附属中学财会类档案管理办法

附属中学财会类档案管理办法

附属中学财会类档案管理办法

为了加强海南师范大学附属中学财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设，不断提高财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会经济事业服务，根据《会计档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。

一、财会档案归档和不归档范围

凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等文件材料，均属财会档案。

（一）归档范围

1.反映财务管理、会计活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。

2.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附表。

3.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档的范围

1.上级有关财务的普发性（非专指学校）、不办的文件。

2.未定稿的文件。

3.重份文件。

4.未生效的合同、协议、单据。

5.无查考利用价值的临时性文件、事务性文件。

二、财会档案工作岗位责任制

（一）财会管理部门领导职责

1.制定和健全财会档案管理制度，确保财会文件材料的形成积累，并将财会档案纳入日常管理工作之中，监督承办人员执行。

2.加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。

3.指导财会档案的鉴定工作。

（二）财会管理部门兼职档案人员职责

1.在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集积累工作；检查已收集、积累的文件材料是否完整、系统、准确，并按要求进行整理归档。

2.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管利用等工作。

3.接受档案室的业务指导、监督、检查工作，保证归档档案的质量。

4.负责编制财会档案移交清册，按时向档案室移交档案。

三、财会文件材料的归档流程

（一）形成与积累

学校财会室分工归口归档。

1.学校财会室领导，在制定财会计划时，应向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，指定本部门的兼职档案人员。

2.财会室的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时文件材料的收集、积累，保证文件材料的完整、系统和准确。

（二）整理方法

1.装订

综合文件材料应按件装订。一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。会计帐薄、报表、工资清册按自然形成件装订；会计凭证按会计凭证顺序号装订，每件厚度不超过2cm为宜，用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

（1）分年度

将财会文件材料按照会计年度分开，不同年度的会计核算材料不能放在一起，归档年度采用自然年度。

（2）分二级类目（分问题）

在每个年度下按问题分类，一级类目是财会档案实体分类的最高层位，标识为“CK”。财会档案划分至二级类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识代号

财会综合CK11

会计报表CK12

会计帐簿CK13

会计凭证CK14

工资清册CK15

（3）分保管期限

财会档案在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为“Y”，长期标识为“C”，短期标识为“D”，具体保管期限见附表。

3.排列

归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列，综合管理文件材料按事由结合重要程度排列；报表、帐簿、凭证、工资清册等按形成时间顺序排列。

4.编号

归档文件材料按排列顺序逐件编号。

5.编制归档文件目录

归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：

归档文件目录

2011-CK11-Y

件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注

上述表中各项填写要求如下：

件号：填写档案室编件号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

文号：文件的发文字号；

题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号；

日期：填写文件材料最后形成日期；

页数：每一件归档文件材料的页数，文件材料中有图文的页面为一页；凭证页数填写“会计凭证总页数”的页数；

备注：注释文件材料需说明的情况。

6.装盒

将归档文件材料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由档案管理部门监制的硬纸盒、会计档案盒。

7.备考表

综合管理的归档文件，备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：

（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：负责整理归档文件材料的人员姓名；

（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；

（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。

四、归档时间

当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会室保管一年，期满后的次年六月底前由财会室兼职档案人员，编制档案移交目录一式二份送部门领导审核签字后，连同档案集中向档案室移交。

财会类档案归档范围和保管期限表