工程建设指挥部档案管理办法

工程建设指挥部档案管理办法

为加强档案的管理,提高档案工作的质量,维护档案的完整与安全,更好地为工程建设服务,特制定本办法。

第一条 归档的文件

(一)文档

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;

2、上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件;

3、上级领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、照片及音像等材料;

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后的草稿和印本;

5、上级机关::转发本单位的文件;

6、本单位各种会议的全套会议文件,以及各种音像材料;

7、本单位的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本单位的批复文件;

8、本单位及其各部门活动形成的工作计划,总结、报告;

9、本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料;

10、本单位的各种介绍信的存根;

11、本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

(二)科档

1、工程项目建议书及批复文件材料;

2、工程可行性研究报告及批复;

3、工程环境预测、工程环境调查报告;

4、工程设计任务书、计划书;

5、工程初步设计文件及批复;

6、工程技术设计文件;

7、工程施工图设计文件;

8、工程建设和管理文件材料;

9、工程竣工文件材料。

第二条 不归档的文件

1、重份文件;

2、事务性文件,如催办文件、接洽工作、索取资料的来往便函和介绍信等;

3、抄件、抄批(语)件、只阅不办和参考性的工作;

4、文件形成过程中的一般修改稿;

5、越级报送而没有办理的文件。

第三条 文件归档的要求:

1、已经办结并有保存价值的文件,都应及时归档。单位和个人不准随意留存。应归档的文件,文书部门每一季度清理一次,及时向上级档案部门移交。绝密文件办完后应随时归档。

2、归档的文件要收集齐全(包括附件)。按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

3、文件归档时要有交接手续。

第四条 归档文件的整理:

1、归档的文件要按照分类方案和立卷的原则、方法,进行立卷。当年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。

2、卷内文件要进行系统化排列,编写张号、抄写卷内目录。

3、案卷的标题,要准确地反映卷内文件的作者、内容、名称,文字要简练。

4、案卷封面各项目要用钢笔(碳素墨水)或手笔抄写,字迹端正、清楚。

5、立好的案卷要以年为单位编制案卷目录。目录里页要有类目索引和整理情况说明。

6、建立案卷制度,由专人负责进行,把好质量好。

第五条 档案的利用

1、要根据需要与可能编制一些查考工具(如专题目录、卡片等);

2、本机关档案一般不外借,外单位确需借阅者,要经过严格的批准手续。

3、凡借阅档案要说明档案的作者、时间、内容、利用目的和方法,并办理借阅手续。

4、借阅的档案,不得转借、涂改、圈改、拆散、损坏和翻印。

5、借阅档案的期限为十至十五天,用完后应及时归还,过期不还者必须申明理由并办理续借手续。

6、档案管理人员,每月月初要检查一次调卷登记簿,对到期未还的档案及时催还。归还时要当面点交清楚,并及时放回原处。

7、档案人员要努力熟悉'家底',并积极学习和应用电脑新技术检索档案,更好地提供利用。

第六条 保密

1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定,严守国家机密。不该知道的机密,不得打听;知道的机密,不得传播。

2、档案必须存放在档案柜里。

3、工作完毕,必须将档案文件、机密资料放进档案室。

4、卷宗标签和作废的字纸必须放进纸篓内,定期销毁,不准随便乱扔。

5、销毁档案必须由二人监销。

6、发现失密、泄密现象,应立即向上级报告,并要采取补救办法。

第七条 档案的保管

1、永久、长期、短期的档案要单独、分库存放。

2、档案检索工具要集中专柜保管,用后及时放回原处。

3、保管到期的档案,要进行鉴定,提出存毁意见。

4、档案室是机密重地,非经许可无关人员不准入内。

5、档案柜要编写柜号,::按顺序排列。

6、档案室内要保持清洁,每2-3月清扫一次。

7、注意防潮、防虫。每天按时开空调机,使档案室经常保持正常的温、湿度。

8、在正常情况下,一般每年要对全部或重点档案逐卷进行一次检查,发现问题及时解决,确保档案的安全。

9、档案室内配置消防设

备,禁止存放易燃物。不准在档案室内吸烟。

第八条 档案的统计(每年年底进行)

1、案卷数量的统计;

2、检索工具的统计(目录、专题、卡片等);

3、档案利用情况的统计(件数、人数);

4、当年收进和移出文件数量的统计。

第九条 档案的移交

向上级单位移交档案,须经领导批准,并编造移交清册,一式两份,由交接双方在清册上签字。

第十条 本办法由办公室负责解释。