业务接待管理办法范本

业务接待管理办法范本

业务接待管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强公司业务接待管理,规范程序,明确职责, 提高效率,节约开支,特制定本办法。

第二条 本办法中的业务接待,是指与公司各部门开展业务工作密切相关的接待活动,包括用餐、住宿、礼品、旅游、会议、参观等方面的行为。

第三条 业务接待范围

一、政府主管部门或机构;

二、业务关系部门或机构;

三、合作单位或企业;

四、其它确需接待的客人。

第四条 业务接待原则

一、对口接待原则。

来访单位人员的级别决定公司接待级别,如对方总经理来访,由公司总经理接待,对方部门经理来访,由公司对口部门经理接待。公司领导接待,按业务分管领域,由业务归口管理部门负责接待工作,各部门业务对口关系接待由对口部门负责。

二、节约从简原则。

接待档次适度从简,陪同人员从少,避免铺张浪费。

三、预算管理原则。

各部门业务接待费用严格在年度财务预算中控制使用。

四、进度控制原则。

每月各部门发生的业务接待费,按财务预算的月均限额当月报销,费用超支的部分,计入下月报销。年底累积超支部份部门自理,公司不予报销或扣减部门的工资总额。特殊情况必须经总经理审批报销。

第二章 接待程序

第五条 公司各部门业务接待实行总经理授权审批程序, 总经理授权各分管领导在接待标准范围内审批,方能进行相关的业务接待活动,超标30%的由总经理签批。

第六条 住宿、旅游接待程序

一、公司各部门严格遵循预算内开支原则,接待申请人必须事先详细填写“接待申请及报告书”(见附件1,以下简称“申请报告” )中“接待申请”栏,由申请人所在部门负责人(市场营销部按照业务分类,由事业部负责人审核)签署意见后,报业务主管部门总经办核准,报业务主管领导、财务主管领导审批。

二、申请经核准后,申请人凭“申请报告”到财务部办理借款手续;接待工作完毕,申请人完成“申请报告”中“接待报告”栏的详细填写,由所在部门负责人、业务主管部门、业务主管领导、财务主管领导分别签署报销意见后,财务部凭“申请报告”给予报销。

第七条 礼品接待程序

公司赠送给客人(户)礼品,必须事先填写“礼品申请审批单”(见附件2),由部门负责人、业务主管部门、业务主管领导审批,未经批准发生的礼品费用,财务部不予报销。

第八条 会议接待程序

会议接待指公司承办的大中型会议,接待外单位人员较多,涉及人员较广对公司发展有较为重要意义的会议,主要指在公司外召开会议。公司接待如需召开会议,由接待部门作为会议承办部门提出申请,认真填写“会议接待申请单”(见附件3),经部门负责人、业务主管领导、财务主管领导审批后,方能到财务部办理借款手续,开展相关会议工作。 除以上所指的大中型会议外,一般在公司接待的普通会议,按《贵研铂业股份有限公司会议管理办法(修订)》执行。

第九条 参观接待程序

公司接待工作如需到公司进行参观,需由接待部门提出申请,详细填写“参观接待申请单”(见附件4),提出参观路线和参观内容,经所在部门负责人、业务主管领导审批后,持“参观接待申请单”到总经办登记备案,由总经办相关人员通知待参观的部门做好接待准备。

第十条 以上接待,如果时间紧急,来不及预先申请的, 必须在接待前第一时间按以上程序层层上报审批,次日及时补办手续,签字确认,否则不予报销。出差期间产生的业务接待费等相关费用,结合《贵研铂业股份有限公司差旅费报销规定》执行。

第十一条 一次接待活动办理一份申请报告,一次接待活动涉及多种接待方式的,应分别办理申请手续,不按规定办理申请报告不予报销,实际发生金额超过预算金额的,原则上不予报销。

