房产项目甲供材料管理办法

房产项目甲供材料管理办法

房产开发项目甲供材料管理办法

为规范和落实施工单位、供货商与建设单位对甲供材料使用和管理,**房地产开发有限公司对**广场“甲供材料”提出以下管理办法:

一、甲供材料管理制度

为进一步规范公司甲供材料管理工作,提高工作质量和办事效率,保证采购人员正确、高效地实施管理与服务,完善监督机制,兼顾质量和成本,在保证工程正常使用的前提下,提高材料(设备)质量,减少采购成本,结合项目的实际情况,特制定本办法。

(一)材料计划报送

1、工程合同中已明确由我方供应的物资,凡属首次供应的品种,施工单位至少应提前1个月提出《甲供材料需求计划》,门窗和外墙面砖等加工和生产周期较长的材料一般至少提前3个月。属同品种后续供货的,一般至少提前15日提出需求计划。

2、施工单位提出的《甲供材料需求计划》先由编制人及现场负责人签字确认后,经监理审核及我方工程部及预算材料部批准后,交我方预算材料部作为下一月的月度材料供货计划。月计划报送时间为每月的25日之前、周计划为每周的周四报送。

3、《甲供材料需求计划》工程量应该按照图纸合理计算,并结合形成实际情况及损耗情况上报,不能因为过度节省材料导致材料在使用过程中不够又要补充且数量不大,如果有些材料运输路程较长或加工过程比较漫长,会造成甲方及施工单位自身施工进度等相关损失。施工单位在上报《甲供材料需求计划》一定要慎重考虑,否则造成的损失由施工单位自行承担相关责任和损失。

4、施工单位报送《甲供材料需求计划》时,应充分考虑运输时间、生产周期等相关因素,为我方留出合理的采购时间。如因计划报送不及时,造成材料到场时间延误、供货数量不足等情况,一切损失由施工单位负责。

5、《甲供材料需求计划》封面应列出建设工程名称、分部分项工程名称、建设单位名称、监理单位名称、施工单位名称。《甲供材料需求计划》应以表格形式报送,且表格应列明:材料名称、规格、型号、计量单位、数量、到货日期、备注事项、材料进场收货人及联系方式等有关内容。如材料是分批分期到货的,必须详细注明每一批次的到货数量和日期。具体表格见附件

6、材料名称的书写应以材料的行业统一名称为准,不得使用简称、别称及俗称等。规格及型号也应以国家或行业统一标准为准,不得使用厂家自编规格及型号,如无型号规格要求时,应予注明。

7、签字审批完毕后,材料计划报送我方预算材料部,材料计划不符合我方要求或未按规定程序提报的,预算材料部接收人员审核发现后,要拒收或退回计划。

8、预算材料部接收材料计划后报分管副总审批,该计划于分管副总签字之日起生效,预算材料部依据计划执行采购程序。采购时间必须在施工单位上报《甲供材料需求计划》10个工作日之内进场,否则会影响工地正常施工工程进度。

9、施工单位所报材料需求计划漏项或临时变更等原因需要材料,情况紧急时需申报应急材料需求计划。应急需求计划必须由施工单位项目负责人签字,直接报我方材料分管副总审批后转预算材料部执行采购程序。

(二)材料进场验收

1、甲供材料到达施工现场后,由监理人员、施工单位的材料员及相关专业负责人、工程部相关专业人员、预算材料部人员共同验收,验收人员必须对材料数量、品牌、规格、型号随货资料详细察看,并签署意见。验收通过后,甲乙双方及时办理交接手续。

2、施工单位负责采购的材料进场时应提前通知我方及监理方,由我方预算材料部人员、工程部相关专业人员、监理人员以及施工单位物资负责人员一起进行验收。未经共同验收或验收不合格的,所购材料不得用于本工程,由此造成的一切损失由施工单位负责。

3、施工单位应指定专人进行甲供材料的收货,尤其是夜间及下班时间内的到货,要保证随叫随到,及时进行验收。

4、甲供材料送到施工现场后,施工单位2日以内必须及时送样试验或检测,不经试验、检测的材料不得使用。经试验或检测后不合格的材料要坚决退场,具体操作见一(三)。

5、材料检验抽样材料进场在验收时现场随机抽取,实验、检测结果经监理见证后分送监理、我方预算材料部存档。

6、参加材料验收的所有人员一定要负起责任,认真仔细核对相关证件,对材料数量的核对要认真仔细,发现错漏的及时指正。仔细检查产品实物与其证明书的内容和各项技术指标是否相符。检查产品的外观形状,包括其包装、标识及相关内容是否完好、合格;检查同一批进场的产品型号、规格是否一致,防止质量不同的产品混进场;检查产品的出厂合格证、检验报告等是否齐全,如果资料不齐全应及时向供货方索取,资料补齐后方可办理验收手续。

