连锁门店发票收据的管理办法

连锁门店发票收据的管理办法

连锁门店发票及收据的管理办法

发票作为交易的合法凭证、销售收入的主要依据,在购销的环节都是最重要有效凭据之一,为保证公司资产的完整,避免产生不必要的损失,必须加强对发票的购买、领用、保管的管理,根据公司财务制度现制定如下操作规定和管理办法,望相关部门和人员严格执行规范流程和遵守发票管理制度。

一、费用发票的管理

1、定义。费用发票指因购管理用品或获取的劳务(各种费用)而取的的发票。

2、管理规定。

1)凡购管理用品或获取的劳务(各种费用)必须取得合法的发票,取得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。

2)对于真实、合法、合理但内容不完整、计算有误的发票,应将其退回经办人,由其负责将发票调换后再行报支报销。

3)收到真实、合法、合理的发票,但发票金额小于报支金额的,按发票实际金额报支。

4)收到不真实、不合法的发票,财务必须拒绝报支。

5)财务将费用凭证和原始发票作为入帐的依据和附件,与记帐凭证装订成册,按规定年限保管。

3、禁止条例。

1)对于无法提供合法正确的原始发票的费用,不得报销;对于无法取得发票的,必须经主管部门经理证明,财务部门审核、相关领导人员审批后方可报支。

2)对于无原始凭证的付款凭证(修正分录除外),不得进行帐务处理,即不得虚列支出。

4、处罚条例。

1)费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的,除全额补偿公司损失外,另处损失金额30%且不低于100元的罚款。

2)现金出纳不严格保管原始发票,使费用申报人无法进行报销的,由出纳承担该笔费用。

二、销售发票的管理

(一)定义。指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票,公司销售发票主要指代理费发票。

(二)换票。

1)换票指客户需要增值税发票,但因条件限制无法当即开出,或事后客户要求换票的,先给客户小票,等增票开具后再换回小票的行为。

2)对顾客要求开具的增票,自收到日起,保管期最多为二个星期,二星期内顾客未换取的,将增票还与开票人,不得积压。

3)小票的换票期限为一个月,超过一个月的不得更换。

4)门店应在收银台显要位置张贴以上二项须知。

5)对于换回的小票,应进行红冲,并将原小票贴粘于红冲发票后,红冲发票记帐联与增票记帐联捏对,随对帐单上交财务。不得将原小票与增票直接捏对。

6)门店收到待换增票,需进行登记,交付客户时,由其在登记簿上签收。

7)换票工作由门店财务主管操作,门店财务主管严格保管增票,不得有遗失现象。

(三)发票和收据的管理

1、购买。

1)发票和收据由指定会计购买,财务人员根据实际用量进行购买,其他任何人员无权购买;

2、分公司领用。

1)管理发票的会计必须设置“发票领用收回登记簿”。

2)发票由管理发票的会计负责发放,若发票管理员不在应授权指定人进行发放工作。

3)分公司要领用和开具发票必须事先通知总部相关人员。

4)门店领用发票后,必须由领用人在“发票领用收回登记簿”上签收。

5)发票应由门店财务主管(无财务主管的,由台账负责,下同)进行领用,填写“小票申领单”,若无法直接亲自领用的,必须在申领单上注明授权人,经授权的人员方可进行代为领用,否则发票管理不得发放。独立核算门店若小票购买、印制后存放于门店的,可不必填写“小票申领单”,若由分公司统一保管的,也需填写“小票申请单”。

6)门店财务主管应注意发票的用量和库存,制定小票安全库存量(库存足以满足3天以上销售需要),对于低于安全库存量的应立即提出申领。

7)门店财务主管根据销售需要(满足2天的销售量),向收银发放小票,必须由收银在“门店发票领用收回登记簿”上签收。台帐根据后台开票需要按需领用,即开具几份领用几份,办理签收。除收银、台帐外,其他人一律不得领用。

8)收银领用小票后应登记“发票领用归还登记簿”,登记领用日期、小票号码、份数或本数。

3、开具。

1)小票实行“谁领用谁开具”,不得互相借用,收银应直接向门店财务主管领用。

2)使用机打小票的,严格按操作要求进行开具,有赠品的应注明,赠送礼金券或让利必须加以注示,机打小票不得手工涂改,凡涂改的发票一律无效。

3)手工开票的,严格按规定开具,开票内容必须齐全,准确填写商品id、品名规格、数量、单价、金额、营业员、收款人,大小写金额一致,有赠品的应注明,赠送礼金券或让利必须加以注示。

