某机械公司员工出差管理办法

某机械公司员工出差管理办法

机械公司员工出差管理办法

一、原则

1、适用人员:上海**机械有限公司全体员工。

2、适用范围:从事与工作内容相关联的出差事宜。

3、出差标准:划分块区、设定费用、凭证报支、超出自负。

4、管理原则:明确批准权限,提供适度工作环境,合理控制费用支出。

二、出差类别

1、当日出差:出差当日往返的。

2、短期出差:出差当日不能往返、且一次出差时间没有超过10天。

3、长期出差:一次出差时间连续超过10天以上。

4、国外、港澳台。

本条规定中的出差天数,以员工打卡时间为准;不能以打卡确认时间的,以交通工具时间为准。中午12时以前离开的,界定为一天,以后为半天;中午12时以前返回的,界定为半天,以后为一天。

三、出差批准

1、员工出差需填写《出差派遣(申请)单》,经批准后方可出差(表一中不需要的除外)。

员工出差“申请”或“派遣”可以由本人填写、也可以由部门主管填写。

《出差派遣(申请)单》存放在内部局域网上,可自行下载;也可向前台或销售部文员处领取。

出差批准流程:本人填单(一式二份:一份部门留存、一份交前台记作考勤。前台每月汇总后交档案室)、合适主管(组长)批准、行政人事部备案后交前台

2、出差员工因特殊情况需要延迟天数,可以采用即时通信方式,按层级事先报告并履行批准程序(事后,仍然需要履行出差表的书面批准)。

3、各级主管(组长)须对员工出差事由、出差时间进行严格审定并安排好代理人员。

4、出差申请的批准权限见下表一。

序号 职级 当日出差 短期出差 长期出差 国外出差

表一中,最终审批人不是直接主管的,最终审批人之前的各级主管均应审核签字。若时间紧急,可以直接取得最终审批人的审批,但事后应补全手续。

部门经理、主管、组长:是经部门提名、总经理批准任命的职务。

块长:是经行政人事部任命、总经理批准的职务。

四、暂支款办理

1、员工凭《出差派遣(申请)单》可以向财务部借款。

-----借款前应完成《出差派遣(申请)单》的审批

-----出差人员必须借款的,应在《出差派遣(申请)单》中说明,经审批的《出差派遣(申请)单》是办理借款的依据

------前款未还清,或没有合理理由经常逾期的,财务部可以拒绝暂支借款。拖欠暂支借款的办法依照财务部有关规定执行

2、员工出差结束须在返厂后的三天内结清出差费用(遇节假日顺延)并履行主管(组长)签批、行政人事部审核、财务部经理批准程序。

3、各部门依照层级对《差旅费报销单》进行特定审核。

-----申请部门主管审核内容:员工出差的相应差旅费是否超支,如果超支,应注明

------行政人事部审核内容:乘坐的交通工具、住宿是否符合公司规定

五、出差与补贴标准见下表二

1、一般情况下,员工出差的住宿、补贴报销标准如下表。

标准 人员

食宿:a类城市 b类城市 c类城市

往返交通

补贴

备注:

1、a类城市:包括直辖市、省会城市以及深圳、青岛、宁波、厦门、大连

2、b类城市:包括沿海地区的非省会城市

3、c类城市:除a和b之外的其它县市

4、长途车费:是指从上海行政区域出差到异地的车费

5、火车以最快到达时间

2、往返火车站/机场以及在出差地点使用的交通方式

员工出差以乘坐公共汽车、轨道交通为主

员工携带配件出差、且重量达到20公斤及以上,须在《出差派遣(申请)单》上注明,可以乘坐出租汽车

城市公交结束,可以乘坐出租汽车

特殊情况产生,经合适主管批准可以乘坐出租汽车

3、同行住宿

两人或以上同行,如果是同性,应当入住标准房。

六、差旅费报销

1、员工凭住宿发票、火车票(飞机票)以及交通车票报销。

2、员工凭开具的就餐发票、收据按照规定给予补贴。

3、由对方提供住宿,公司不再报销住宿费用。

七、其它

1、售后员工出差每天须以一定方式向合适主管汇报。

2、售后员工出差结束须将测评的《客户满意度调查表》交销售部文员。销售部文员须将每次售后情况向销售部经理报告。

销售部文员须对《客户满意度调查表》以电子版作好汇总、保存,同时在每季度末将《客户满意度调查表》装订成册交档案室。

《客户满意度调查表》可向销售部文员处领取。

3、员工出差结束由合适主管签署考勤。

4、公司按标准给予出差员工补贴,不再另行支付加班费。

5、员工出差发票报销有弄虚作假行为按规定处理。

6、本规定解释权归属行政人事部。

本办法已在2023年6月8日交由各部门充分讨论、2023年6月28 日再次征集各部门意见,经总经理批准,2023年7月1日起实施。