万科物业绿化物资采购管理办法

万科物业绿化物资采购管理办法

vk物业绿化物资采购管理办法

1.目的

为了加强绿化工程部物资采购的管理和监控,确保绿化工程的顺利开展。

2.范围

适用于公司绿化工程部

3.职责

部门/岗位工作内容

总经理/分管领导负责权限内的物资审核、审批

相关职能部门负责权限内的物资审核、审批,采购行为监控。

参与现场议价。

部门经理负责权限内的物资审核、审批

负责对部门物资采购的监控

工程主管负责对工程用物资采购的审核

养护项目负责人负责对绿化养护类物资采购的申请、审核

工程项目负责人负责对工程用物资的申请、验收、领用控制与监督

部门采购员负责物资的采(订)购

苗木(物资)验收人负责部门工程(苗木)物资的验收,独立于采购员。

4.方法与过程控制

4.1中标工程的物资采购申请

项 目操作办法

合同评审评审时,须附《绿化苗木采购申请单》。

物资申请根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购,每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。

报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。

合同签订按地产公司的合同文本签订工程合同

4.2 地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请

项 目操作办法

物资申请根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款,每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。

报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。

甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销

合同如地产公司事后要求补签合同时,按合同管理程序进行

资料部门保存签证单、业务指令单等记录

4.3物业服务中心补苗及部门工具用品的采购申请

项 目操作办法

苗木类申请人填写《绿化苗木采购申请单》,每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 非苗木类填写物资申请,按权限审批后采购。

4.4采购行为、资金的管理办法

项 目操作办法

常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录(填写《合格物资供方(品牌)一览表》)及价格清单,并挂部门内部网页,长期合作的应每年签订框架协议,每次采购时可不签订采购协议。

市外苗木采购市外采购要求有两人同时在场,并选择在有正规发票的供应商购买。

单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价,填写《供方现场(约见)评审记录表》(人工外包的单独签订施工协议)。

结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过5000(含)元以上,必须事前经分管领导审批,支付时,金额在10000元以上的必须两人以上前往结账;金额在30000元以上的必须由公司财务人员陪同结账。

不签订采购协议的,须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。

甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行,并由参与人员及授权人签字确认。

市内苗木采购在价格、质量同等条件下,应选择在合格供应商采购。

结账以转账方式,可采取月、季等期限定期付款。

合格供应商无需要的苗木或价格不合理时,经部门经理同意后可以在其它苗场采购。

如不能进行支票交易,按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。

不签订采购协议的,须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。

其他物资采购按《采购管理程序》要求执行

4.5验收入库及报销办法

项 目操作办法

养护绿化苗木项目负责人负责验收,核对实数,并在供应商送货单收货人处签名、填写《绿化部苗木(物资)采购验收单》。现场领用物资。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。

凭送货单、发票、《绿化苗木采购申请单》、《绿化部苗木(物资)采购验收单》等资料报销。

工程绿化苗木

设备工具、药品、肥料等备用品由专人验收入库,仓管员填写《进仓单》、入账。

物资领借用按《物资存储及管理程序》执行。

凭《进仓单》、发票等报销。

土方、陶粒、一次性消耗品工程项目负责人负责验收,核对实数,并在《物资申请单》'备注'栏中签名,现场领用。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。

采购凭送货单、发票、《物资申请单》复印件等资料报销。

4.6 本办法中未明确规定的内容,按公司《采购管理程序》执行。

5.相关文件

vkwy7.4-z01 《采购管理程序》

vkwy7.5.5-z01《物资存储及管理程序》

6.记录表格

vkwy7.4-z01-f1《物资申购单》

vkwy7.4-z01-f3《物资/服务申请报告》

vkwy7.5.5-z01-f1《进仓单》

vkwy7.5.5-z01-f2 《物资领(借)用单》

vkwy7.5.1-j01-06-f1 《绿化苗木采购申请单》

vkwy7.5.1-j01-06-f2 《供方现场(约见)评审记录表》

vkwy7.5.1-j01-06-f3 《绿化部苗木(物资)采购验收单》