4)小票必须按真实的销售单开具,不得虚开小票,对于不符规定的销售单或违规开票指示,收银必须拒绝,并向门店财务主管汇报。

5)收银开具小票同时必须保证货款全额收到,对于预收款的一律不得开具,严格禁止应收款销售。

4、小票的红冲与作废

基本同增票,对于不提供原始小票的,不得开具红字小票。

5、保管。

1)发票管理员和门店财务主管必须严格保管未开具的小票,并根据使用需要加盖发票专用章,小票必须存放在带锁的房间或桌柜内,不得随意摆放。

2)营业终了,对于未开具的小票应存放在财务室内,不得放在收银台,各门店财务室应提供带锁的柜子供收银存放,门店财务主管(或台帐)必须每天对发票进行清对,为明确各收银责任,对未开具的小票应包扎后存放,注明收银员姓名,收银应自行进行登记存放数量。次日领取时,收银进行检查封口和实际数量的完整性。

3)收银将一批次已开具完小票存根联交回门店财务主管,机打小票每100份为一册,装订成册,加盖封面;门店财务主管审核发票的连续性、开票的规范性,审核无误在收银的“发票领用归还登记簿”上签收,同时在自身的“门店发票领用收回登记簿”上进行登记工作。

4)门店财务主管对于收回存根联按序排列,并按月按号存放。小票存根联在门店的保管期限为半年至一年,半年后将小票上交公司发票管理员,上交小票时排列必须与领用时的批次一致,以便于勾销登记。上交时间为每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票

5)公司发票管理员按门店按序号存放存根联,便于以后查用。

6)公司发票管理员和门店财务主管每日必须清点库存小票与登记簿库存是否一致,发生不一致必须查明原因,发生遗失必须立即报分公司财务部副经理

(核算)。

7)小票遗失必须立即发布公告,通知相关仓库人员,严密注意遗失小票,防止虚假提货现象,发现用遗失小票提货的,立即通知门店经理和财务主管,仓管人员对异常提货人员、一次性提货在三件以上的,应及时和收银人员核实,收款情况;如属支票付款的,必须在财务主管签字确认支票必须到帐后,方可发货。

(四)奖惩条例

1、奖励条例

1)每年对门店进行发票管理检查,门店严格执行上述规定,安全有序完整的保管发票,发票的收发领用和监控严密清晰,发票库存与登记簿一致,严格执行增票的调换工作,小票不缺号、填写准确完整、装订整齐,查询方便,且门店从不发生发票管理不善状况的,对门店财务主管奖励500元,由分公司财务副经理(分管核算)签发;受奖励的门店中,若收银、台帐积极配合财务主管做好相关的工作的,对门店收银和台帐奖励100元,由门店财务主管提出申请,由分公司财务副经理(分管核算)签发。

2)发票管理员严格保管各类发票存根联、抵扣联,并对门店加强监控,存根联保存有序、整齐,发票库存量与登记簿一致,当年未发生发票遗失现象,对发票管理员奖励500元。

2、处罚条例

1)不按实、完整、连续进行发票收发领用的登记工作,每发现一次对相关登记责任人(发票管理员、财务主管、收银)扣罚100元,发现三次以上予以除名。

2)未开具的发票随意摆放,每发现一次,对保管责任人扣款100元,发现三次以上予以除名。

3)发票存根联保管凌乱、不按序排号、装订的,每发现一次,根据情节对门店财务主管扣罚50―100元,发现三次以上予以除名。

4)发生小票遗失的,对责任人每缺一份处100元以上罚款;造成公司损失的,必须全额赔偿,情节严重的直接除名。

5)虚开发票,对开票人和开票指示人各处罚500元以上罚款,并除名。

6)开票不规范,视情况对开票人扣款10~100元,造成损失的,除补偿损失外,处损失金额30%以上不低于100元罚款。

7)门店财务主管不按规定进行增票换票工作和保管待换取的增票的,每发现一次,对台帐扣款100元。

8)增票未经客户或供应商签字就交付的,对责任人扣款50元。

三、适用与执行

1、外省分公司门店财务主管一般为主办会计或台账。

2、上述规定均以商业类核算分公司为基础,其他行业分公司参照执行。