第三章 业务接待标准

第十二条 用餐接待标准

一、来访客人,需要在公司用餐,原则上在食堂接待,陪同人员不超过2 人,每人每餐6 元,接待部门应于客人来临当日,到总经办登记领取接待餐券,不可提前预支。接待餐券由总经办统一印制,并盖有总经办章,各部门领取后,应加盖所在部门负责人签章(或签名),食堂结帐时,凭餐券分摊费用报销。

二、特殊情况需要宴请宾客的,按以下标准执行:

1.公司高管正职出面宴请,以每人每餐100 元以下控制;

2.公司其他领导出面宴请,以每人每餐80 元以下控制;

3.部门领导出面宴请,以每人每餐50 元以下控制;

三、陪餐人数,根据工作需要从严控制。所有用餐人员名单必须填写在“接待申请及报告书”上,由各部门负责人严格把关,总经办及财务部有权跟踪检查。

四、用餐接待地点及程序:对外接待用餐地点,原则上仅限于公司签订合同的餐馆或酒店,各部门“接待申请及报告书” 中“接待申请”栏经审批后(审批同住宿、旅游接待程序),交由总经办根据以上餐标安排订餐,并出具用餐通知,各部门持用餐通知到指定的餐馆或酒店用餐。用餐后申请部门需在餐馆或酒店签字认可,两天以内必须将内部支票交到总经办。如用餐通知开具后未发生接待事项的,必须及时交还总经办,根据实际用餐情况,另行开具用餐通知。每月底总经办及财务部与餐馆或酒店统一结帐。

第十三条 旅游接待标准

一、公司各级接待原则上不安排旅游,确因工作需要的,由总经办统一安排旅行社,确定旅游线路及相关标准,并签定合同。

二、公司原则上不安排旅游陪同人员,确需安排陪同人员的,

限定人数为1 人,由相关业务部门安排陪同。

三、旅游接待标准,包干除交通费外的一切费用(含旅行社费用、住宿、用餐等),不可超出限额使用:

1.高管人员的嘉宾在昆明市外旅游以每人每次1000 元以下控制;

2.其他人员昆明市外以每人每次600 元以下控制;

3.昆明市内以每人每次不超过300 元控制。

第十四条 礼品接待标准

一、馈赠宾客礼品(公司外购礼品),按以下标准执行:

1.公司领导正职馈赠礼品,以每人600 元以下控制;

2.公司其它领导馈赠礼品,以每人500 元以下控制;

3.部门领导馈赠礼品,以每人300 元以下控制。

二、香烟、茶叶、酒水、离子水及纪念币(公司内部礼品),原则上不得作为礼品对外接待,特殊情况接待由总经理审批。

第四章 业务接待费管理

第十五条 与公司各部门工作相关的业务活动,接待工作及费用由相应部门承担;涉及两个或两个以上部门的业务活动,相关部门共同承担,公司领导出面参加的接待,原则上费用按照接待的业务性质由相应部门承担。

第十六条 各部门的业务接待费必须严格控制在部门预算经费范围内开支。年度业务接待费经费预算财务部牵头,汇同总经办等相关部门提出预算方案,报公司领导审批。各部门业务接待费控制纳入部门绩效考核管理,超标准开支部分,按公司工效挂钩管理办法的有关规定扣减部门的工资总额;节余部分,根据考核办法奖励。

第十七条 各部门必须严格控制费用,各层次审批人承担各自的审批责任。总经办严格按《业务接待管理办法》控制费用,超标一律不予审批。财务部每月初统计各部门上月费用使用情况,交由总经办对每月预算费用超标的单位,发出整改通知,监督超标部门及时整改。

业务接待管理办法 第十八条 本办法自颁布之日起实施,《z铂业股份有限公司业务费管理办法(试行)》同时废止。

第十九条 本办法由党政办负责解释。

附件:1. z铂业股份有限公司接待申请及报告书

2. z铂业股份有限公司礼品申请审批单

3. z铂业股份有限公司会议接待申请单