某大学后勤处公文管理办法

某大学后勤处公文管理办法

大学后勤处公文管理办法

第一章总则

第一条为使公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据学校有关文件精神,结合后勤实际情况,制定本办法。

第二条公文是在后勤管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则,计划科分管领导负责公文处理工作,并经常检查督促和给予指导。重要公文必须经后勤处领导处理。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条后勤处计划科是后勤公文处理工作的管理部门,主管后勤处及各实体的日常公文处理工作。

第二章公文种类

第七条后勤处及各实体适用的公文种类主要有:

(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

(二)公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(三)通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(四)通知

适用于批转下级部门的公文,转发上级部门和不相隶属部门的公文,传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(五)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(六)报告

适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。

(七)请示

适用于向上级部门请求指示、批准。

(八)批复

适用于答复下级部门的请示事项。

(九)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)函

适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

(一)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,'请示'可在附注处注明联系人的姓名和电话。

(二)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(三)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(四)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(五)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。会议通过的文件,以通过日期为准。

(六)公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。

(七)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

第九条公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十条行文应当确有必要,注重效用。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十二条后勤处及各实体对外正式行文需经主管领导批准。

第十四条“请示”应当一文一事,“报告”不得夹带请示事项。上行文一般应经过部门盖章,对学校上行文由后勤处呈递。

第五章发文办理

第十五条发文办理指以后勤处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十六条草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、相关职能部门的职权与主送部门的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第十七条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办单位的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办单位可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关单位会签后报请校领导协调或裁定。

第十八条公文送处领导签发前,应当由计划科进行审核并编制文号。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

第十九条由职能部门草拟的公文如在核稿过程中改动较大,主办单位应根据计划科提出的修改意见进行修改,修改后主办单位负责人应再次审核。

第二十条以后勤处名义制发的上行文,一般由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以后勤处名义制发的下行文或平行文,属分管处领导职权范围内的一般由分管处领导签发。

第二十一条公文正式印制前,计划科工作人员应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等。

第二十二条以后勤处名义签发公文,由计划科统一安排印制和分发。公文原稿及时存档,需归档公文定时移交校档案室。

第六章收文办理

第二十三条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第二十四条对收到的公文,计划科应当及时送处领导圈阅批示,不得延误。紧急公文,应当明确办理时限,对有具体工作事项的公文,需贴公文处理单。

第二十五条审批公文时,对有具体工作事项的,主批人应当在处理单上明确签署意见,其他审批人签名视为同意;没有具体工作事项的,签名表示已阅知。

第二十六条送处领导批示或者交有关部门办理的公文,计划科要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章公文归档

第二十七条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十八条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

第二十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案室移交。

第三十条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第三十一条后勤处公文由计划科统一收发、用印、归档和销毁。

第三十二条上级部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经处领导或者计划科科长批准,可以翻印。

第三十三条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十四条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经计划科科长批准,可以按照销毁程序销毁。

第三十五条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。

第三十六条工作人员调离工作岗位,应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第三十七条本办法自2023年1月31日起施行。