及时登记上报。

5、招(议)标人员要严格遵守采购工作中的保密要求,不得直接或间接向供货方泄露学校有关采购秘密。如有与投标方串通,进行虚假招标等徇私舞弊、玩忽职守的,应立即取消其招标组成员资格,学校将对其进行教育,情节严重者予以行政处罚或追究其党纪、政纪责任。

6、采购物品的验收,要以样品或产品说明书、合同规定的配置和性能指标为准则,严格把好质量关。如发现实物与样品不符或出现破损、数量不足和质量问题,使用单位应做好记录,按协议内容追究供货方的责任。

7、一些需要长期购买的批量物资,应对供应物资实行跟踪监控,并对供货单位定期评议,实行淘汰制,不搞一次招标定终身。

8、采购单位购置大件、大宗物品未按本暂行办法的程序进行招(议)标的,学校财务部门一律不得报销或预付货款。

十、附则

1、本暂行办法自颁布之日起执行,由纪监审办公室负责解释。

2、对未尽事宜,采购部门应依据本规定和采购物品的种类另行制定具体办法,报纪监审办公室备案。

附表:

1、《e大学大件、大宗物资采购申请表》

2、《急购物品确认书》

3、《e大学市场调研采购记录表》

4、《独家经营或特定(名牌)物品确认书》

5、《e大学谈判采购物品记录表》

6、《续购物品申请表》

7、《某部门某月采购计划一览表》

8、《e大学采购大件、大宗物资招(议)标情况登记表》

9、《e大学大件、大宗物品验收登记表》