酒店装饰工程资料管理办法模版

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酒店装饰工程资料管理办法

第一节 技术往来文件的管理

一般技术往来文件是指装饰工程准备阶段和工程实施过程中,建设单位(甲方),施工单位(承包商),设计单位和其他有关单位及人员针对某个特定工程的往来函件,包括各种指示,通知,报告,请示,申请,邀请等文件。

一般技术往来文件是施工管理和施工索赔的原始依据之一,由专人统一分类编号后保存,以便于今后核查。

1.技术往来文件的管理

一般技术往来文件的种类很多,可按不同的分类方式设立管理系统。

一般技术往来文件的分类及管理方法

分类管理方法

甲方按日期保存来自甲方的函件,以及致甲方的函件的副本。

装饰工程施工单位按日期保存来自装饰工程施工单位的函件以及致装饰工程施工单位的函件副本。

监理单位按类保存,并按时间登记,作好分发记录。

分包商分类,按时间登记保存。

供应商分类,按时间登记保存。

包括专家顾问,外来检查官员,参观人士,工地服务机构,新闻媒体的评论,观感,报道及其它资料,按时间顺序登记,排列

2.装饰工程公司在实施过程中应提交的书面通知和文件

一般技术往来文件的分类入管理方法

分类管理方法

装饰工程施工单位按日期保存来自装饰工种施工单位的函件以及致装饰工程施工单位的函件副本。

设计单位按类保存,并按时间登记,作好分发记录。

监理单位按时间保存监理单位和函件及致监理单位的函件,报告,请示,申请等的副本。

供应商分类,按时间登记保存。

职员关于职员任命及其它职员事宜的函件,应分类保存,但应同时按时间,笔划或汉语拼音编制人员一览表。

其它包括专家顾问,外来检查官员,参观人士,工地服务机构,新闻媒体等的评论,观感,报道及其它资料,按时间顺序登记,排列。

3.施工单位在实施过程中应提交的书面通知和文件

通知内容通知的时间限制

书面确认甲方的口头指示应在前7天之内以书面形式向甲方确认,而甲方在7天之内未以书面形式加以否认,则此项指示可视为甲方的指示。

若对甲方的书面决定有疑问,可书面通知甲方予以证明或修正。无时间限制,如果工程师在该问题上维持原决定且双方有争论时,为了避免争论,有时间限制。

应书面提供进一步详情确和格式符合要求的工程进度计划图表在甲方提出要求后的合理时间内

拟定一份修订的工程进度计划,表明其对工程施工进度计划所作的必要修改,以保证在竣工期内或获准的延长竣工期内完成本工程。当工程的实际进度不符合已经同意的工程进度计划,当甲方提出要求后,无论如何应尽快修订