7、材料验收单要填写清楚其名称、型号规格、数量、单价、合价、日期。验收单严禁随意涂改,如有涂改须有当事人签章。具体表格见附件

8、预算材料部人员应时刻监督施工单位对验收进场后的材料进行妥善保管和使用,如发现保管或使用不当造成材料生锈、损坏、丢失等情况,所造成的损失由施工单位负责,我方不予退换或增补。

(三)不合格材料的处理

1、甲供材料经质检部门检验不合格需退货的,施工单位应出具书面退料申请,将申请、检验报告等证明文件一起报我方预算材料部,经审核后办理相关手续。

2、预算材料部接到退料申请后应对材料数量、规格、检验报告等进行核对,经预算材料主管、主管副总签字确认后,由预算材料部办理退料手续。材料的退货须填制退料单,并注明退货的原因。具体表格见附件

3、预算材料部收料、签单后,依据供货合同对不合格材料进行退货、换货或索赔。由于施工单位工作不力(例如不根据变更及时提报材料的变更计划)等原因造成的退货,预算材料部不予办理退货事宜,一切损失由施工单位负责。

二、甲供材结算、核算制度

(一)“甲供材料”的定义

“甲供材料 ”,是指业主和施工单位之间材料(含设备)供应、管理和核算的一种方法。即:业主(房地产开发商)在进行施工招投标与施工单位签订施工合同时, 业主方为甲方, 合同中规定该工程项目中所使用的主要材料由甲方 (业主)统一购入, 材料价款的结算按照实际的价格结算 , 数量按照甲方(业主)实际调拨给乙方 ( 施工单位 )的数量结算。在 “ 甲供材料 ” 方法中, 材料的价格风险由开发单位承担, 材料的数量风险由施工单位承担。开发单位根据施工图计算施工所需的材料量, 列出材料供应清单, 各个施工单位根据工程进度预算所需要的材料量提前上报计划, 开发单位统一购入管理, 在工程款结算时将这部分材料款从结算总额中剔除。

(二)甲供材料设备的采购与货款支付

1、 公司预算材料部是材料设备采购、供应、管理的职能部门。预算材料部根据审核后的《甲供材料需用计划》,进行

材料的供应工作,负责选择优质供应商,签订《材料购买合同》(简称《采购合同》)。

2、预算材料部每月根据审核后的《甲供材料需用计划》,进行采购工作,并送货到施工现场,施工单位办理相关验收手续。

3、 《采购合同》约定的供应商的付款方式(现款、银行承兑汇票、一月内结算等)由预算材料部和财务部商量确认。

4、 严格按照《采购合同》约定,支付材料设备货款。采取预付货款(含银行承兑汇票)方式,供应商应开具收款收据。甲方预留质量保证金,应向供应商开具收款收据。

(三)甲供材料与施工单位的结算

1、 在与施工单位签订《建设工程施工合同》(以下简称《施工合同》)中应明确界定甲供材料的结算办法。

2、 甲乙双方根据《施工合同》约定进行甲供材料(不含装饰材料,下同)的结算。甲供材料按图纸计算加上现行定额规定损耗率或《施工合同》约定损耗率的数量施工单位包干使用,因设计变更增加部分,由甲方依据施工单位提交的计划按实补足。

3、每月28日预算材料部、供货商与施工单位三方核对供货数量,并将核对后的供货数量与现场签收的进场验收单数量核对,审核单上必须有本月供应数及累计供应数汇总,并有供货商和施工单位共同签字汇总出《月材料接收总量单》。

4、在保证施工工程质量前提下,甲供材在《定额》规定的损耗率范围或者合同规定的损耗率的节约量按照甲乙双方5:5分成,节约量=按图预算量-实际供货量,最大限度鼓励节约,工程结算时按照甲方采购价结算给施工单位,甲供材超供部分,依据施工单位签收的材料数量,甲供材料款在支付工程款的同时扣除。

5、每月支付工程进度款时,首先应扣除本月甲供材料《月材料接收总量单》价款,然后才能支付施工单位工程款。

(四)工程预算(决算)与甲供材料的衔接