汽车队合同管理办法

汽车队合同管理办法

为了更好地遵循合同管理原则，依法签订合同，保证合同的合法性，切实履行合同，提高合同的履行率，及时处理合同纠纷，维护分公司的合法权益，推动企业建立健全机制，以诚信受约，公平交易的商业道德为前提，积极规范合同行为，加强合同监管，深入开展“重合同守信用”活动，更进一步增强法制观念，增强合同意识，特制定分公司汽车队合同管理办法。

一、合同管理组织

1、由分公司主管部门，分公司的主管领导张柯履行领导职责，随时监督和指导合同的管理工作。

2、合同管理小组：

组长：副经理张柯

副组长：车队队长曾伟、车队副队长刘静

组员：王开全、刘静、盘登素、王建

（一）、合同签订程序和审批制度

1、合同签订程序中下列主要程序不能省：

(1)、双方当事人要约承诺的程序，要约中确定具体内容，承诺了就要受意思约束。

(2)、调查核实对方签约的资格，抵御风险能力。

(3)、起草合同。起草合同原则上由分公司车队队长执笔。

(4)、双方当事人议定草签。5万元以下可由副经理定稿，5万元以上必须交经理定稿。

(5)、交主管领导审批。

(6)、交合同管理员编号盖章。

(7)、当事人负责将合作的对方法人代表或代表人印章、单位印章盖齐。

(8)、交回合同管理员分送财务或有关部门。

2、合同签订程序完毕后，必须坚持由公司分管领导审签的制度，否则，合同管理员不能编号盖章。

（二）、合同专用章和合同文本，使用保管制度。

1、合同专用章和合同文本，必须妥善保管，严禁随意搁放，合同专用章还必须在存档柜中入盒，采取双锁保管。

2、合同文本原则上不能盖空白，由经办人带走。特殊情况如合作的当事人较远，签约时间紧迫时，必须征得分公司领导同意，并进行登记，方可盖章于空白合同文本。

3、合同文本根据业务对象需要，给予数量，为防止丢失，原则上每一个合同不能超过5页。

4、合同一经编号后，如有作废必须交回备查，够则不能重复请领。

5、货代服务订单，除照本制度的1、2、4条管理外，使用过的订单存根页，必须在用完一本时，及时交回，及时交回分公司办公室存档。

（三）、合同的变更解除处理制度

1、在当事人双方协商一致意见，并请示分公司主管领导后，可以对合同进行变更或补充，补充合同或协议，仍须主管领导审批签字。不允许双方协商私自变更或补充。

2、所有合同的变更或补充，涉及价目和金额标的时，必须经分公司班子研究决定，按分公司班子研究的意见性意见，当事人双方才能协商，协商一致后形成文字材料审批履行。

3、合同中权利和义务的转让和修改，必须按法律规定，依据充分之后提交分公司审理批准。

（四）、使用法人《授权委托书》制度

1、坚持实行拟签合同人必须持有《授权委托书》的制度。

2、特殊合同、大单位大合同由分公司领导牵头直接签订，不委托当事人办理。

（五）合同的台帐登记和报表制度

1、对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理建立台帐登记，健全和完善登记制度，为总结、分析、提高打下基础。

2、严格遵守《统计法》规定，认真做好上级部门、总公司等要求的统计报表，做到报表数据不失误，报表按规定时间呈报不误期，报表送达单位不出错。

3、妥善保存合同登记台帐和报表，使上下相连不缺欠。

（六）、合同挡案管理制度

1、合同档案分类编号、分类保管。

2、合同档案年底按编号顺序装订成册。

3、调档案、查档案必须经分公司领导班子同意，禁止私人关系查档。

4、货物代理服务订单比照本办法进行存档管理。

5、合同正本分公司管理人员保管，因工作需要，业务经办人员只保存合同复本。

（七）、合同管理人员工作制度

1、认真学习法律法规，争做懂法，依法的内行，为分公司合同的顺利履行把好关。

2、努力研究依法办事的规定和材料，宣传群众，宣传遵章守法、依法办事的人和事。

3、理解合同中的违约案例，从中吸取经验教训，为分公司减少或杜绝经济纠纷。

4、及时发现合同签订和履行中的实际问题，找出隐患苗头。

5、不违章违规使用合同公章和合同文本，妥善保管，杜绝事故。

6、保守合同秘密。

（八）、其他合同专项制度

1、衔接分公司经营管理规章规定，不与分公司规定相违背，如有发现，及时修改。

2、严格合同管理效益兼顾的制度，在不违背法律法规的规定和分公司规定的前提下，力求为车队的经营创造有利条件，让车队不失时机的抓好经济效益。

二、合同管理中的签约标准要求

（一）、原则上一律签订书面合同，用口头形式的合同，仅限于分公司班子同意的，即时（当时）就能取消的经济往来支付。

（二）、严格按国家法律、法规和政策签订合同，不签订违法合同、不签订无效合同，不签订无履约能力的合同。

（三）、必须使用规范的示范合同文本签订合同，内容具体、条款清楚、用语准确、责任明确、手续完备。

（四）、政府规定应该签证或备案的合同，必须及时办理签证或备案手续。

（五）、代理签订的合同，必须持《法人授权委托书》在授权范围和期限内行使职权。

（六）、力争签订标准完善的合同，能做到：

1、标的正确、不大不小。

2、字迹工整、不潦草。

3、无涂改。

4、无串格。

5、无内容含糊混淆。

6、用词提法不错乱，法规专业用语不过时。

三、合同传递运行的程序：

（一）、合同签订盖章完毕后，应全部先行返回分公司办公室存档。

（二）、合同管理员按文中要求分发传递执行。

（三）、交由双方当事人的合同，系统作业之用，双方按合同约定事项书按时、按量进行业务操作，交由财务室合同，按价格结算款额之用，私定协议调整浮动价格而无补充协议的，财务可拒绝按新的办法结费。

（四）、合同交接程序各环节应坚持抬帐签字交接的办法。

四、全面履行合同的管理办法

（一）、分公司经营部门应有保证合同履行情况兑现的措施，除不可抗力的原因外，年度合同履约率应达100%。

（二）、遵守交易习惯，履行保密义务。

（三）、及时对合同中质量、价格或约定事项不很明确等内容部分进行协商补充。

（四）、为防止回收货款或酬金的困难，力求找到保证措施，商签担保人或财产抵扣合同，努力使债权顺利兑现。

（五）、随时掌握合同履行状况，清楚对方财产变化和产品销路等经济实际情况，及时处理和提出吃力履约困难的问题。

（六）、防止发生和正确处理“三角债”问题。

五、与分公司经营管理的融合联系办法’

（一）、将合同管理渗透到分公司生产经营管理的有关环节中。

（二）、考核各部门的工作时，同时合同管理和履行情况。

（三）、在公司的经营活动中，注意分析合同在签订和履行中的问题。

（四）、从合同管理中反馈公司生产经营挂历中的情况和问题。

（五）、从强化合同管理中，加强和改善公司生产经营管理，提高经济效益和社会效益。

（六）、与各部门的年终考核挂钩，凡合同的签订、履行存在严重问题的，酌情扣发年终考核奖。