合同文件出现矛盾或含糊不清时,应书面通知甲方予以解释和澄清无论何时出现此类问题,都可以并应时发出通知

通知甲方提供两套施工图复制件(包括原因和时间)需要使用图纸前三日内发出

当遇到不可预见的不利实物障碍或自然条件影响工期和费用时,书面通知甲方尽可能早地发出通知

甲方指令引起误期或误期的附加费用,发出书面通知给甲方

接到甲方书面指令之后,尽早发出通知

要求甲方书面出原始基准点,基准线和参考标高,以及放线测量所需的附加数据放线之前

若甲方以书面形式提供的不正确数据导致工程任何部分的位置标高,尺寸或基准线出现任何差错,装饰工程公司应书面通知甲方,并要求增加费用尽可能早地通知

向甲方提交一份按合同规定承包商将有机得到的,全部支付,详细的,分季度现金流通量估算表按甲方要求,尽快修订

向甲方提交承包商的全权代表资料,使其全权化表对本工程进行监督管理,应接受甲方的指示,需请甲方书面批准进场前,尽早地提交承包商全权代表的名字及档案资料

当甲方发出指令要求进行合同之外的施工时,应书面通知甲方给予延期或费用补尝施工前

由于甲方的风险所造成的损失或损坏,应书面通知甲方在甲方的风险造成危害后,尽可能早地通知

书面提交办理本工程保险的保险公司和保险条款以征得甲方的同意在正式办理工程保险之前

当发生任何人身和财产损害的事件时,要书面通知甲方,并写明详细原因和经过当损害事件发生时,要尽快通知甲方

要书面提交办理第三方保险的保险公司和保险单及保险费的支付票据正常情况下甲方要求检查保险单和保险费支付票据

由于甲方,其代理人或其雇员的任何行为过失造成了工人的事故或伤害等,应做出书面的详细通知当这类事件发生时,应尽快通知甲方

向甲方书面提交合同规定的已办保险并生效的保险单,及本期保险费的支付票据开工后的15天内

书面通知甲方,由于法令和规章的原因而支付的合同之外费用的详细单据,应包括在下期支付证书中当这些合同之外费用由装饰工种公司支出后,尽快发出通知

由于交通要道公众的障碍或相邻房产的人员阻挠使工程误期及产生附加费用在限定时间之内,提请甲方发出变更令或给予延长工期及追加费用

书面通知甲方,已按要求为其它施工单位提供便利和服务,以及由此导致的额外费用和工程误期按甲方要求,或每月提交一次

当合同之外的试验与检验符合甲方的要求时应书面通知甲方给予试验或检验费用补偿在试验或检验之后提出

书面通知甲方对将要覆盖的工种进行检查在工程覆盖前合适时间内

书面通知甲方,要将不符合合同规定的材料或设备从现场运走,并附代替材料或设备的清单在将不合格的材料或设备从现场运走之前通知

因停工导致延期或附加费用,应尽早发通知进行索赔,要甲方给予书面确认在停工事件开始发生的2天内,书面通知甲方

如果工程或其任何部分的进展暂停了84天,非装饰工程公司对此暂停负责,否则装饰工程公司可书面通知甲方,要求在28天对暂停工程继续施工停工等84天起,尽早通知

对暂停工程要求复工工程未得准许时,装饰工程公司应书面通知甲方,选择将暂停的工作视为删减,或者如果全部工作都被暂停,则将此合同视为无效合同要求复工未得到准许第28天后,尽早通知

当可能引起要求延期的事件发生和能被看清事前还是事后并可能查明之时,应书面通知甲方,需要延期的,要求有具体详细证据材尽早通知

如果遇到紧急情况或有必须连续的工程施工之需要,必须在夜间或公休日进行施工时,要书面向甲方提出通知,并经许可确认方能施工加班施工之间

或紧急情况处理之时发出通知

书面提出申请加快工程进度的详细步骤和方法当甲方通知工程进度太慢,为保证按合同竣工之需要而加快进度时,发出通知

整个工程已经实质上竣工,并合格地通过最后检验时,可书面通知甲方,要求签发竣工交接证书,并附有在缺陷责任期内尽可能完成任何未完工作的书面保证当已经达到实质的要求,可向甲方提出,并在甲方检验满意后,21天内得到本工程竣工交接证书

书面通知甲方,工程变更后使得原单价或费率已不合理,应予以调整变更工程执行以前或执行以后,尽早发出通知

书面提供给甲方工程计量的详细资料,并协助其工作当甲方提出要求时

当签发整个工程的竣工交接证书时,发现合同价格增加或减少总共超过'有效合同价格的15%',则发出书面通知,要求对合同金额予以调整或补偿一笔费用在竣工交接证书签发前或签发后,应尽早发出通知给甲方

金额予以调整或补偿一笔费用

书面通知甲方,提出需要使用计日工的原因,人员报表及计日工劳务费报价表供批准在计日工使用前和每天计日工干完工作后

在每月结束时,应书面向甲方递交一份计日工所用劳务,材料和施工单位提供施工机具的有标价的结帐单 在计日工工作执行后每月发出通知

书面通知甲方,表明进行索赔的意向在索赔事件发生后7天之内

书面提供和保持与索赔事件有关的当时记录以全理地证实索赔的有效性当甲方要进及时提供

如果索赔事件连续发生,应不间断的或在合理期限给甲方提供有关索赔的证据资料,数量计算的具体细节账目,以及在索赔事件终止后的最后帐目索赔事件连续发生,以7天间隔报送索赔证据资料及帐目单,索赔事件终止后28天内报送最后帐目

