工学院教学院系部档案资料管理办法

工学院教学院系部档案资料管理办法

原中工学院教学院系(部)档案资料管理办法

(试行)

为了加强我校教学院系(部)档案资料的管理，维护档案的完整与安全，更好地为教学、科研和各项管理活动提供及时有效的服务，依据《原中工学院档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本办法。

一、基本原则

(一)根据国家教育部《普通高校档案管理办法》关于“高校档案实行分级管理”的精神，我校档案分为校级综合档案和院系(部)级档案资料两级管理。

(二)凡是教学院系(部)在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各种载体的文件材料，均属院系(部)级档案资料范畴。

(三)教学院系(部)档案资料中，除按规定移交学校档案部门的，其余应归入院系(部)级档案。教学院系(部)档案实行统一管理的原则，确保完整、准确、系统和安全，便于学校各项工作的开发利用。

(四)院系(部)档案资料的管理实行“三纳入”，即：纳入院系(部)的工作计划;纳入院系(部)的管理制度;纳入院系(部)领导和管理人员的职责范围。做到“四同步”，即：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

二、领导体制及职责

(一)教学院系(部)档案工作由教学行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受学校综合档案室的业务指导、监督与检查。

(二)各院系(部)必须明确1名领导分管本部门的档案工作，并配备1～2名兼职档案员。各院系(部)兼职档案员，应认真做好本部门档案资料的收集、整理、统计、利用等工作。

分管档案工作的院系(部)领导职责范围：

1.将档案工作纳入本院系(部)管理工作计划，制定有关制度并认真执行。

2.支持部门档案工作，定期检查、研究部门档案工作情况，并帮助解决档案工作中遇到的实际问题。

院系(部)兼职档案员的职责范围：

1.认真学习《档案法》和档案工作各项规章制度;

2.负责做好本部门的档案基础业务工作：

(1)统一管理本部门形成的全部档案材料;

(2)负责收集、整理、鉴定、保管、利用、统计本部门的档案资料工作;

(3)整理的案卷齐全、完整，质量符合规范;

(4)按期向学校综合档案室移交档案。

3.接受学校综合档案室的业务指导与监督，参加学校档案部门组织的有关活动;

4.会同学校综合档案室对本部门归档后的档案进行调整、补充、复制及鉴定、销毁工作。

三、教学院系(部)档案资料归档范围

教学院系(部)档案资料归档范围主要分为：党群类、行政类、教学类、研究生工作类、科研类及其它工作类。具体类目见附表。

教学院系(部)其它有保存价值的材料，除了应移交校综合档案室的材料外，可根据具体内容自行划定院系(部)保管类目。内部行文参照学校党字[2002]16号《原中工学院公文处理办法(修订)》执行。院系(部)保存教师个人基本信息资料，可依据各教学院系(部)具体情况设置分类。

四、教学院系(部)档案资料保管期限

除移交学校综合档案室的档案材料外，各类教学院系(部)的档案资料自产生之日起至少应在本部门保存5年，设备档案资料随设备保存。

五、教学院系(部)档案资料整理要求

(一)根据材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，同时视档案资料的内容、数量和载体形式等情况，对档案资料进行系统整理，组成卷式或盒式;

(二)卷(盒)内材料一律拆掉金属物，对破损的材料应进行修补;

(三)同类纸质材料的纸型应保持一致，文中密不可分的插图、照片应插入文字材料内;

(四)按顺序编写页号;

(五)规范填写卷内文件目录;

(六)填写案卷标题，制作检索工具;

(七)按规定应移交学校综合档案室的案卷,需办理移交手续。一式二份填写移交目录，部门和学校综合档案室各执一份备查。

附表：教学院系(部)档案资料积累范围

附表：

教学院系(部)档案资料积累范围

党群类

序号类目名称

1总支工作计划、总结、会议记录、重要报告、调查材料

2总支改选工作请示、批复

3党建工作及有关材料

4人员奖惩及有关材料

5师德师风建设材料

6其它有保存价值的材料

行政类

1上级部门及学校领导到院系(部)检查工作的记录及整改方案

2工作计划、总结、请示、报告、批复、会议记录

3开展各类重要学术活动和工作调研的文件材料

4与外单位签订的合同、协议及协作材料

5基础数据统计、大事记及重要资料

6师资建设规划

7学校及本院系(部)各项工作规章制度

8学生二课活动材料

9毕业生合影照片

10学生思想工作、奖惩等材料

11内部自办的刊物、简报

12其它有保存价值的材料

教学类

1专业综合培养计划、教学执行计划、教学大纲、教学进程表、总课表

2院(系)级学位评定委员会名册及学位委员会会议记录、决定、计划、总结

3专业建设、课程建设、实验室建设规划

4专业设置、专业调整的请示、报告、批复(复印件)

5毕业设计(论文)题目及成绩汇总

6课程设计、毕业设计(论文)及评审意见、优秀实习报告、总结

7教师工作量核算表及相关登记材料

8教学检查、评估和各类教学竞赛评奖材料

9修改教学执行计划审批单、教学日历、典型教案

10各专业校考课程试卷样卷、标准答案及评分标准

11学生原始成绩单、期末考试试卷、期初补考试卷，试卷分析，更改学生成绩申请单，系考课程评分依据

12本部门任课教师名册、班级学生名单(各学期学籍异动后的空白名单)、各学期学籍异动资料(各类审批表及汇总表)

13各专业毕业答辩工作计划、总结、答辩记录

14学科竞赛有关材料(通知、进程安排、试卷、结果)

15有关学科建设、实验室建设的方案、评估材料

16实习基地建设有关材料

17听课记录等有关材料

18各专业教材使用一览表，本院系(部)教师自编、主编教材、教学指导书、实习指导书样书及获奖情况

19教学改革方案、项目评奖材料

20实验室任务及人员增减变动情况

21其它有保存价值的材料

研究生工作类

1学校及本院(系)研究生工作发展规划、培养计划、教学大纲、方案

2学校及本院(系)研究生学位工作、学科建设的规定、办法、条例

3博士、硕士学位授权点、重点学科申报和管理工作请示、批复、检查、评估材料

4本部门研究生工作计划、总结及各类统计表

5院(系)级研究生学位评定委员会名册及会议记录、决议

6研究生导师名册

7研究生培养工作量核算材料

8硕士学位答辩工作计划、总结、答辩记录、毕业审批及学位授予材料

9研究生学位论文及题目、成绩汇总

10研究生教学专题会议记录、纪要

11研究生奖惩及学籍处理有关材料

12研究生名册

13其它有保存价值的材料

科研类

1院系(部)教职工科研项目、著作、作品及发表论文一览

2学校及本院系(部)关于科研工作的规章制度

3教师申请专利的受理通知书、授权证书(复印件)及统计表

4教师科研奖励有关材料(包括奖状、证书复印件)

5教师科研项目和成果应用于教学过程及学生培养的有关材料

6教学院系(部)学术委员会记录、决定等材料

7其它有保存价值的材料

设备类

1开箱记录及装箱单

2安装调试记录和双方签字移交文件、保修单

3验收报告及文件材料

4索赔来往函件及结果文件

5设备说明书及全套随机文件

6使用、检修、故障事故记录

7重大事故的调查分析及处理意见

8技术改造和开发过程中形成的技术文件

注：此类特指单价在5万元以下的仪器设备材料