科大审计档案管理办法

科大审计档案管理办法

南中科大审计档案管理办法

第一条 为了规范学校审计档案管理，保证审计档案的质量，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国档案法》《审计机关审计档案管理规定》和《第2308号内部审计具体准则--审计档案工作》等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指学校在审计活动中直接形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。审计档案是学校档案的重要组成部分，主要有财务审计类档案、工程审计咨询类档案和综合审计类档案三大类。

第三条 本办法所称审计档案管理，是指建立审计档案并进行收集、整理、编制、保管、利用、统计、鉴别和移交等活动。

第四条 学校审计档案管理工作实行“统一领导、分级分类、集中管理”的原则。审计处设兼职档案管理人员负责档案管理，在业务上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第五条 审计档案的建立实行审计组负责制，做到谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档，并采取按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第六条 审计项目确定后，该审计项目的组长即为负责该项目立卷归档的责任人。审计项目一经实施，该项目主审即应及时收集本项目的文件材料;审计终结时，主审应对本项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷的方法和规则进行组卷，经审计组长复核和审计处兼职档案员检查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。

(一)审计档案页码数应统一编写在每页材料正面的右下角;

(二)卷内目录填写包括顺序号、文件名、页码，卷内目录放在卷首;

(三)备考表填写包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容，备考表放在卷尾;

(四)案卷封面书写包括审计项目名称、审计时间、审计组负责人、保管期限等内容;

(五)审计案卷的装订应去掉金属物，采用三孔一线方法装订，案卷一般不应超过200页。

第七条 审计案卷内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元为序进行排列。

第一单元为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

第二单元为证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总的审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据等进行排列。

第三单元为立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第四单元为其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第八条 审计档案中每份或者每组文件之间的排列要求是：

(一)正件在前，附件在后;

(二)定稿在前，修改稿在后;

(三)批复在前，请示在后;

(四)批示在前，报告在后;

(五)重要文件在前，次要文件在后;

(六)汇总性文件在前，原始(基础)性文件在后。

第九条 财务审计类项目应归档的文件材料有：

(一)向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告;

(二)审计整改情况报告及审计回访记录等;

(三)审计决定或审计意见书，移送处理意见书;

(四)审计报告(定稿)及审计处审定报告的会议纪要;

(五)被审计单位和个人对审计报告的书面反馈意见;

(六)审计证据、审计工作底稿和调查记录;

(七)被审计单位或责任人的承诺书、述职报告;

(八)项目审计计划、审计实施方案及其有关记录;

(九)审计通知书;

(十)审计立项书、审计委托函、学校领导对审计事项的批示;

(十一)有关审计项目的请示、报告、批复、群众来信、来访记录、举报等文书材料;

(十二)其他应归入审计档案的文件材料。

第十条 工程审计咨询类项目应归档的文件材料有：

(一)预算审计项目：工程立项审批表、工程招标控制价文件;

(二)一审项目：工程立项审批表、招投标文件、中标通知书、施工合同、施工图纸、签证单、竣工验收证明、结算书、工程量计算式、结算定案表;

(三)外审项目：工程立项审批表、招投标文件、中标通知书、施工合同、施工图纸、签证单、变更通知书、有关会议纪要、竣工验收证明、竣工图纸、结算书、工程量计算式、结算审核报告书;

(四)其他应归入审计档案的文件材料。

第十一条 综合审计类应归档的文件材料主要有：

(一)审计工作规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件;

(二)审计处机构设置、岗位职责、人事任免、人员聘任等文件;

(三)上级部门来文、学校领导对审计工作的批示等文件;

(四)审计工作会议或审计学术交流会议的主要文件;

(五)物资设备审签有关资料;

(六)科研项目审签有关资料;

(七)专项审计有关资料;

(八)其他与审计事项有关的资料。

第十二条 财务审计类文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或若干卷，不得将几个审计项目合立为一卷;对跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷;归档时间不得迟于审计项目结束后次年的3月份。工程审计类、综合审计类文件材料可按文件材料形成的时间顺序多个项目归入一卷。

第十三条 审计档案在审计处存放保管的期限为5年。审计处兼职档案员应定期组织档案的装订、归档、检查工作，不得随意堆放、损毁、失散和泄密，确保档案的安全。超过五年的审计档案移交学校档案馆存放管理。

第十四条 审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，暂定为10年、30年和永久三种。

第十五条 查阅审计档案，仅限于审计工作人员，审计处以外的单位与个人如有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须办理登记手续，经审计处处长批准后方可执行。国家有关部门依法进行查阅的除外。审计档案不得带出审计处或档案馆办公室，严禁涂改、抽取、伪造或者擅自抄录、复制。

第十六条 对损毁、涂改、伪造、出卖、擅自提供审计档案者或者因玩忽职守造成审计档案丢失的责任人、应当依法给予党纪和行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十七条 本办法由审计处负责解释。

第十八条 本办法于2023年1月10日经校长办公会议审定通过，自发布之日起施行。原《南中林业科技大学审计档案管理办法》(南中林发〔2012〕40号)同时废止。