当装饰工程公司需将其施工机械,装饰材料等运出工地时,应书面取得甲方的同意在要运出现场之前通知

向甲方书面提交有关暂定金额支出的所有报价单,发票,凭证或收据当甲方需要进,提交书面资料

书面提出对指定分包商的反对意见在提出指定后及下正式指令前,尽快向甲方提出

书面提供分包人已完成的工程或已提供的货物,材料,设备或服务等费用清单当甲方需要时

书面通知甲方,因指定分包商的错误,承包商有下当的扣留或拒绝分包商的款项,并同时书面通知该指定分包商在考虑拒付指定分包商款额之前通知

在每月末,应书面向甲方提交本月已完成工程量等的月结帐单六份,并出承包商或其代表签字每月末都按时书面通知

书面向甲方提交一份竣工结帐单,并附有详细资料说明的证实文件在甲方签发了整个工程竣工交接证书后84天之内书面通知

书面向甲方提交最后的结账单,并附有详细的证实文件在甲方签发了缺陷责任终止证书后的56天之内

承包商应书面给甲方一份清单,确认最后结帐单的总金额在向甲方提交最后结帐单的同时

当施工单位严重违约并被提前终止合同时,若甲方有指令,装饰施工单位应将合同中已签有的供货及材料或服务的契约利益等转让给甲方在甲方进驻工程现场与终止合同的14天后

当特殊风险发生,应书面通知甲方,并将费用开销列明当特殊风险发生时和发生后都应及时迅速发出通知

书面通知甲方,解决甲乙双方之间的争端没有时间限制,只要发生争端即可发出通知

如果承包商不满意甲方解决争端的决定,可以书面通知甲方,要求对争端的问题进行仲裁在书面通知书甲方和工程师需进行仲裁的申请书

当甲方违约时,装饰工程公司应及时书面通知甲方,且可在其后采取相应措施一旦知道甲方违约,要尽快发出通知

当劳务和材料或其他影响工程施工成本的价格涨落而引起款项增减时,应书面通知甲方一旦发生,应尽快通知

4.图纸资料

(1)图纸登记应分清不同类别的图纸

分别为已收到的图纸,在工地绘制的图纸和已发出的图纸。

(2)登记时应标明的内容

图纸的连续号码:名称;大小,种类,比例尺;修改日期;分发清单。

要特别注意修改图纸的登记和保存。

5.报表监理记录

表报监理记录是甲方,监理单位和承包商之间的工作表格或报告的总称,是装饰工程施工管理的主要工具。

这部分资料应严格按照时间顺序保存,并同时编制分类一览表。

第二节 工地会议

1、真参加甲方及监理工程师组织和主持的第一次工地会议及经常性工地会议。了解会议主要内容做好充分的准备。第一次工地会议基本上是工程师和施工单位的第一次正式接触,要确定许多影响以后工作的制度和原则,并且是决定工程何时或能否开工的关键环节。因此,第一次工地会议具有极其重要的作用必须认真对待并做好记录。

1.1经常工地会议

1.1.1讨论施工的问题

1.1.2就有关问题讲座结果做出决定;

1.1.3记录有关事宜。

经常工地会议是双方互相通知重要情况的场所,也是定期检查计划与实际执行情况偏差并着手纠正的良好机会,有助于避免误会和分歧。

2.会议主要内容

2.1对上次会议记录的确认;

2.2工程进展情况;

2.3对下一个报告期的进度预测;

2.4施工单位投入的人力情况;

2.5技术事宜;

2.6财务事宜;

2.7现工地其它施工单位,配套工程的协调问题;

2.8材料质量,供应及保管情况及施工现场的管理情况;

2.9对施工单位的通知和指令及对甲方及监理单位的请示要求;

2.10索赔。

3、会议记录

3.1经常工地会议的记录是正式记录,其重要性不仅在于指导和控制装饰工程施工的管理,而且在发生争议和索赔时会议记录往往是主要判断依据,因此会议记录必须由甲,乙双方都表示同意才有效。

3.2会议记录必须忠于事实及公平,应准确记录在会议中发表的全部内容。

3.3会议记录必须清楚地列出:会议地点及时间,出席者姓名及他们所代表的单位,会议中发言者的姓名及所发表的内容,决议事项,行动由何人何时执行等内容。

3.4经常工地会议通常由总监理工程师主持,装饰工程施工单位负责记录,整理,并在整理打印好的正式经常工地会议文件上签署完毕,然后交予总监理工程师审阅,签署认可,最后分发各有关单位存档。

3.5当经常工地会议会议记录需进行个修改,或出现某些争议时,应在下次

工地会议上讨论与澄清并取得共识。若要对会议中的某个事项作进一步的解释说明时,应采用书面的形式通知对方。

4常施工生产中,如落实工作安排,督促施工生产,总结工作情况,帮助和教育后,都需要通过会议的形式来解决。主要会议形式有:

4.1各工种和班组的班前会

4.2 这一种制度性会议,在上班前开15~30分钟,由工长主持,项目经理和施工负责人应有选择地参加一些关键工种班组的班前会,一般要督促落实两个问题;

4.2.1总结前一天的工作。包括完成工作量,进度效率,施工质量,劳动安全,用料及文明施工;

4.2.2安排当天的工作。将当天施工内容,部位,数量,质量,安全,文明施工,技术要点的重点,相关施工规范等注意事项落实到人。

月,旬,周生产状况总结会

4.2.3主要是总结一段时间内,全工地范围在施工进度,安全质量,文明,效率,纪律等方面的情况,表扬先进,纠正错误行为。此类会议通常由项目副经理主持。

5、一般质量安全事故调查分析会

5.1优劣时间现场会

装饰工程施工工艺较为繁杂,当出现了先进施工工艺,优质产品,合理化建议时,应及时组织有关施工班组学习和推广。当发生了典型的违章和冒险工作业,以及野蛮施工时,无论是否已造成损失,均应5。5.2及时纠正并召开现场会,对违章班组或个人进行批评和处理。

劳动竞赛动员和评比会

第三节 竣工资料

1.竣工资料的主要内容及要求

1.1竣工工程项目一览表:包括竣工工程名称,位置,结构,层次,面积和附有设备,装置等。

1.12图纸会审记录

1.13材料代用核定单

1.14施工组织方案和技术交底资料

装饰工程施工组织方案应内容齐全,审批手续完备。如有较大的施工措施和工艺变动,要编入交工验收资料。

技术交底包括设计交底,施工组织设计交底,主要分项工程施工技术交底,合同要点交底等。各项交底要有正式书面文字记录和双方签认手续。

1.5材料,购配件,成品出厂证明和检验报告。

装饰材料,材料半成品,成品均有出厂质量合格证明,表明出厂日期。

合格证和检验报告的抄件或复印件应注明原件存放单位,并附抄件人签字和抄件(复印件)单位印章。

门窗框,门(窗)扇,石材,瓷砖除要有出厂质量合格证外,还应附有现场检验报告。

防火材料要有国家标准的合格证书和消防部门的使用许可证。

防火材料要有合格证或试验报告;水泥出厂要有合格证或检验报告;焊接要有试验报告和焊条合格证书;钢材出厂要有合格证及试验报告。

包括现场基准点,楼层基准线,预留孔洞和预埋件位置的检查记录。

1.7 隐检记录

泛指轻质隔断墙,吊顶,墙纸,地毯,防水等项目的隐检记录。

1.8装饰工程质量检验评定资料

包括所有分项工程应有的质量评定表及分布工程汇总评定表。

1.9 交竣工验收书

装饰工程施工单位(承包方),建设单位(发包方)和设计单位(设计师)三方签认的竣工验收单,送质量监督部门进行核验,合格后签发的核定书。

1.10设计变更,洽商记录

设计变更,洽商记录应有设计单位,施工单位和建设单位三方代表签证,经济洽商可由装饰工程施工单位和建设单位两方代表签证;

分包工程有关设计变更和洽商记录应通过装饰总承包单位办理;

设计变更,洽商记录按签证日期先后顺序编号,做到齐全,完整。

1.11竣工图

凡原施工图无变更的,可在新的原施工图上加盖'竣工图'标志后作为竣工图;

无大变更的可在原图上改绘,有重大变更的应重新绘制竣工图。

1.12施工日记

1.13其他(封面,总目录)

2.竣工资料的归档

凡是移交的工程档案和技术资料,必须做到真实,完整,有代表性,能如实地反映工程和施工中的情况。这些档案资料不得擅自修改,更不得伪造。同时,凡移交的档案资料,必须按照技术管理权限,经过技术负责人审查签认,对曾存在的问题,评语要确切,经过认真的复查,并做出处理结论。